林婉旎

摘??? 要： 外貿(mào)英語函電屬于專門用途英語當(dāng)中的一種，是一門將外貿(mào)實(shí)務(wù)與外貿(mào)英語相結(jié)合的綜合課程。作者結(jié)合外貿(mào)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)高職高專院校外貿(mào)英語函電課程教學(xué)中存在的問題，就如何寫好商務(wù)函電、提高教學(xué)質(zhì)量、強(qiáng)化效果進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞： 國際貿(mào)易??? 外貿(mào)英語函電??? 寫作技巧

外貿(mào)函電又稱商業(yè)書信，包括外貿(mào)書信、傳真和電子郵件等形式。英語函電的使用貫穿對(duì)外貿(mào)易交往的各個(gè)環(huán)節(jié)，是互通商業(yè)信息、聯(lián)系商業(yè)事務(wù)及融洽貿(mào)易關(guān)系的重要橋梁。隨著國際間的商務(wù)活動(dòng)往來更頻繁，商務(wù)交際進(jìn)入一個(gè)全新的發(fā)展階段。質(zhì)量上乘的函電能幫助商家達(dá)到有效交流的目的，促進(jìn)貿(mào)易雙方的相互理解和長期合作，有利于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，取得雙贏效果。

一、商務(wù)函電寫作注意要點(diǎn)

寫信時(shí)要記?。簝?nèi)容要清晰、有效、完整，采用專業(yè)的、對(duì)話式的語氣;要使用常用的、簡單的詞語以便讀者輕松讀完;刪除任何與主題無關(guān)的信息;確?；卮鹱x者的所有問題;語氣友好客氣，就像你與客戶進(jìn)行面對(duì)面交談一樣。要注意避免冗長地說明寫信意愿這樣的常見錯(cuò)誤。很多信函不能直接切入正題，否則既浪費(fèi)讀者的時(shí)間，又增加讀者遺漏或誤解文中要點(diǎn)的可能性。因此，讀者應(yīng)該在開篇兩句話匯總就了解到必須閱讀這封信的原因。

二、如何寫好商務(wù)函電

外貿(mào)函電的寫作具有專業(yè)性、結(jié)構(gòu)性和靈活性。針對(duì)外貿(mào)函電的這些本質(zhì)，筆者從以下方面談?wù)勅绾螌懞蒙虅?wù)信函。

（一）稱呼語。

1.問候語中不要縮寫對(duì)方的頭銜，且全部名稱和頭銜都要拼寫正確。名稱后可以加上一個(gè)冒號(hào)或逗號(hào)，但是逗號(hào)顯得更溫和，更友好。如“Dear Senator Collins，/Governor ballam”。

2.“親愛的先生或女士”和“致有關(guān)人員”的表達(dá)方式現(xiàn)在已經(jīng)不使用了。

（二）過渡語。

1.過渡語向讀者表明觀點(diǎn)之間的相互聯(lián)系，有助于增強(qiáng)寫作連貫性，這樣使讀者流暢地讀完所有信息，如“Furthermore，also，similarly，equally significant”。

2.當(dāng)過渡詞語或詞組出現(xiàn)在句首時(shí)，其后經(jīng)常（盡管并非都是如此）要跟隨一個(gè)逗號(hào)。如“In addition to those changes，we also ...”

3.注意選用正確的過渡語。例如“不是所有人都能參加，而且我們總是會(huì)見面”表達(dá)不恰當(dāng)，因?yàn)樵摼渲小岸摇币辉~表示對(duì)兩種觀點(diǎn)給予同等的重視?！暗恰被颉叭欢庇迷谶@里更合適，它們表達(dá)轉(zhuǎn)折含義。如果不能確定某個(gè)詞或詞組是過渡性詞語還是其他詞性，請(qǐng)記住過渡性詞語的一個(gè)特點(diǎn)，即過渡性詞語總是可以放到句子中的另一個(gè)位置且不改變句子的含義。

（三）結(jié)束語。

結(jié)束語應(yīng)該反映信函的性質(zhì)、你與讀者的關(guān)系和你的個(gè)性。正式用語有“Cordially，Sincerely，Respectfully”，專業(yè)但更友好的表達(dá)方式如“Regards，Yours truly，With warm regards，Kind regards”，友好的結(jié)語有“Best wishes，All the best，Warmest wishes，Thanks for your help”?！皊incerely（真誠地）”和“kind regards（致意）”是最常用的結(jié)束語，它們適用于任何情況。

