○孫怡

(內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

人事檔案是記錄個人德才表現(xiàn)和人生經(jīng)歷等情況的重要資料，是單位管理、考核、使用人才的重要依據(jù)。隨著高職院校綜合水平的不斷提升，原有的人事檔案管理體制已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實際需求，如何更有效地發(fā)揮它的內(nèi)在職能，是擺在高職院校面前的又一項重大課題。

一、高職院校人事檔案創(chuàng)新管理的必要性

1．體現(xiàn)自身價值。高校人事檔案的真正價值在于為管理、考核、選拔人才提供高效的信息服務(wù)，能為人才資源的合理使用提供信息參考，而檔案管理就是通過各種有效的手段把檔案的內(nèi)在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值，從而體現(xiàn)檔案自身的價值。因此，為實現(xiàn)“人盡其才，才盡其用”，特別是為做好高職院校職稱評定、工資審核、獎勵懲處、離退休審批等人事工作提供保障，要有效開發(fā)和利用人事檔案內(nèi)在的信息資源。同時，不斷強化檔案管理方式方法創(chuàng)新，大大提高人事檔案自身價值，最大限度地發(fā)揮人事檔案的本職功能。

2．適應(yīng)形勢需求。隨著高職院?？缭绞降陌l(fā)展和人事制度改革的持續(xù)深化，學(xué)校人員管理日顯復(fù)雜，人員類別日漸繁多，再加上推行干部崗位聘用制度，使得人事檔案材料數(shù)量和利用次數(shù)激增，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能很好地滿足實際需要。伴隨網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)更新節(jié)奏的加快，運用現(xiàn)代信息技術(shù)逐步進(jìn)行人事檔案創(chuàng)新管理，加強對檔案資源的高效利用，以適應(yīng)時代和院校改革發(fā)展對檔案工作創(chuàng)新的客觀要求，已成為大多數(shù)檔管單位普遍的共識。

二、當(dāng)前高職院校人事檔案管理現(xiàn)存問題

1．重視程度不夠。因傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的特殊性缺乏足夠的認(rèn)識，片面認(rèn)為人事檔案工作僅僅是要做好諸如歸檔、保管等常規(guī)事項，能夠應(yīng)付日常查檔需求就夠了。近年來，由于事業(yè)單位推行崗位聘用制，使得人員編制緊缺，人事檔案一般由人事或組織部門人員兼管，或者是安排一些“素質(zhì)不高、水平低下”的閑雜人員，并沒有專職的檔管人員，與其他部門相比，人事檔案管理工作不計工作量，檔管人員更多時候講究奉獻(xiàn)精神，領(lǐng)導(dǎo)對待檔管干部的熱情明顯有差距。久而久之，人事檔案的各項工作幾乎難以及時開展，往往是為了應(yīng)付檢查才倉促去做，造成人事檔案資料難免存在疏漏。

2．管理方法陳舊。目前，大多數(shù)高職院校人事檔案管理方法陳舊，還停留在實體管理檔案階段，采用的還是紙制化管理，沒有實現(xiàn)人事檔案的信息電子化。大多數(shù)人事檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒能達(dá)到規(guī)定要求，檔案架、檔案柜、檔案盒還是木質(zhì)結(jié)構(gòu)的，更多的時候檔案庫房和辦公室合并辦公，更談不上配備空調(diào)、滅火器、彩印機等必需的硬件設(shè)備。檔案資料的擺放也是簡單地按照部門人員進(jìn)行歸類，電腦里面保存的人事資料僅僅包括人員基本信息情況表，部分人員的檔案資料還散落在地面上，人事檔案管理的相關(guān)制度沒有上墻公布，僅靠檔管人員口頭說明，缺乏制度保障。

3．信息化水平低下。因資金短缺，在檔案查閱上都是檔管人員通過總目錄查找需要查閱的檔案出處，再從分目錄中的記錄到檔案室中查找實體檔案這樣費時費力的方法進(jìn)行查詢和檢索。雖然配備了電腦設(shè)備，但人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，很多人事統(tǒng)計工作只靠手工完成，沒有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理，人事信息從收集到保管等各環(huán)節(jié)都造成了人力資源的極大浪費。

4．檔案資料審查不嚴(yán)?！罢鎸嵭浴笔侨耸聶n案的基石，具體表現(xiàn)為材料真實有效、實事求是。然而一些院校在審查鑒定材料時，由于把關(guān)不嚴(yán)凸顯了兩方面嚴(yán)重問題:一是信息不符，資料短缺。如少數(shù)教師的參加工作時間、所任職務(wù)、重大獎項及榮譽、特別是出生年月等方面信息內(nèi)容填寫前后不一，內(nèi)容失真。很多教職工的《干部履歷表》、《工資審批表》、《年度考核登記表》、學(xué)籍檔案資料缺失，影響了檔案的管理和干部的使用;二是材料填寫不規(guī)范。許多表格填寫不規(guī)范，該填寫的地方不填寫，不該填寫的地方卻隨意填上了，需要簽名蓋章的地方卻空白著，部分材料用筆顏色不一樣，涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

