王廣福

（鄄城縣人口計生局，山東 鄄城274600）

1 提高對人口與計劃生育檔案工作重要性的認識

1.1 人口計生檔案可為領導決策提供依據(jù)

人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結果可用于統(tǒng)籌計劃，明確工作重點，量化人口計劃生育工作目標，可為人口計劃生育決策提供依據(jù)。

1.2 人口計生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質服務

利用人口計生檔案資料，通過從計算機中提取《育齡婦女基礎信息》和申請領取《生育證》資料，可成為對育齡婦女提供服務的依據(jù)。

1.3 人口計生檔案可為流動人口提供優(yōu)質服務

有效利用人口計生檔案，掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息，可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，即可引導流動人口及時落實避孕節(jié)育措施，促進社會撫養(yǎng)費兩地配合征收，又可防止兩地因為“時空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯證、重復發(fā)證等。

1.4 人口計生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計劃生育工作方法進一步改進

讓群眾提出自己在計劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄薄收集整理，形成群眾需求信息檔案。

1.5 人口計生檔案可保證計劃生育執(zhí)法的嚴肅性

《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作管理辦法》、《計劃生育技術服務管理條例》、《社會撫養(yǎng)費征收管理辦法》等法律法規(guī)相繼實施，使人口計劃生育行政部門承擔的監(jiān)督執(zhí)法任務越來越重。《行政訴訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實施，提高了群眾的維權意識，這對人口計劃生育監(jiān)督著法人員提出了更高的要求，利用人口計劃生育檔案的真實信息，為計劃生育執(zhí)法的嚴肅性打下基礎。

2 認真分析和解決人口和計生檔案管理工作中存在的問題

2.1 存在認識上的偏差

在實際工作中，有許多同志認為計生檔案無實際意義，檔案和計劃生育工作無直接關系，只要職工不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂。

2.2 內容存在弄虛作假情況

由于實行計劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計生檔案中將單位內部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏檔、報喜不報憂的現(xiàn)象。極個別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實性。

2.3 監(jiān)督檢查流于形式

檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

2.4 人員素質偏低且不固定

大部分單位計生檔案管理人員檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響了檔案管理水平的提高。計劃生育干部多為兼職，在單位內部沒有相應職務、職稱，人員變動大，頻繁的人事調動使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

2.5 管理制度不健全，手段落后

對建立計生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。檔案立卷不規(guī)范，計生檔案管理僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。

3 認真抓好人口和計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設

3.1 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計生檔案管理基礎工作水平

（1）要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

（2）要全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（3）要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷、重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。

（4）要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，在因事制宜制定出一些具體細則。

（5）要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準率。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

3.2 加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程

（1）分輕重緩急，循序漸進。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。

（2）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合機著錄；而對那些重要文件或反映龐雜的文件則進行文件級著錄。

（3）分門另類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。

（4）用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利弊其弊，可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件題目中用靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯—關鍵詞進行標識，待錄入計算機后，利用計算機批量處理的功能進行處理。

4 提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

4.1 重視高素質復合型人才的培養(yǎng)

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現(xiàn)代信息技術的高素質“通才”。

4.2 重視檔案人員的在職培訓

提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。

4.3 積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累

很多檔案人員隨人已認識到提高自身素質的必要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。事實上，自學也是提高素質的重要途徑。檔案人員應積極主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。

4.4 合理調配人才，優(yōu)化人才結構

將不同專業(yè)、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結構。