（四）自我介紹。

1.不要試圖討好讀者以便給對(duì)方留下好印象，這樣會(huì)違反職業(yè)道德。不要寫成自傳，有關(guān)你本人和你的背景方面，只要向讀者說明重要、相關(guān)的細(xì)節(jié)即可。

2.快速提出自己的觀點(diǎn)。如果想與讀者會(huì)面，在開篇頭兩句就應(yīng)該明確提出。如“I would like to learn more about ...”。

3.如果是雙方共同的的熟人把你介紹給讀者，應(yīng)該提及該介紹人的名字。如“Judy Palmer，an acquaintance/colleague，passed along your name”。

（五）介紹他人。

1.你是在請(qǐng)人給自己幫忙，可能會(huì)占用對(duì)方的時(shí)間。所以要禮貌地提出請(qǐng)求。如“I would appreciate it if you would take a few minutes to talk with ...”。

2.對(duì)這個(gè)人的背景或者他在社會(huì)上的杰出地位表示贊揚(yáng)。這是一種良好的姿態(tài)，可以使自己的請(qǐng)求更有說服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”

（六）宣布政策變動(dòng)。

1.清晰地描述相關(guān)政策、解釋其必要性。如“The new policy will take effect on ...”或“The reason for the new change is ...”。

2.如果政策有變，就明確指出新舊政策之間的差異。

3.向顧客說明他們?nèi)绾螐闹蝎@益。如“The new policy will provide customers with ...”。公司客戶的疑問可以在哪里得到解答，如“If you have questions，please call ...”。

（七）宣布價(jià)格上漲。

1.價(jià)格上漲前寫信告知客戶是一種禮貌，會(huì)讓對(duì)方感到受到重視。如“We regret that we must ...”。

2.解釋漲價(jià)的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的話，要樂于幫助因漲價(jià)而遇到問題的客戶。如“Pls call us or write with questions.”。

3.有時(shí)提及漲價(jià)的背景可以緩和這一消息的影響。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”

（八）邀請(qǐng)出席。

1.并非所有活動(dòng)都需要正式的要求。在比較隨意的活動(dòng)中，用便箋卡或者信紙手寫一份邀請(qǐng)函即可。

2.提供活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)，包括時(shí)間、日期、地點(diǎn)和得體的著裝。要知道出席人數(shù)的話，就附上回執(zhí)函和一個(gè)貼好郵票并寫好地址的信封。

3.在寫信封或信里的稱謂時(shí)，可以不按傳統(tǒng)的“福蘭克·史密斯先生和夫人”格式。可選的方式有：“福蘭克和朱迪·史密斯”、“朱迪和福蘭克·史密斯”，以及“朱迪·約翰遜和福蘭克史密斯”。

（九）詢問價(jià)格信息。

1.提供任何必要的細(xì)節(jié)以使讀者清楚地了解你的需求。

2.告訴讀者你需要相關(guān)信息的原因。如“We are in the market for ... And would appreciate a catalog and price list.”

3.仔細(xì)編輯信件，確保其中包含所有你需要的信息。

（十）回應(yīng)要求。

1.開篇明確表達(dá)您做出的回應(yīng)和能提供的服務(wù)。如“Last week，you wrote asking for ...”或“Here is the information you asked for.”

2.提供任何必要解釋以確保對(duì)方能清楚地理解。如“Let me clarify the enclosed information”。

3.回復(fù)信件是一個(gè)展示優(yōu)質(zhì)客戶服務(wù)的機(jī)會(huì)。由此可以塑造良好的形象。采用禮貌、專業(yè)、對(duì)話式的語氣，如：“Please let me know if I can help in some other wey.”

（十一）感謝信。

1.感謝信的基本內(nèi)容要提及對(duì)方的禮物或表態(tài)，可以講述一些細(xì)節(jié)。要說明你對(duì)禮物用途的打算，對(duì)方的表態(tài)帶來的幫助，或者你從會(huì)面中得到的收獲。如“Thank you for your gift （name it）/help/contribution/participation/strong effort.”

