迮燕華

摘 要： 本文通過(guò)對(duì)精細(xì)化管理的含義和高校學(xué)籍管理中問(wèn)題的介紹，指出在高效學(xué)籍管理中引入精細(xì)化管理的重要性，并介紹了我院在學(xué)籍管理中實(shí)行的精細(xì)化管理。

關(guān)鍵詞： 精細(xì)化 高校學(xué)籍管理 教學(xué)應(yīng)用

一、精細(xì)化管理的具體含義

精細(xì)化管理又稱精細(xì)管理、精益管理、零缺陷管理，指管理活動(dòng)的精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和細(xì)致化。精細(xì)化管理是一種實(shí)事求是的系統(tǒng)規(guī)劃，是通過(guò)細(xì)化規(guī)則，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理的各個(gè)單元精確、高效、協(xié)調(diào)和持續(xù)運(yùn)行?，F(xiàn)代工業(yè)化中的精細(xì)化管理最早是由被譽(yù)為“科學(xué)管理之父”的弗雷德里克·泰羅（Frederick Winslow Taylor）在其1911年發(fā)表的《科學(xué)管理原理》一書(shū)中首次提出的。20世紀(jì)50年代，日本企業(yè)將精細(xì)化管理運(yùn)作模式發(fā)揮得淋漓盡致，形成了現(xiàn)代精細(xì)化管理理論，并迅速傳播到了世界各地。在我國(guó)，上世紀(jì)60年代的大慶油田、本世紀(jì)的海爾等一批企業(yè)都是實(shí)行精細(xì)化管理的優(yōu)秀典范。

精細(xì)化管理具體表現(xiàn)在通過(guò)對(duì)每個(gè)單位、部門(mén)和崗位的職能、職責(zé)的精確定位，把工作對(duì)象、工作內(nèi)容和對(duì)應(yīng)的責(zé)任進(jìn)行具體化、明確化，再對(duì)目標(biāo)市場(chǎng)、工作內(nèi)容、工作對(duì)策、考核指標(biāo)和保障制度等進(jìn)行細(xì)化。通過(guò)運(yùn)用定量化、標(biāo)準(zhǔn)化等手段，把管理工作簡(jiǎn)單化、流程化、數(shù)據(jù)化、信息化，同時(shí)在此基礎(chǔ)上實(shí)行剛性的制度管理，規(guī)范工作人員的行為，做好實(shí)效反饋，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，從而形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。精細(xì)化管理的基本特征可以用“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)“四個(gè)字概括，精指做精，精益求精，追求最好，不僅要把產(chǎn)品做精做好，更要把服務(wù)及管理等工作做到極致，挑戰(zhàn)完美極限；準(zhǔn)指準(zhǔn)確的信息與決策，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與計(jì)量，準(zhǔn)確的時(shí)間銜接和正確的工作方法；細(xì)指對(duì)象細(xì)化、內(nèi)容細(xì)化、管理細(xì)化，特別是執(zhí)行步驟要求細(xì)化；嚴(yán)指嚴(yán)格控制、嚴(yán)格落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度等。

二、高校學(xué)籍管理的重要性及存在的問(wèn)題

高校的學(xué)籍管理是教學(xué)管理的重要組成部分，是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門(mén)頒布的相關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校、學(xué)生實(shí)際制定的有關(guān)實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的管理。學(xué)籍管理一般包含三部分內(nèi)容，首先新生學(xué)籍注冊(cè)；其次是對(duì)在校生學(xué)年注冊(cè)和異動(dòng)處理，學(xué)籍異動(dòng)主要包括休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等；最后是對(duì)學(xué)生畢業(yè)資格審核，完成學(xué)歷注冊(cè)。也就是說(shuō)學(xué)籍管理工作貫穿學(xué)生從入校到畢業(yè)的整個(gè)在校過(guò)程。學(xué)籍信息的有誤直接關(guān)系到畢業(yè)證書(shū)的有效性。學(xué)籍管理的規(guī)范程度直接影響整個(gè)教學(xué)管理質(zhì)量，從而影響人才培養(yǎng)質(zhì)量。成千上萬(wàn)條學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)中，只要有一條數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，就可能對(duì)某位學(xué)生后續(xù)工作、學(xué)習(xí)造成巨大的問(wèn)題。

