王愛云

【摘 要】隨著市場競爭的日益加劇以及越來越多的集團(tuán)企業(yè)的誕生，利用集團(tuán)優(yōu)勢進(jìn)行成本控制是大家普遍采用的作法，而物資采購成本在總成本中所占比例高達(dá)50%～60%，控制采購成本成為提高利潤的一項重要手段。集中采購由于在采購價格上的明顯優(yōu)勢所帶來的成本效益，為越來越多的企業(yè)所采用。但是由于各個集團(tuán)企業(yè)自身管理水平、經(jīng)營規(guī)模等客觀因素的限制，集中采購在帶來成本優(yōu)勢的同時，也帶來了各種各樣的風(fēng)險，諸如，采購計劃風(fēng)險、合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險、支付風(fēng)險、保管風(fēng)險及供應(yīng)商風(fēng)險等。

本文以目前所在單位宏昆集團(tuán)為例，結(jié)合集中采購實際運行情況，對財務(wù)工作之于集中采購風(fēng)險管控所發(fā)揮的作用進(jìn)行了深入分析和探討。本文基于對財務(wù)工作在集中采購風(fēng)險管控過程中發(fā)揮的作用進(jìn)行了探討，分析了該集團(tuán)目前集中采購活動各關(guān)鍵控制點存在的管理不足及缺陷，并從財務(wù)管控角度提出了改進(jìn)的建議和措施。本文所提出的觀點，對于集中采購風(fēng)險管控具有一定的理論指導(dǎo)意義和實際參考價值。

【關(guān)鍵詞】集中采購；采購風(fēng)險；財務(wù)管控

對企業(yè)集團(tuán)的物資進(jìn)行集中化采購，主要的含義是指，集團(tuán)或組織在采購商品時，進(jìn)行統(tǒng)一集中的供應(yīng)商的管理與評估、采購價格管理、采購招投標(biāo)管理，負(fù)責(zé)匯集分、子公司采購申請并進(jìn)行調(diào)整匯總，形成集團(tuán)采購計劃，并進(jìn)行集中訂購業(yè)務(wù)和集中結(jié)算業(yè)務(wù)。分公司和子公司根據(jù)需求向總部提出采購申請，進(jìn)行收貨入庫，反饋收貨狀況給總部。這種方式特別適用于大型的集團(tuán)公司大宗物資的采購。集團(tuán)公司可以通過這種方式，實現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部資源的高度整合，并可以對其進(jìn)行從宏觀到微觀的具體調(diào)控，從根本上提高采購效率及降低采購成本，進(jìn)而降低經(jīng)營風(fēng)險。

實現(xiàn)集團(tuán)物資的集中化采購對于有效控制采購成本、整合集團(tuán)內(nèi)、外部資源、提高產(chǎn)品或服務(wù)的市場競爭力，降低經(jīng)營風(fēng)險，具有非同一般的作用。而集中采購在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，其運行過程中也會隨之產(chǎn)生各種各樣的風(fēng)險。

集中采購全過程包括計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽約、驗收、付款等環(huán)節(jié)，根據(jù)集團(tuán)內(nèi)部職能分工，財務(wù)管控的重點在于計劃、審批、簽約、驗收、付款、保管環(huán)節(jié)。

一、目前集團(tuán)集中采購的現(xiàn)狀及存在的風(fēng)險

作為一家主營商務(wù)會館業(yè)務(wù)、兼營星級酒分公司管理的集團(tuán)企業(yè)，由于分分公司越開越多，宏昆集團(tuán)在2012年成立了集中采購中心，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)各分分公司的物資采購業(yè)務(wù)，以期通過集中采購，達(dá)到控制采購成本、降低采購費用、提高采購效率的目的。但由于相關(guān)流程制度不完善、管理人員水平有限等原因，并未達(dá)到集中采購的預(yù)期目標(biāo)。下面就其采購現(xiàn)狀及其所帶來的風(fēng)險進(jìn)行分析。

1.采購計劃風(fēng)險

目前各分公司采購計劃分為周及月度、年度采購計劃。

年度采購計劃是根據(jù)年度物品需求預(yù)算（全面預(yù)算的一部分）進(jìn)行編制，由于市場供需關(guān)系變化不定，不能全面預(yù)測，導(dǎo)致該采購計劃不準(zhǔn)確；周及月度采購計劃由各分公司庫房主管負(fù)責(zé)上報，由于其非實際使用部門，且人員水平參次不齊，導(dǎo)致月度采購計劃不準(zhǔn)確。由于采購計劃不準(zhǔn)確及經(jīng)營環(huán)境瞬息萬變，大量零星采購及加急采購計劃應(yīng)運而生，導(dǎo)致集中采購無法充分發(fā)揮量的優(yōu)勢，進(jìn)而無法取得價格優(yōu)勢。

由于采購計劃不準(zhǔn)確，往往導(dǎo)致兩種極端情況發(fā)生：一是存貨積壓，大量占用資金及管理成本；二是物資短缺，不能滿足日常經(jīng)營活動需要，影響服務(wù)品質(zhì)。