2.商務(wù)上的感謝函往往有助于建立忠誠，做出承諾，表達(dá)熱情。如”My deepest thanks for ...”。

3.感謝函通常僅限于表示謝意及與此相關(guān)的情況。其他信息和你的近況不在此列。

三、外貿(mào)函電寫作技巧

（一）表達(dá)清晰。

商務(wù)信函最重要的質(zhì)量要求就是表達(dá)清晰。文章缺乏調(diào)理、句子結(jié)構(gòu)混亂、用詞不準(zhǔn)確、拖沓冗長等各種寫作問題糾結(jié)在一起，浪費(fèi)公司大量的時(shí)間和財(cái)力。為了幫助讀者順暢地讀完你的文章，可嘗試采用以下技巧。

1.選擇合適的格式。大多數(shù)內(nèi)容應(yīng)該按重要性從大到小敘述，以一個(gè)概括性的段落開篇，其中包含讀者必須了解的基本內(nèi)容，隨后敘述相關(guān)細(xì)節(jié)。

2.控制段落的篇幅以適于閱讀。每段只專注一個(gè)主題，句子之間使用連接詞以便觀點(diǎn)之間的過渡。多數(shù)段落都應(yīng)控制在2到4句話之內(nèi)，或者是5行文字之內(nèi)。冗長的段落對(duì)于讀者來說難以對(duì)付?？梢钥紤]在段首使用主題句概括本段的主旨，便于讀者閱讀。

3.打造清晰、直接的句子。句子結(jié)構(gòu)和長度各不相同，但是絕大多數(shù)句子都要圍繞以下關(guān)鍵點(diǎn)構(gòu)造：主語、謂語和賓語（如果謂語動(dòng)詞有賓語的話）。如果讀者不明白主語和謂語，就無法理解整個(gè)句子。如果你把主語和謂語放在句子前部，讀者就能很快理解句子。多數(shù)句子長度都應(yīng)該在12個(gè)到20個(gè)詞，但是有的會(huì)長一些，有的會(huì)短一些。

4.恰當(dāng)使用被動(dòng)語態(tài)。雖然主動(dòng)結(jié)構(gòu)更加直接簡短，但有時(shí)被動(dòng)結(jié)構(gòu)更適宜。如：We have a new benefits policy.It was approved yesterday by the CEO.“It”（它）是個(gè)代詞，指代“policy”（政策）。將“It”放在第二句的句首，可以保持意義的連續(xù)，使讀者把第二句和第一句聯(lián)系起來。如果將第二句改為主動(dòng)語態(tài)，主語是“首席執(zhí)行官”，這樣就沒有連貫性。這種句子之間的邏輯連貫比主動(dòng)結(jié)構(gòu)更重要。

5.言簡意賅。刪除那些無助于表達(dá)思想的詞語。

錯(cuò)誤用語：on a monthly basis（按月），various kinds of projects（各種類型的方案），in the near future（在不久的將來）

正確用語：monthly（每月），projects（方案），soon（不久）

6.注意形容詞和副詞。要特別注意以“l(fā)y”結(jié)尾的詞。刪除修飾詞或者表現(xiàn)力更強(qiáng)的詞取而代之。

錯(cuò)誤用語：really upset（相當(dāng)煩惱），highly unusual（非常不同尋常），ultimate goal（最終目標(biāo)）

正確用語：angry（惱火），rare（罕見），goal（目標(biāo)）

7.使用具體的詞匯。使用流行術(shù)語是懶惰的表現(xiàn)。不要使用陳詞濫調(diào)，而要選擇那些更熟悉、更具體的詞匯，有助于讀者“一目了然”。

錯(cuò)誤用語：initiative（措施）、functionality（功能性）

正確用語：program（計(jì)劃）、plan（規(guī)劃）、project（項(xiàng)目）、goal（目標(biāo)）、tactice（戰(zhàn)術(shù)）、campaign（活動(dòng)）、capability or features（能力或特點(diǎn)）

8.把修飾性短語改為單各的修飾詞。提高效率的方法之一是將前置性短語縮減為單一的形容詞。

錯(cuò)誤用法：We have a directive form management to consider the opinions of employees.我們得到管理方面的指示，要求考慮員工的意見。

正確用法：We have a management directive to consider employees’ opinions.我們有考慮員工意見的管理指示。

9.避免在其他詞語前面堆積過多的修飾詞，這樣顯得句子笨拙。

錯(cuò)誤用語：The Defense document security service marking guide國防文件保密服務(wù)標(biāo)記指南。

