石慧　石宇

摘要：從醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案整理過程中存在的部分介質(zhì)材料及存儲(chǔ)、查閱方式方法等方面提出的部分意見和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；存儲(chǔ)介質(zhì)；解決思路；建議

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組合起來的個(gè)人檔案，是歷史地、全面地考察理解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

2014年我單位人事科接到主管單位通知需按照中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔》（中組發(fā)（2009）12號(hào)）文件要求進(jìn)行干部人事檔案集中整理工作。

現(xiàn)有人事檔案自上次整理已近5年之久，部分醫(yī)衛(wèi)人員職稱材料、年度考核、學(xué)歷材料、工資材料等均已更新，此次整理本著“真實(shí)、完整、條理、精煉、實(shí)用”原則在原檔案基礎(chǔ)上對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充整理。此次整理的目的是為了進(jìn)一步提高干部人事檔案的質(zhì)量，保證干部信息真實(shí)準(zhǔn)確，充分發(fā)揮干部人事檔案對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)保障作用，為后繼干部選舉營(yíng)造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境。

1 在干部人事檔案整理的過程中主要存在以下問題

1.1檔案材料用紙規(guī)格參差不齊 1991年，我國(guó)《干部檔案工作條例》出臺(tái)，其中第26條規(guī)定“干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙”。據(jù)此，同年出臺(tái)的《干部檔案整理工作細(xì)則》對(duì)干部人事檔案“技術(shù)加工”及裝具在目標(biāo)、要求、方法等方面做了相應(yīng)闡述，此后出臺(tái)的各級(jí)各類干部人事檔案的文件，開展的達(dá)標(biāo)、審核活動(dòng)等，凡涉及用紙規(guī)格及案卷整理，都嚴(yán)格遵從這一主旨要求，并一直延續(xù)至今。

1999年底，國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局下發(fā)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，要求國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文自2001年1月1日開始實(shí)用國(guó)際通用型A4紙，其他機(jī)關(guān)公文參照?qǐng)?zhí)行?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也要求“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長(zhǎng)260毫米（mm），寬184毫米（mm）），也可采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297mm，寬210mm）。

由此，干部人事檔案用紙規(guī)格規(guī)定與國(guó)家公文用紙標(biāo)準(zhǔn)及人們的用紙習(xí)慣之間的沖突不可避免，導(dǎo)致檔案材料在裝訂和查閱上具有一定影響。

1.2醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案材料的補(bǔ)充更新有時(shí)滯 醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位由于其特殊性，在檔案管理的過程中缺乏有效的監(jiān)督更新管理，導(dǎo)致干部檔案材料的內(nèi)容補(bǔ)充不及時(shí)，不完整。干部人事檔案材料的搜集整理，依據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料以個(gè)人為單位，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂，使之形成系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，主要方法包括：①集中時(shí)間、集中人力、集中地點(diǎn)的整理；②日常工作整理。

因此，在領(lǐng)導(dǎo)的重視程度及缺乏相關(guān)檔案管理專職人員的情況下，相關(guān)材料的更新速率、效果等方面具有一定的時(shí)滯性。

1.3卷宗內(nèi)筆跡、墨跡受存卷環(huán)境影響有不同程度的損壞 干部人事檔案存檔環(huán)境如：溫度、濕度、光照和有害氣體等條件因素會(huì)使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，降低紙張強(qiáng)度，縮短紙張壽命，同時(shí)字跡會(huì)發(fā)生擴(kuò)散，洇化等現(xiàn)象。同時(shí)，灰塵和外力會(huì)使紙張發(fā)生粘結(jié)，給紙張帶來霉菌等。因此，干部人事檔案對(duì)存檔環(huán)境要求較高。

1.4集中整理過程消耗的人力、物力較大 以我單位為例，我單位存檔主管單位在職人員干部檔案共935份（不含處級(jí)及以上干部），離退休人員檔案共564份。從前期的一審對(duì)短缺材料的認(rèn)定，到中期二審的材料搜集、鑒定、整理分類，到后期編目、排序、裝訂、上架，共計(jì)耗時(shí)近一年左右時(shí)間，集中動(dòng)用人力約30人次，加班加點(diǎn)。在整理過程中耗用編目、裝裱A4紙約3箱（10本/箱、500張/本）。部分干部、群眾對(duì)檔案整理工作不了解、不支持，需要提供的相關(guān)材料補(bǔ)充不夠及時(shí)，給檔案完整性整理造成嚴(yán)重時(shí)滯，部分人員在檔案目錄已打印裝訂的情況下再補(bǔ)充材料，需要重新組織人力、物力進(jìn)行排版、修改目錄、重新裝訂，不僅拖沓時(shí)間而且還造成很大的資源浪費(fèi)。所以，整個(gè)整理過程在人員統(tǒng)籌和材料使用上消耗資源較大。

2 解決思路

2.1規(guī)范干部人事檔案用紙標(biāo)準(zhǔn) 目前，原有檔案內(nèi)形成的部分1988年、1999年干部履歷表、《招工審批表》、年度考核材料、工資材料及學(xué)歷材料等為16開型規(guī)格，其他材料如：2000年后形成的干履表、學(xué)歷材料等為A4標(biāo)準(zhǔn)紙。建議相關(guān)部門應(yīng)制定干部檔案用紙標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)格，方便更好的保存利用。

2.2建議專人專管，及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料 除人事部門設(shè)置專職檔案管理人員外，各級(jí)科室也應(yīng)在人員配置上設(shè)置臨時(shí)檔案管理員參與本科室人員檔案材料的管理，與主管單位檔案員對(duì)接，做到專人專管。要求干部人事檔案工作人員應(yīng)熟悉黨和國(guó)家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方針、政策。如調(diào)配、任免、錄用聘用、考核考察、政策、獎(jiǎng)懲、工資、教育培訓(xùn)等工作情況，了解有關(guān)方針政策，并能用以指導(dǎo)工作，保證干部人事檔案管理工作有明確的指導(dǎo)思想和正確的方向。積極改進(jìn)材料搜集方法，主動(dòng)與被動(dòng)相結(jié)合，確保材料內(nèi)容搜集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

2.3遵守新《干部檔案工作條例》第27條規(guī)定：“根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)干部人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管”。干部人事檔案的存儲(chǔ)保管應(yīng)具備必須的物質(zhì)條件，①堅(jiān)固、可靠，符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房；②鐵質(zhì)檔案柜（架）；③符合規(guī)定要求的檔案卷皮（夾）；④應(yīng)當(dāng)具備的保護(hù)性措施，如，空調(diào)、去濕機(jī)、溫度記錄儀、濕度記錄儀、吸塵器、報(bào)警裝置、防火裝置、排風(fēng)扇、鋼窗等。要經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施。（要求：溫度14℃～24℃，相對(duì)濕度45～65%）。

2.4提高干部群眾對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí) 干部人事檔案是按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容，是一種專門檔案。是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

因此，加快干部檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案電子化管理，是干部檔案整體工作走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的必然途徑。但目前在醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)干部檔案信息電子化管理還存在一定難度。如何實(shí)現(xiàn)干部人事檔案電子化信息管理，使之更好地為干部選拔任用工作服務(wù)，已成為當(dāng)前干部檔案管理的一個(gè)新的課題。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪小琴.削足適履，本末倒置-干部人事檔案用紙規(guī)格、案卷整理“一刀切”弊端之分析[J].山東檔案，2010，15（4）. 編輯/馮焱