黃樹興

摘 要：隨著交通行業(yè)的發(fā)展建設，大量的公文檔案資料成為交通行業(yè)具體建設成果與過程的記錄者。檔案一方面成為交通建設的信息資源，也是決策管理工作的重要依據(jù)；因而探析交通行業(yè)檔案管理工作中存在問題及對策對交通行業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用。

1 當前交通行業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案管理工作重視程度不夠

當前，雖然部分交通部門單位把檔案工作列入重要議事日程，但從實際來看，交通部門的領導和職工對檔案管理的重視程度較差，檔案管理的思想意識比較淡薄，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。經(jīng)常忽視檔案收集、整理、傳遞等工作環(huán)節(jié)；再加上部分單位出現(xiàn)檔案缺頁、丟失等現(xiàn)象，導致檔案管理缺乏完整性和有序性，失去了檔案應有的價值和意義，也對單位后續(xù)的工作產(chǎn)生了不利影響。

1.2 檔案管理工作標準還不夠規(guī)范

由于領導和職工對檔案管理工作的不重視，致使檔案工作人員缺乏應有的教育培訓，對新時期下的檔案管理新知識、新規(guī)范、新標準掌握不足，這就導致檔案管理工作中出現(xiàn)檔案收集不及時、整理不規(guī)范、保存不完整等情況。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案的檔號不規(guī)范，有的檔案沒有卷內(nèi)目錄；二是有的檔案卷內(nèi)標題不規(guī)范，標題題目與檔案內(nèi)容不一致；三是檔案案卷用紙不一致，不美觀。同時，由于當前電子計算機技術的廣泛應用，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，由以往單純的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉變。但當前交通部門的檔案管理信息化水平還比較低，先進的檔案管理系統(tǒng)沒有得到應用，檔案整理、檔案檢索等工作依然靠手工工作為主，這就嚴重制約了檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3 檔案管理工作體制機制不健全

雖然近年來交通部門建立了部分檔案管理制度，但這些制度仍然不夠健全完善，不能完全適應新形勢下的檔案管理工作新標準。具體表現(xiàn)在：一是檔案收集制度不夠合理，導致檔案缺乏完整記錄；二是檔案保管制度不夠合理，基礎信息不全，甚至發(fā)生檔案損毀、遺失等嚴重影響檔案質(zhì)量管理工作的不良現(xiàn)象；三是檔案利用制度不合理，很多檔案利用率低，沒有充分發(fā)揮出應有的作用和價值。

1.4 檔案管理人員能力素質(zhì)比較低

由于交通部門對檔案管理工作的重要性認識不到位，很多單位檔案管理工作人員變動大，流動頻繁，有的部門沒有配備專職檔案管理工作人員，而且沒有接受專門的檔案管理專業(yè)新技術規(guī)范培訓，專業(yè)知識老化，知識面窄。對檔案科學規(guī)范化管理知識比較缺乏，他們在檔案管理實際工作中大多進行照搬照抄，這就導致其整理出來的檔案缺乏實用性，檔案整體規(guī)范性不足，致使檔案利用價值不高。同時，部分單位的檔案管理工作人員雖然是正式職工，但大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，把檔案工作作為一種附屬工作，工作中缺乏積極性和主動性、科學規(guī)范性，導致工作效率低，嚴重影響了檔案管理水平。

2 做好交通行業(yè)檔案管理工作的對策措施

2.1 提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學化水平

交通部門的領導和廣大職工要從根本上重視檔案管理工作，要健全檔案管理責任制，將責任落實到人，檔案管理工作的哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就由哪個部門承擔責任，嚴格追究問責，確保提升檔案管理工作的責任感和緊迫感。要嚴格責任追究制度，對于違反檔案管理工作規(guī)定的人員，要嚴格按照規(guī)章制度，進行有關處罰。同時，要強化檔案管理人員的教育培訓，提升其專業(yè)技術水平，使其業(yè)務層次更高、職業(yè)精神更強，對國家的檔案管理政策法規(guī)更加熟悉、準確把握，以不斷適應新形勢下交通行業(yè)檔案管理的不斷發(fā)展變化，提高檔案利用率。

