石夏

摘 要：文書檔案是政府在行政管理和領(lǐng)導(dǎo)活動中形成的有關(guān)黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等活動的真實(shí)原始記錄。文書檔案既是一個(gè)部門工作歷程的縮影，又是管理建設(shè)現(xiàn)狀的記錄，在整個(gè)工作中發(fā)揮著不可忽視的重要作用。檔案管理工作對于干部而言是一項(xiàng)基礎(chǔ)但又重要的工作，是保證他們其他工作有條不紊進(jìn)行的基礎(chǔ)，檔案管理工作的質(zhì)量也在一定程度上決定了其他工作的效率，所以必須做好文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題分析；對策

文書檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是各種資料實(shí)現(xiàn)整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對于一個(gè)單位或者是企業(yè)的發(fā)展來說有著不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項(xiàng)重大事件的記錄載體，也是未來各項(xiàng)決策制定的依據(jù)。

1 行政部門文書檔案工作中存在的問題

（一）少數(shù)部門對文書檔案管理認(rèn)識不足

雖然文書檔案管理工作對于單位的發(fā)展有著不可替代的作用，但在少數(shù)部門的檔案管理的實(shí)踐中卻缺乏科學(xué)性與實(shí)效性。因此對檔案管理工作的重視不夠，認(rèn)識上存在很大誤區(qū)，對文書檔案管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為文書檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫寫和處理相關(guān)事務(wù)，沒有在單位主要工作范疇內(nèi)。而且在我國市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作不能給單位帶來明顯的利益，導(dǎo)致一些檔案管理人員對自己的工作也采取了忽略的態(tài)度，僅僅做一些檔案管理的表面工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過外調(diào)檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無疑中也影響了檔案管理工作的質(zhì)量，造成了文書檔案管理工作的困難。

（二）文書檔案的管理制度有待于進(jìn)一步完善

當(dāng)前，多數(shù)單位在文書檔案管理的制度方面還不是非常的完善，需要進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新。針對當(dāng)前檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，導(dǎo)致目前檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想。這種模式從一定程度上來說，具有濃厚的檔案管理性質(zhì)，非常不利于檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化建設(shè)。因此，需要我們轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

（三）檔案信息化程度不高

現(xiàn)代化社會，隨著計(jì)算機(jī)科技融入到工作、生活中，它能方便、快捷的幫助人們。隨著近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化管理越來越顯示其方便、快捷的優(yōu)勢。但是在一些單位中，信息化技術(shù)并沒有普遍運(yùn)用在檔案管理中，造成單位的檔案管理效率低下，同時(shí)也缺乏對現(xiàn)有的電子文件的監(jiān)督手段，無法運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理。

2 做好歸檔工作，保證文書檔案工作的有條不紊

歸檔制度要落實(shí)到位。《中華人民共和國檔案法》第十條明確規(guī)定：“對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！蔽募幚聿块T和檔案部門應(yīng)按規(guī)定共同做好文件歸檔工作。其中包括以下幾點(diǎn)：

1.劃分歸檔責(zé)任。檔案室應(yīng)依據(jù)國家檔案主管部門或本系統(tǒng)有關(guān)部門關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位工作職能及文件產(chǎn)生情況，制定本單位的歸檔制度，指導(dǎo)與督促各部門的兼職檔案人員認(rèn)真落實(shí)歸檔制度。

2.設(shè)定歸檔時(shí)間。歸檔工作是一項(xiàng)時(shí)間性很強(qiáng)的工作，要及時(shí)迅速地完成，切不可拖拉。否則，將會造成文件的積壓與遺失，影響檔案齊全與完整。移交檔案的時(shí)間一般定在每年的6月份。

3.確保文件完整。歸檔文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、請示件與批復(fù)件等必須完整無缺；有關(guān)一項(xiàng)工作、一次會議的全部文件必須完整無遺漏；反應(yīng)本單位主要職能工作與基本歷史面貌的檔案必須齊全完整。