目前集團(tuán)內(nèi)各分公司采購申請，尤其是零星或加急采購申請，一般不通過財務(wù)部門審核，而直接由使用部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽批后直接下達(dá)采購部門，這樣會出現(xiàn)實際有庫存而重復(fù)采購的現(xiàn)象發(fā)生，導(dǎo)致資源浪費。

2.合同風(fēng)險

集團(tuán)采購部在與供應(yīng)商進(jìn)行合同簽訂時，合同條款草擬不規(guī)范、不統(tǒng)一、缺乏風(fēng)險及自我保護(hù)意識，對于重要的涉及結(jié)算及驗收條款不加重視，容易發(fā)生合同欺詐風(fēng)險。

3.驗收風(fēng)險

目前集團(tuán)各公司在對到貨物資進(jìn)行驗收時，主要是由庫房人員進(jìn)行，缺少使用部門及采購部門的驗收，且缺乏監(jiān)督檢查機制。容易導(dǎo)致將不合格物資驗收入庫，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

為解決上述問題，集團(tuán)建立了庫房收驗貨獎勵機制：以退貨物資進(jìn)價的10%給予退貨提成。此機制的提出，目的是好的，但在實際操作中，由于未制訂合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木唧w操作辦法，導(dǎo)致個別庫管人員鉆空子，為了多拿提成而填寫虛假退貨報告。

4.支付風(fēng)險

雖然集團(tuán)實現(xiàn)了物資的集中采購，但貨款支付仍采取各公司自行支付的方式，由于集團(tuán)資金是集中化管理，每月結(jié)賬期由各公司上報資金使用計劃，但由于資金使用計劃編制不準(zhǔn)確，經(jīng)常出現(xiàn)資金短缺，導(dǎo)致逾期支付貨款，影響企業(yè)聲譽及信用等級。

各公司財務(wù)部在進(jìn)行貨款支付時，主要以發(fā)票及入庫單為付款依據(jù)，未征得使用部門認(rèn)可，未了解物資實際使用效果，導(dǎo)致款項盲目支付而后續(xù)服務(wù)及不合格物資的退換貨問題無法順利解決。

5.保管風(fēng)險

集中采購物資到位后，存放在統(tǒng)一的庫房內(nèi)，由于庫管人員專業(yè)水平不夠，存放條件不符合要求，導(dǎo)致一些存貨變質(zhì)；庫管人員責(zé)任心不夠，不能及時關(guān)注物品保質(zhì)期，導(dǎo)致存貨過期無法正常使用。

一方面，對于零流動或移動慢的物資，未給予關(guān)注及處理，造成物資積壓、資金沉淀。另一方面，過度追求“零庫存”，而忽略了采購周期，導(dǎo)致存貨短缺、斷貨，嚴(yán)重影響正常經(jīng)營活動。

6.供應(yīng)商風(fēng)險

目前集團(tuán)采購部在選擇供應(yīng)商方面，以價格低為主要依據(jù)，而忽略了質(zhì)量、售后服務(wù)及供貨時間、誠信、履約能力等其他因素，未能綜合考核供應(yīng)商，帶來供應(yīng)商選擇風(fēng)險。

二、應(yīng)對集中采購風(fēng)險的財務(wù)管控措施及建議

簽于集團(tuán)目前集中采購存在的上述問題，財務(wù)部門從本職工作出發(fā)，在關(guān)鍵控制點上提出以下幾點管控措施及建議：

1.采購計劃風(fēng)險財務(wù)管控

首先，建議將物資采購業(yè)務(wù)劃分為集中采購、零星采購（或加急采購），而不是現(xiàn)在的“一把抓式”的全部納入集中采購范疇；對于采購量大、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求穩(wěn)定的物資，采取集中采購方式，充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本，提高采購效率；對于一些標(biāo)準(zhǔn)化程度低、用量少、突發(fā)性的物資采購需求，發(fā)揮公司自行采購的靈動性，既可以提高采購效率、又可以滿足部門特殊使用要求；

其次，由熟悉業(yè)務(wù)狀況及顧客需求的使用部門提出采購申請，由財務(wù)部門根據(jù)庫存現(xiàn)狀修正采購數(shù)量、上報采購計劃，從而確保采購量既滿足經(jīng)營需要，又不會造成過度采購或重復(fù)采購。

2.合同風(fēng)險財務(wù)管控

在簽訂合同過程中，做到以下幾點，即可將合同風(fēng)險降至盡可能低的水平：

（1）制訂合同模板，盡量以我方提供合同模板簽約。

（2）規(guī)范合同模板內(nèi)容，重點完善以下條款：付款方式、質(zhì)保金、發(fā)票開據(jù)、退換貨規(guī)定、驗收標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點、運費承擔(dān)、糾紛解決等，維護(hù)公司利益。