2.2 結合行業(yè)實際，提高檔案整理的規(guī)范標準化

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。

結合到具體的交通行業(yè)更需要要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。制定相宜的歸檔原則，如結合當年具體工作內(nèi)容按時限、項目等細分歸檔，便于一目了然地系統(tǒng)化標準化查找信息資源。具體說來有以下幾方面：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的予以立卷或歸檔，對未完成的項目則不能立卷或歸檔，避免給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在以交通細分項目原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面具有相似之處的文件資料，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

2.3 健全完善規(guī)章制度，強化檔案管理工作標準化水平

從專業(yè)角度具體來說，要嚴格公文的制發(fā)，這是確保交通部門檔案工作標準化、規(guī)范化的基礎。公文的紙張要符合國家相關要求規(guī)定，做到尺寸統(tǒng)一、規(guī)范，排版橫寫橫排，統(tǒng)一在左側進行裝訂。要嚴格公文簽發(fā)步驟，切實履行各層領導簽發(fā)手續(xù)，確保公文制發(fā)符合審批權限、公文標題準確，寫清主送單位和抄送單位等。同時，公文字跡要清晰，對于草擬的公文、正式的發(fā)文以及各種記錄、報表等，都要確保字跡清晰，有利于長期保存使用。在行文時，要合理使用文種，規(guī)范行文格式，使用規(guī)范語句，確保能夠在下一步的運用過程中順利檢索使用。要努力提高檔案的卷宗質(zhì)量，這是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標準化的關鍵所在。要使用科學的立卷方式、方法，有利于檔案的分類和檢索，要注意檔案案卷的裝訂質(zhì)量和保管方式，以利于檔案后期的規(guī)范化管理。

2.4 提高管理人員素質(zhì)，強化檔案管理工作保障化與檔案管理工作信息化水平

有效的利用計算機技術成為做好交通行業(yè)檔案管理工作的必要條件，實行計算機管理后，檔案的信息輸入和數(shù)據(jù)收集、整理、傳遞等一系列工作，變得更加易于操作。要檔案管理信息化步伐加快后，可以直接降低檔案管理人員的工作量，擯棄以往繁重的手工操作，進一步解放檔案管理人員，把有限的精力運用到研究檔案工作的發(fā)展規(guī)律和檔案工作的水平提高上來，這有助于交通部門檔案管理水平的整體提高，促進交通行業(yè)公路建設管理的良性發(fā)展，也有利于為相關部門提供準確的決策依據(jù)，為廣大人民群眾提供各類服務。這對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。一方面，新時期、新形勢下的檔案管理人員要具備比較全面的檔案新業(yè)務知識和實際能力，要切實樹立檔案管理信息化意識，能夠做到熟練操作計算機，熟悉了解網(wǎng)絡信息技術。另一方面，要定期組織檔案管理人員系統(tǒng)學習檔案管理基本知識，引導其學會運用檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷提高業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。

3 結語

總而言之，面對新形勢下的交通部門公路建設檔案管理工作，檔案管理工作人員責無旁貸。筆者相信，只要廣大交通部門進一步更新觀念、理清思路，充分認識到當前交通行業(yè)公路建設檔案管理工作中存在的問題，努力提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學規(guī)范化；充分利用現(xiàn)代技術，強化檔案管理工作信息化；健全完善規(guī)章制度，強化檔案管理工作制度化；提高管理人員素質(zhì)，強化檔案管理工作保障化，就一定能夠扎實有效的做好檔案管理工作，有效實現(xiàn)檔案管理科學化和規(guī)范化，更好的服務于交通行業(yè)部門發(fā)展、改革、穩(wěn)定大局。