因?yàn)楦鞲咝Ｕ猩?guī)模的擴(kuò)大，生源背景越來(lái)越復(fù)雜，辦學(xué)模式越來(lái)越多樣化，學(xué)籍管理難度和復(fù)雜度不斷加大，所以在管理過(guò)程中出現(xiàn)了各種問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾種。

1.由于部分師生對(duì)學(xué)籍的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不夠，出現(xiàn)學(xué)生修改基本自然信息后未及時(shí)提交學(xué)籍信息修改，如更改姓名等現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)籍信息不準(zhǔn)確。

2.由于部分師生不了解學(xué)籍異動(dòng)的相關(guān)流程，出現(xiàn)學(xué)生未辦理學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)就已離校的現(xiàn)象，從而出現(xiàn)實(shí)際在校生數(shù)與在籍人數(shù)出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

3.由于各部門(mén)系統(tǒng)的獨(dú)立性，出現(xiàn)個(gè)別部門(mén)因未及時(shí)維護(hù)相關(guān)異動(dòng)信息，導(dǎo)致部門(mén)與部門(mén)之間學(xué)籍信息不一致。

三、學(xué)籍管理需要精細(xì)化管理

鑒于學(xué)籍管理的復(fù)雜性和重要性，在學(xué)籍管理中引入精細(xì)化管理是非常必要的。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理一般需要通過(guò)細(xì)節(jié)化、數(shù)據(jù)化、流程化、規(guī)范化、嚴(yán)格化等方法步驟。

1.細(xì)節(jié)化是精細(xì)化管理的基本前提，指將一項(xiàng)工作或任務(wù)，按合理的邏輯結(jié)構(gòu)，細(xì)分為若干組成部分；或者按工作時(shí)間順序，將工作、任務(wù)分解為各個(gè)組成部分和工作單元。有利于建立和改進(jìn)工作流程，有利于對(duì)工作時(shí)間的控制和各環(huán)節(jié)執(zhí)行時(shí)限的確定，同時(shí)包括對(duì)各崗位和部門(mén)之間、各個(gè)工作單元的具體責(zé)任進(jìn)行細(xì)化及相互銜接管理的細(xì)化。如何科學(xué)、合理地實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)化是精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在。學(xué)籍管理工作并不只涉及學(xué)籍管理部門(mén)，而是涉及多個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都有其相應(yīng)的工作任務(wù)。以我院學(xué)籍管理為例，學(xué)院系部對(duì)學(xué)生的所有材料進(jìn)行初審；醫(yī)務(wù)室對(duì)醫(yī)院證明等材料進(jìn)行審核（因身體原因申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)的）；教務(wù)處對(duì)所有材料進(jìn)行復(fù)審；院辦負(fù)責(zé)學(xué)籍發(fā)文及相關(guān)材料存檔。而異動(dòng)后的學(xué)生需要離校，還需涉及宿管辦、學(xué)生處、圖書(shū)館、財(cái)務(wù)處、卡中心等部門(mén)。

2.數(shù)據(jù)化是精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)，是細(xì)節(jié)化工作的深入。把管理內(nèi)容數(shù)據(jù)化是精細(xì)化管理的重要內(nèi)容，衡量精細(xì)化管理工作的最好標(biāo)準(zhǔn)是讓數(shù)據(jù)說(shuō)話。恩格斯指出：“任何一門(mén)科學(xué)，只有當(dāng)數(shù)學(xué)引入后才能成為科學(xué)?！本?xì)化管理通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的搜集、分析、研究，確定如何進(jìn)行具體的精確操作。它把管理上的執(zhí)行細(xì)節(jié)、工作內(nèi)容、效率反饋盡可能地?cái)?shù)據(jù)定量化，使管理決策更具科學(xué)性和可操作性。學(xué)籍管理涉及最多的是學(xué)生數(shù)據(jù)，而學(xué)生數(shù)據(jù)量是非常大的，所以學(xué)籍管理中數(shù)據(jù)化是非常必要的。以我院學(xué)籍管理為例，在每學(xué)期其中，均會(huì)對(duì)每個(gè)院系部手中掌握的學(xué)生數(shù)據(jù)和異動(dòng)學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并與教務(wù)處掌握的學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步比對(duì)、核實(shí)，避免出現(xiàn)上述學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)不一致的情況。同時(shí)，我院實(shí)行數(shù)字化校園，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對(duì)接，這樣只要學(xué)籍管理部門(mén)對(duì)異動(dòng)學(xué)生進(jìn)行操作，相關(guān)部門(mén)中的學(xué)生數(shù)據(jù)會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的修改，從而避免各部門(mén)數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.流程化是精細(xì)化管理的重要方式，是在把工作或任務(wù)細(xì)化為若干個(gè)工作單元的基礎(chǔ)上，對(duì)各個(gè)工作步驟或環(huán)節(jié)進(jìn)行分析、簡(jiǎn)化、改進(jìn)、整合、優(yōu)化，使各個(gè)工作崗位、工作步驟和工作內(nèi)容更好地銜接配合、協(xié)同動(dòng)作，從而提高管理的整體效能。我院在學(xué)籍管理中，根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定（教育部令第21號(hào)）》及相關(guān)規(guī)定和學(xué)院學(xué)籍規(guī)定對(duì)不同類(lèi)型的學(xué)籍操作制定詳盡的流程，并對(duì)所有師生公布，以便師生了解學(xué)習(xí)。以退學(xué)為例，其基本流程如下：學(xué)生本人申請(qǐng)并按要求填寫(xiě)《學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)表》→學(xué)生所在院系部審核→教務(wù)處審核→分管院領(lǐng)導(dǎo)審批→院務(wù)會(huì)討論→學(xué)院發(fā)文→院系部通知學(xué)生辦理離校手續(xù)，教務(wù)處在教務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)信網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)處理。