4.同步電子文檔。紙質(zhì)文件管理從文件生成到歸檔保存，有著一系列嚴(yán)格規(guī)范的管理措施保證檔案的原始性、真實(shí)性，是檔案的憑證作用得到保證。電子文件是文件與數(shù)字信息的交集，具有文件的特性，也含有數(shù)字信息的特性，基于文件的熱性，電子文件歸檔管理的目標(biāo)與紙質(zhì)文件是一樣的，即都是向利用者提供真實(shí)、可信的檔案內(nèi)容信息和憑證信息。

5.完善交接手續(xù)。文件歸檔時(shí)應(yīng)列出歸檔清冊，作為歸檔文件的移交證據(jù)。歸檔清冊上應(yīng)填寫歸檔文件的題名、份數(shù)、歸檔部門、移交人、接受人、時(shí)間等內(nèi)容。同時(shí)，文件歸檔清冊應(yīng)歸入全宗卷保管。

3 提高文書檔案歸檔責(zé)任心，重視細(xì)節(jié)工作

提高文書檔案歸檔范圍要細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，主要是指哪些文件需要?dú)w檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔工作中的最重要內(nèi)容。正確劃分歸檔范圍是保證歸檔文件齊全、完整、系統(tǒng)的關(guān)鍵。各單位文件材料的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)2006年12月28日國家檔案局令第8號發(fā)布的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本單位實(shí)際情況予以制定。其中要掌握幾個(gè)要點(diǎn)：

一是應(yīng)以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。本單位的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關(guān)系單位，應(yīng)以是否與單位工作由直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否考查利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。既不能“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸”，將有價(jià)值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

二是本單位形成的文件材料，只有少部分不歸檔。有四種可以不歸檔：一是上級的普發(fā)性不需本辦理；任免、獎懲非本工作人員的文件材料；供工作參考的抄件。二是本的重份文件，無查考利用價(jià)值的、臨時(shí)性文件，一般性文件的修改稿、校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，內(nèi)部互相抄送的文件材料，本負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本無關(guān)的文件材料。三是同級的不需貫徹執(zhí)行的，不需辦理的抄送文件材料。四是下級的供參閱簡報(bào)、情況反映、抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。

三是本單位收到的文書中，部分有查考利用價(jià)值的文件材料需要?dú)w檔。一是針對本的來文，即本是文件的主送。二是上級主管部門來文與本業(yè)務(wù)工作有關(guān)。三是來文內(nèi)容與本業(yè)務(wù)工作無關(guān)，但本需要貫徹執(zhí)行的。

4 明確劃分文書檔案的保管期限，分類管理

保管期限要準(zhǔn)確劃分。把有價(jià)值的文件正確納入歸檔文件是工作基礎(chǔ)，根據(jù)其價(jià)值大小確定相應(yīng)的保管期限就是工作歸宿。文書檔案定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。準(zhǔn)確理解并把握保管期限劃分是檔案文件整理工作的難點(diǎn)。國家檔案局令第8號規(guī)定如下：凡反映本單位基本歷史面貌、主要職能活動，在維護(hù)國家、單位和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值和憑證價(jià)值的材料應(yīng)該列為永久保管。凡反映本一般工作活動，在一定時(shí)間內(nèi)有查找利用價(jià)值的材料，應(yīng)列為定期保管。

5 總結(jié)

文書檔案管理發(fā)揮著傳承企事業(yè)單位信息資源的重要功能，對企事業(yè)單位進(jìn)步和發(fā)展意義重大，檔案管理的規(guī)范化是各企事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢。目前，為了改善檔案管理現(xiàn)狀，需要改變檔案管理工作理念，完善管理制度和工作程序等。筆者主要分析實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施，希望能對檔案管理工作的進(jìn)一步完善做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐靜波.檔案信息網(wǎng)管理中知識管理的應(yīng)用[J].現(xiàn)代交際，2014（6）.

[2]蔡學(xué)美等.關(guān)于檔案信息化建設(shè)一些問題的認(rèn)識[J].中國檔案，2010（10）.