王紅霞

摘要：新聞是滿足人們關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)、掌握國家動(dòng)態(tài)的重要途徑。國家的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，使得新聞的數(shù)量與日俱增。新聞單位為更好地做好大量文字、圖片和形成的影音資料檔案管理工作，進(jìn)行了有效地探索，并取得了顯著的成績。本文即系統(tǒng)介紹了信息化管理在新聞檔案保管中發(fā)揮的重要意義。

關(guān)鍵詞：新聞檔案；信息化管理；科學(xué)管理

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)地發(fā)展對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域都起到了積極的推動(dòng)作用。新聞檔案保管工作引入互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術(shù)已成為新時(shí)期的發(fā)展趨勢。越來越多的新聞檔案管理工作者意識(shí)到信息化管理的優(yōu)越性。一定程度上講，提高新聞檔案管理的信息化程度成為新聞工作單位增強(qiáng)市場競爭優(yōu)勢的有利法寶。

1 新聞檔案管理特點(diǎn)與意義

新聞檔案管理工作具有自身的工作特點(diǎn)，總結(jié)起來可以分為三點(diǎn)：第一，新聞檔案的管理需要細(xì)致化的歸類。新聞檔案包括文字、圖像、聲音等多種類型的資料。各種類型的新聞資料需要不同的保存方式，這對(duì)于新聞檔案管理工作是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。第二，新聞檔案涉及方方面面的內(nèi)容，但在新聞檔案管理中在關(guān)注全面性的同時(shí)需要把握重點(diǎn)。新聞檔案資料內(nèi)容豐富、數(shù)量巨大，因此做好新聞檔案管理工作，一個(gè)重要的工作原則是注重全面、突出重點(diǎn)。第三，新聞檔案管理工作需要隨時(shí)隨地做好歸檔工作。新聞資料具有周期短、隨時(shí)性的特點(diǎn)。新聞檔案與新聞資料的形成具有密不可分的聯(lián)系，新聞資料形成的不確定性對(duì)新聞檔案的管理產(chǎn)生一定的困難。新聞檔案具有自身獨(dú)有的工作性質(zhì)，同樣在對(duì)新聞工作單位也是不可或缺的工作內(nèi)容。新聞檔案管理工作對(duì)時(shí)代信息資料的記載和對(duì)歷史資料的追溯具有十分重要的意義。

2 新聞檔案信息化建設(shè)的重要性分析

信息化已成為未來社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的新聞檔案管理工作方法已不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使新聞檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。新聞檔案管理用作為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須與時(shí)俱進(jìn)，在工作過程中充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。但是這并不意味著完全摒棄傳統(tǒng)新聞檔案管理方式。在電子信息技術(shù)發(fā)展仍不完善的階段，需要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)文件和電子文件在保存新聞檔案中的作用。信息化管理方式在新聞檔案保存的工作中具有不容忽視的作用。電子信息保存新聞檔案有助于節(jié)約存儲(chǔ)空間，便于新聞檔案的查閱。新聞檔案通過光介質(zhì)和磁介質(zhì)的形式保存方便歸檔，是優(yōu)化館藏新聞檔案的重要體現(xiàn)。電子信息技術(shù)存檔與紙質(zhì)存檔相比較不易被折損或者丟失。充分利用電子信息技術(shù)做好新聞檔案的歸檔工作，對(duì)于提高資源利用率，充分利用人力資源具有重要的意義。建設(shè)科學(xué)規(guī)范的信息化管理機(jī)制是當(dāng)前新聞工作單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然措施。

促進(jìn)電子信息技術(shù)在新聞檔案管理工作中的應(yīng)用是信息化時(shí)代發(fā)展的客觀要求。過去的以紙質(zhì)材料為載體的新聞檔案管理工作方式，不僅需要做好新聞材料的記錄工作，還需要后續(xù)的歸檔、存儲(chǔ)、定期整理等工作。傳統(tǒng)工作方式加大了新聞檔案管理工作的任務(wù)量，而電子信息技術(shù)的出現(xiàn)使這種繁雜的工作程序獲得極大地改觀。對(duì)提高新聞檔案管理工作效率，改善新聞檔案管理工作條件發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在新聞檔案管理工作中普及電子信息技術(shù)是新時(shí)期新聞檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

3 新聞檔案信息化管理工作優(yōu)化途徑

3.1 加大資金投入，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用

推進(jìn)新聞檔案管理工作信息化一個(gè)先決條件是新聞工作單位配備齊全的計(jì)算機(jī)設(shè)備。而完善新聞單位計(jì)算機(jī)設(shè)備需要增加計(jì)算機(jī)設(shè)備的投資力度，加強(qiáng)電子信息技術(shù)的建立。新聞工作單位促進(jìn)電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要循序漸進(jìn)展開工作。首先，新聞工作單位為新聞檔案管理工作提供必要的電子信息處理設(shè)備。為新聞檔案信息化管理創(chuàng)造條件。其次，做好電子信息設(shè)備的后期運(yùn)行與維修工作。在新聞檔案信息化管理的過程中，應(yīng)做好預(yù)防措施和應(yīng)急準(zhǔn)備，對(duì)新聞檔案做好備份工作。一旦電子信息技術(shù)出現(xiàn)故障，能夠及時(shí)做好維修工作，并且確保新聞檔案資料的安全，避免新聞檔案資料的遺失。最后，建立電子信息的規(guī)范化管理機(jī)制，以保障新聞檔案信息化管理的有序進(jìn)行。