（3）合同審批增加財務(wù)部門、法務(wù)部門審核環(huán)節(jié)，雙重保險，降低簽約風(fēng)險。

3.驗收風(fēng)險財務(wù)管控

由于到貨物資驗收工作主要由庫管人員完成，而庫房隸屬財務(wù)部，且此環(huán)節(jié)非常重要，管控措施包括：

（1）匯同各相關(guān)部門針對不同物資制訂明確詳細(xì)的驗收標(biāo)準(zhǔn)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行崗位監(jiān)督機制，收貨時至少要有庫管員、使用部門人員、采購員同時到場進(jìn)行收驗貨。

（3）規(guī)范退貨提成制度，在退貨報告上嚴(yán)格要求以上三類崗位人員及供應(yīng)商簽字確認(rèn)，方可作為退貨依據(jù)，杜絕虛假退貨。

（4）庫管員及采購員定期輪崗，避免關(guān)系密切導(dǎo)致舞弊發(fā)生。

4.支付風(fēng)險財務(wù)管控

一是，采購付款依據(jù)由以前的發(fā)票、入庫單，改為發(fā)票、入庫單、部門意見書，只有使用部門對產(chǎn)品滿意，方可進(jìn)行款項結(jié)算，為之后可能發(fā)生的質(zhì)量糾紛的解決，提供便利。

二是，對于集中采購貨款的支付，統(tǒng)一由集團(tuán)財務(wù)中心進(jìn)行結(jié)算，既減少了資金調(diào)撥成本又減少了財務(wù)工作量，有利于資金集中管理，充分發(fā)揮資金價值及使用效率。

5.保管風(fēng)險財務(wù)管控

庫房作為物資保管部門，對于物資安全責(zé)任重大，要做到以下幾點：

（1）合理制訂各項物資的安全庫存，確保不斷貨；安全庫存的確定為：

安全庫存量=每天的使用量×到貨時間周期

（2）對于一年以上無動態(tài)或移動慢的物資，定期在集團(tuán)內(nèi)各公司進(jìn)行公告，使各公司、各部門靈活安排調(diào)撥使用，降低存貨積壓，盤活資產(chǎn)。

（3）對于不同類型的存貨，依據(jù)儲存要求，進(jìn)行分類儲存，杜絕人為毀損、變質(zhì)風(fēng)險。

（4）加強對庫管人員消防安全培訓(xùn)，能夠應(yīng)對突發(fā)事件，保護(hù)財產(chǎn)安全。

6.供應(yīng)商風(fēng)險財務(wù)管控

供應(yīng)商管理，作為集中采購風(fēng)險管控重中之重，意義非常重大，建議從幾下幾方面管控：

（1）建立物資使用反饋機制，由使用部門、采購部門、財務(wù)部門、審計監(jiān)督部門定期召開協(xié)調(diào)溝通會，反饋、總結(jié)物資到貨、質(zhì)量等問題，制訂處理措施。

（2）建立供應(yīng)商信息庫，依據(jù)日常合作反饋的問題，建立“合格供應(yīng)商信息庫”、“不合格供應(yīng)商信息庫”，對于“合格供應(yīng)商”進(jìn)行評級，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂長期購銷合同，建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；對于“不合格供應(yīng)商”，可采取暫停合作或終止合作的方式，為企業(yè)規(guī)避供應(yīng)商風(fēng)險。

7.建立健全信息化系統(tǒng)

信息化系統(tǒng)的內(nèi)容包括：

（1）建立采購平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃上報、審批、供應(yīng)商發(fā)貨、物品驗收、支付審批、質(zhì)量評價等功能為一體的信息化系統(tǒng)。

（2）建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同草擬、審核、審批、合同進(jìn)度款支付、合同變更、解除等于一體的信息化系統(tǒng)。

（3）充分利用財務(wù)軟件供應(yīng)鏈模塊功能，與采購平臺對接，實現(xiàn)安全庫存警戒、自動編制常備庫存采購計劃、實現(xiàn)系統(tǒng)化操作，減少手工勞動，提高工作效率；建立信息化系統(tǒng)，集團(tuán)總部及各級管理部門，通過信息系統(tǒng)可以了解和掌握權(quán)限范圍內(nèi)的全部會計信息和業(yè)務(wù)信息，對本公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動實施及時、有效的動態(tài)管理和全過程控制。通過各系統(tǒng)之前的無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及電子單據(jù)的快速流轉(zhuǎn)，既使各相關(guān)部門能夠及時了解采購進(jìn)度、付款進(jìn)度、庫存情況；又可以提高各部門協(xié)作能力，提高工作效率，降低采購費用；并且可以通過系統(tǒng)化管理，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行積累，建立一套本單位的采購數(shù)據(jù)庫，有利于今后的集中采購決策。

參考文獻(xiàn)：

[1]車玉梅.集中采購策略在成本控制上的成功應(yīng)用.中國煤炭，2008年第8期.

[2]鄭洪濤，張穎.集團(tuán)公司財務(wù)風(fēng)險防范及控制.財務(wù)與會計，2014年第4期.

[3]王素榮.集團(tuán)公司財務(wù)風(fēng)險防范及控制.中央財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2004年第10期.