正確用語：A guide to marking classified Defense documents標(biāo)記指南—用于國防文件分類。

提示：避免這種結(jié)構(gòu)的方法是找出訪在句尾的名稱（“指南”），將其移至句首，把修飾詞放在它的后面。

10.避免在主語和謂語前放置冗長的介紹性的詞語。讀者讀到主語和謂語的時(shí)間越晚，越可能跳過開頭部分而急于尋找主題。

錯(cuò)誤用法：Recognized worldwide by the advertising industry for his creative influence on the Chrysler Corporation’s successful brand advertising，and for his vision behind the most creative commercials in the world，Gary Topolewski earned the award.由于加里·托普萊溫斯基在克萊斯勒公司成功的品牌廣告上發(fā)揮的創(chuàng)造性影響及其對(duì)世界上最具創(chuàng)造力的廣告的遠(yuǎn)見卓識(shí)，他獲得了全球廣告界的認(rèn)可，贏得了這一獎(jiǎng)項(xiàng)。

正確用法：Gary Topolewski earned the award.He has been recognized worldwide by the advertising industry ...加里·拖普萊溫斯基贏得了這一獎(jiǎng)項(xiàng)。他獲得了全球廣告界的認(rèn)可……

提示：此句的主要意思包含在主句“加里·托普萊溫斯基贏得了這一獎(jiǎng)項(xiàng)”。將其移到段首成為獨(dú)立的句子，這是一種重塑句子結(jié)構(gòu)的方法。

11.主語和謂語之間不要放置過多詞語。

錯(cuò)誤用法：The report about the company study that was done to determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.這份報(bào)告將公司所做的用于確定員工培訓(xùn)的成本與業(yè)績改進(jìn)之間關(guān)系的研究總結(jié)如下。

正確用法：The report summarizes the study that was done to determine ...本報(bào)告總結(jié)了一項(xiàng)研究，是為了確定……

提示：讀者需要確定主語和謂語，以理解句子含義。原句中，讀者看到“報(bào)告”之后要在主謂之間的大量信息中跋涉，急于找到報(bào)告的具體內(nèi)容，然后不得不回頭重新閱讀本句。

（二）注意語氣。

1.要婉轉(zhuǎn)、坦率。要理解讀者，不要進(jìn)行尖刻的批評(píng)或譏諷。人們喜歡誠實(shí)和真摯，尤其是對(duì)于管理者來說，要勇于道歉。

2.正確使用代詞。常規(guī)的或正面的信函中可以采用“您”和“您的”，但是涉及紀(jì)律或分歧的信函中一定要盡量使用“我”或“我們”。

3.要有建設(shè)性。你的態(tài)度越積極，就越有可能得到想要的結(jié)果。對(duì)方閱讀你的信件，就是在字里行間觀察并傾聽你的人格。你想要給讀者留下什么樣的印象？

4.措辭恰當(dāng)。詞語的解讀因人而異。你認(rèn)為無害的詞或詞組，讀者可能對(duì)此會(huì)有完全不同的聯(lián)想。諸如“失敗”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辭都可能引起對(duì)方的憤怒。

（三）確定恰當(dāng)?shù)奈捏w。

1.對(duì)話式的寫作顯得更自然。你所寫的句子應(yīng)該就像你在大廳里或是在電話里和對(duì)方談話時(shí)所用的句子一樣。如果你在寫作中使用呆板的措辭，就會(huì)顯得乏味和做作。

2.注意不要急于“留下好印象”。通常讀者的印象來自作者付出額外的努力而使得信件令人難忘，而非逢迎討好所能做到。

3.避免使用呆板的陳詞濫調(diào)。這些詞語會(huì)疏遠(yuǎn)你和讀者的關(guān)系，此類句子“謹(jǐn)此逢高會(huì)議延期”可改為“會(huì)議延期”即可，你并不是在提供建議?！罢?qǐng)?jiān)诟郊锌吹健笨梢赞D(zhuǎn)換為“內(nèi)附”、“以下有”、“附件是”，詞組“應(yīng)您的要求”在你談話時(shí)絕對(duì)不會(huì)使用，在書面信息中不必以此開頭。

4.禮貌而簡短地結(jié)尾。不要在結(jié)尾部分包含無用的信息，結(jié)尾處只需要簡單的話語，諸如“您如果有疑問，請(qǐng)隨時(shí)來電或致函”即可，不必寫“在您方便時(shí)”。

四、結(jié)語

目前外貿(mào)英語函電教學(xué)還處于發(fā)展和完善階段，需要各高校英語教師不斷探索和實(shí)踐。因此，必須根據(jù)本課程的特點(diǎn)，不斷完善課程體系設(shè)置，促進(jìn)函電理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的協(xié)調(diào)，努力改進(jìn)教學(xué)方法，精選教材，提高師資水平，使外貿(mào)英語函電教學(xué)趨于完善。

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