3.2 將新聞檔案的被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理

新聞檔案管理工作與社會(huì)多個(gè)部門會(huì)存在相應(yīng)的聯(lián)系。因此在開展新聞檔案管理工作中應(yīng)積極尋求政府、社會(huì)團(tuán)體與企業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助，多部門協(xié)調(diào)合作，主動(dòng)進(jìn)行溝通主動(dòng)為社會(huì)各部門提供服務(wù)，提高新聞檔案管理工作質(zhì)量。舉例來講，新聞檔案管理工作與政府機(jī)關(guān)部門的積極聯(lián)合。政府定期舉辦的經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)，在會(huì)議中會(huì)為外商介紹關(guān)于本地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化、自然環(huán)境等方面的狀況，此時(shí)新聞檔案即可充分發(fā)揮資料充足豐富的優(yōu)勢，為政府提供具有參考價(jià)值的信息內(nèi)容。同時(shí)利用會(huì)議內(nèi)容進(jìn)一步豐富新聞檔案的資料庫。

3.3 利用膠卷、光盤等形式保存新聞檔案資料

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，為新聞檔案管理工作帶來了全新的管理技術(shù)與方法。在過去報(bào)紙、雜志、打印稿等紙質(zhì)材料是新聞資料的主要載體。紙質(zhì)材料易破損，對(duì)新聞檔案管理工作造成不可補(bǔ)救的損失。內(nèi)存卡、膠卷等新技術(shù)的出現(xiàn)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)材料保存新聞檔案的不足，并且節(jié)約了新聞檔案資料的存儲(chǔ)空間?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，提高了新聞檔案管理的工作效率，同時(shí)減少了資源的浪費(fèi)，便利了新聞檔案資料的查閱。

3.4 構(gòu)建新聞檔案管理數(shù)據(jù)庫

確立管理信息化數(shù)據(jù)庫是新聞檔案管理信息化的一個(gè)重要標(biāo)志。新聞檔案數(shù)據(jù)庫的是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涵蓋多方面的內(nèi)容以文字信息和多媒體信息的處理最為突出。新聞檔案信息化管理的數(shù)據(jù)源主要來自文字信息和多媒體信息。在新聞檔案數(shù)據(jù)庫中圖像數(shù)據(jù)與視頻數(shù)據(jù)管理比較困難，并且存在不能做到及時(shí)使用的局限性。新聞檔案管理信息化應(yīng)用首先應(yīng)以構(gòu)建多媒體數(shù)據(jù)庫為出發(fā)點(diǎn)，規(guī)范新聞工作單位檔案的管理工作，充分發(fā)揮信息化在提高新聞檔案管理工作效率中的積極作用。

3.5 提高新聞檔案管理人員的整體素質(zhì)

新聞檔案管理人員是有效應(yīng)用信息化管理技術(shù)的主要直接承擔(dān)者。新聞檔案的管理工作任務(wù)量較大，技術(shù)含量較高，這對(duì)于新聞檔案管理工作者的素質(zhì)提出更高的要求。尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在新聞檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)負(fù)責(zé)新聞檔案管理工作的人員來講，需要改變傳統(tǒng)的工作方法，更新工作理念，逐漸適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在工作中的運(yùn)用。新時(shí)期傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔的工作已不再是新聞檔案管理工作的全部。對(duì)于新時(shí)代的新聞檔案管理工作者來講，能夠熟悉計(jì)算機(jī)的操作步驟，掌握科學(xué)規(guī)范的檔案保管軟件是基本的工作素養(yǎng)。提高新聞檔案管理工作的基本素質(zhì)，做好新聞檔案管理人員新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)工作，必須成為新聞工作單位的常態(tài)化機(jī)制。

4 結(jié)束語

新聞工作單位一個(gè)主要的工作內(nèi)容是新聞檔案的管理。作為新聞檔案管理工作人員應(yīng)做好兩方面的工作，一是充分開發(fā)與利用新聞檔案信息資源；二是，樹立創(chuàng)新意識(shí)，改革新聞檔案服務(wù)機(jī)制。在開展新聞檔案管理工作過程中，積極采用全新的技術(shù)方法，提高對(duì)新聞信息的分類、加工和處理工作。有效運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行新聞檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)新聞檔案管理工作在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，取得更卓越的成績。

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