5．人檔分離現(xiàn)象時有發(fā)生。隨著人事制度改革的深入，人才的區(qū)域界限逐漸消除，人才流動越來越頻繁、跨越地域的流動越來越普遍。同時，崗位聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實施，部分高層次人才在“哪里給的條件、待遇好就去哪里”信條的指引下，不斷跳槽各類單位。高職院校也為了引進(jìn)人才，便采取了先進(jìn)人后重建檔案的做法，使得各類“跳槽人才”檔案沒有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案分散保存，重建的檔案缺乏必要的審核認(rèn)定，其真實性無法保障。

三、高職院校人事檔案的創(chuàng)新管理建議

在信息化高速發(fā)展的大潮流中，為適應(yīng)需求，建議高職院對檔案管理工作進(jìn)行如下五個方面的創(chuàng)新管理。

1．增強對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。高職院校要從上到下達(dá)成共識，充分利用新聞、網(wǎng)站、展板、微博、微信等多種渠道加大對檔案管理工作的宣傳，積極組織開展檔案管理知識競賽和專題講座，不斷提高全校教職員工對人事檔案知識的了解，全面增強教職員工的檔案意識。按照上級檔管部門要求，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分關(guān)心人事檔案管理工作，對于人事檔案工作中遇到的種種問題(特別是在人力、財力方面)予以及時解決，保證人事檔案管理工作能夠高效順利開展。

2．提高人事檔管人員綜合素質(zhì)。因檔案工作具有特殊性，所以人事檔案管理人員需要有較高的綜合素質(zhì)，包括具備較高的政治素養(yǎng)來保證資料的保密性，還需具備扎實的檔案管理專業(yè)知識和良好的工作作風(fēng)和服務(wù)態(tài)度。人事檔案管理人員需定期不定期的參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫操作技術(shù)，系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔等相關(guān)規(guī)定和程序。

3．健全人事檔案管理相關(guān)制度。高職院校應(yīng)在充分調(diào)研學(xué)習(xí)先進(jìn)院校檔管辦法的基礎(chǔ)上，從實際出發(fā)，草擬相關(guān)的人事檔案相關(guān)管理制度，如《人事檔案資料收檔管理辦法》、《專項審核制度》、《查借閱規(guī)定》、《保密須知》等，并將規(guī)章制度以文件形式下發(fā)至各部門學(xué)習(xí)，逐步形成完整的規(guī)章制度框架體系，使人事檔案管理做到有章可依，有規(guī)可循。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，以強烈的責(zé)任感確保人事檔案的收集、審核、整理、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時更正，嚴(yán)防出現(xiàn)違規(guī)人事檔案材料。

4．完善信息化硬件和軟件建設(shè)。要加大檔案建設(shè)資金投入，設(shè)立專項經(jīng)費，購置先進(jìn)的檔案系統(tǒng)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、存儲器等硬件設(shè)施和規(guī)范化的檔案信息管理軟件。在硬件建設(shè)上，要根據(jù)實際情況，分清輕重緩急，著力解決現(xiàn)實需求。有些資金數(shù)目較大的硬件設(shè)施，可以分步購買，避免重復(fù)投資。在軟件建設(shè)上，要注意使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)功能齊全的檔案管理軟件，同時還要具備較強的安全監(jiān)控能力。

5．構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫對提升管理工作效率，減少成本方面具有重要意義。高職院校要重點深化電子信息化檔案管理，增加經(jīng)費投入，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助檔案信息管理軟件對紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描和錄入，將多年室藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子信息資源，并按照檔管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理和匯總，使校園人事檔案數(shù)據(jù)庫形成一套由數(shù)據(jù)輸入、整理優(yōu)化、信息查詢以及系統(tǒng)維護為一體的高智能服務(wù)設(shè)備。

人事檔案工作是校園管理工作的重要一環(huán)，高職院校要審時度勢，正確認(rèn)識當(dāng)前面臨的新挑戰(zhàn)，要不斷更新觀念，創(chuàng)新思路，完善相關(guān)規(guī)章制度，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保人事檔案管理的制度化和信息化，逐步提高人事檔案管理綜合水平，以便更好地為學(xué)校健康發(fā)展服務(wù)。

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