4.規(guī)范化是精細(xì)化管理的必要條件，指根據(jù)精細(xì)化管理的具體需要，合理地制定并固化相關(guān)工作規(guī)程、基本制度及各類(lèi)工作任務(wù)或事務(wù)管理的作業(yè)流程，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系，并要求在管理工作中嚴(yán)格按照這些工作規(guī)程、制度和流程實(shí)施，實(shí)現(xiàn)管理工作的井然有序和協(xié)調(diào)高效。鑒于學(xué)籍管理的重要性和管理的復(fù)雜性，規(guī)范化是必不可少的，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行處理，否則可能會(huì)對(duì)學(xué)生后續(xù)的學(xué)習(xí)工作帶來(lái)不小的問(wèn)題。例如未按照相關(guān)規(guī)定，對(duì)不符合轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)條件的學(xué)生進(jìn)行轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)操作，則學(xué)信網(wǎng)上省教育廳無(wú)法審核通過(guò)，從而導(dǎo)致學(xué)生電子學(xué)歷與紙質(zhì)畢業(yè)證書(shū)不一致，社會(huì)上將不承認(rèn)其畢業(yè)證書(shū)的有效性。

5.嚴(yán)格化是精細(xì)化管理的關(guān)鍵保障。精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于嚴(yán)格抓好管理工作的落實(shí)。實(shí)際上，我們從來(lái)不缺少雄韜偉略的戰(zhàn)略家，缺少的是精益求精的執(zhí)行者；不缺少各類(lèi)細(xì)致的管理制度，缺少的是不折不扣的執(zhí)行者。再偉大的目標(biāo)和構(gòu)想，再完美的操作方案，如果不能得到強(qiáng)有力的執(zhí)行，最終只能是紙上談兵。我院對(duì)學(xué)籍管理非常重視，在管理過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行。例如學(xué)籍異動(dòng)必須經(jīng)過(guò)指定的部門(mén)進(jìn)行審核處理，教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)信網(wǎng)上的異動(dòng)操作必須對(duì)照學(xué)籍發(fā)文進(jìn)行等。由于在學(xué)籍管理中規(guī)定未請(qǐng)假離校連續(xù)兩周未參加學(xué)校規(guī)定的教學(xué)活動(dòng)的，應(yīng)予退學(xué)，各院系部每月均需如實(shí)向教務(wù)處提交《（自動(dòng)離校）連續(xù)兩周及以上未到校學(xué)生上報(bào)表》，由此教務(wù)處就能只能有針對(duì)性的追蹤相關(guān)學(xué)生異動(dòng)辦理情況。

我院在學(xué)籍管理中實(shí)行精細(xì)化管理，及時(shí)準(zhǔn)確地辦結(jié)學(xué)籍異動(dòng)，高質(zhì)量地完成學(xué)籍、學(xué)年和學(xué)歷注冊(cè)。當(dāng)然，學(xué)籍管理需要不斷地“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”，從而使得管理更有效，準(zhǔn)確度更高。

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