呂明明

沈陽(yáng)市浩源水務(wù)工程監(jiān)理有限公司

綜合辦公室監(jiān)督職能作用的發(fā)揮

呂明明

沈陽(yáng)市浩源水務(wù)工程監(jiān)理有限公司

辦公室作為一個(gè)普通的辦公場(chǎng)所，主要是由辦公設(shè)備和辦公人員組成的辦公環(huán)境。其主要功能是處理辦公事務(wù)或提供辦公服務(wù)。可重點(diǎn)突出行業(yè)特點(diǎn)和行業(yè)職能。辦公室也是一種機(jī)構(gòu)，通常是政府部門(mén)對(duì)外服務(wù)的窗口。所以，辦公室在企業(yè)乃至社會(huì)中都起到了重要的作用。辦公室監(jiān)督職能的體現(xiàn)也是維系辦公室長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑。我們對(duì)辦公室監(jiān)督職能作用的發(fā)揮進(jìn)行以下研究和探討。

辦公室；監(jiān)督職能；督辦查辦

一、辦公室監(jiān)督職能的內(nèi)涵

辦公室的監(jiān)督職能是保證辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)工作的重要手段。企業(yè)或單位對(duì)辦公室的日常辦公工作以及辦公內(nèi)部環(huán)境全方位的進(jìn)行監(jiān)管，有利于辦公質(zhì)量以及辦公環(huán)境的改善。監(jiān)督職能在對(duì)辦公室的管理中起到重要的作用。企業(yè)和單位要制定出一整套辦公室監(jiān)督的方針策略，并對(duì)辦公室內(nèi)部進(jìn)行系統(tǒng)的貫徹。其中包括對(duì)公共區(qū)域、辦公桌面以及辦公室語(yǔ)言及行為規(guī)范的監(jiān)督。從多方面對(duì)辦公室進(jìn)行監(jiān)督，強(qiáng)化建設(shè)良好的辦公環(huán)境，有利于樹(shù)立健康的企業(yè)和單位形象。也能夠在各個(gè)辦公室的工作中發(fā)揮相互協(xié)調(diào)的作用。

二、辦公室肩負(fù)的重任

辦公室作為企業(yè)和單位的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，同樣也是企業(yè)和單位進(jìn)行決策商議、工作討論、提供創(chuàng)意的重要部門(mén)，辦公室的辦公效率以及辦公質(zhì)量對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。對(duì)辦公室內(nèi)部工作的監(jiān)督也是促進(jìn)企業(yè)單位進(jìn)步的必要環(huán)節(jié)。由于辦公室也是對(duì)外服務(wù)的窗口，會(huì)接到群眾和顧客的來(lái)訪和咨詢(xún)，要求辦公人員引導(dǎo)來(lái)訪者到制定的辦公區(qū)域進(jìn)行訪談或咨詢(xún)。辦公室作為一個(gè)承上啟下的工作部門(mén)，是銜接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與顧客群眾之間的紐帶。這就要求辦公室在處理顧客投訴和群眾糾紛等時(shí)事件當(dāng)中，緩和矛盾，尋找問(wèn)題的根源，及時(shí)有效的處理問(wèn)題，給予顧客和群眾滿(mǎn)意的答復(fù)，減少給企業(yè)單位帶來(lái)不必要的損失。企業(yè)和單位要對(duì)辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)辦公室在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行指導(dǎo)和調(diào)節(jié)。

三、落實(shí)決策領(lǐng)導(dǎo)需要強(qiáng)化督辦查辦工作

在一個(gè)企業(yè)單位團(tuán)體中，要將制定的方針政策有效的落實(shí)，就要在各個(gè)辦公室部門(mén)內(nèi)開(kāi)展督促檢查的工作。領(lǐng)導(dǎo)者需要有自己的管理理念，并且有計(jì)劃的將政策對(duì)辦公室進(jìn)行細(xì)致的傳達(dá)和滲透。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)辦公室的監(jiān)督力度，認(rèn)識(shí)到辦公室監(jiān)督職能的重要作用。將對(duì)辦公室的監(jiān)督工作落實(shí)到實(shí)處，嚴(yán)厲遏制辦公室內(nèi)不良的辦公習(xí)慣。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的督辦查辦部門(mén)，定期對(duì)各辦公室的工作情況以及辦公室內(nèi)的工作環(huán)境和氛圍進(jìn)行檢查，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的辦公室，根據(jù)制定的辦公室監(jiān)督管理細(xì)則給予不同程度的批評(píng)或處分。要實(shí)施辦公室責(zé)任制，提倡辦公室內(nèi)部的團(tuán)結(jié)統(tǒng)一。各個(gè)部門(mén)的辦公室之間也要相互監(jiān)督，力爭(zhēng)做到自覺(jué)維護(hù)辦公環(huán)境，創(chuàng)造積極向上的辦公氛圍。

四、督辦查辦中存在的問(wèn)題

1、督辦查辦工作力度的不到位。督辦查辦部門(mén)對(duì)辦公室的監(jiān)督過(guò)于放松，對(duì)不良的辦公風(fēng)氣發(fā)現(xiàn)不及時(shí)或是發(fā)現(xiàn)后沒(méi)有按照規(guī)章制度做出處理辦法，都會(huì)導(dǎo)致辦公室監(jiān)督職能的失效。

2、督辦查辦工作透明度不夠,缺少群眾性。辦公室督辦查辦工作的進(jìn)行，不僅要靠企業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)督，還要考群眾以及社會(huì)的共同監(jiān)督，有效的實(shí)現(xiàn)辦公室監(jiān)督的透明性。通過(guò)企業(yè)單位外部的監(jiān)督，也能夠增加社會(huì)對(duì)企業(yè)單位的信任度，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

3、督辦查辦工作存在官僚主義,帶有片面性。督辦查辦部門(mén)的監(jiān)督工作要有嚴(yán)格的監(jiān)督規(guī)范，在監(jiān)督的過(guò)程中確保監(jiān)督信息的可靠性、全面性和真實(shí)性。當(dāng)辦公室違反監(jiān)督制度時(shí)，督辦查辦部們要對(duì)事件進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查和研究，嚴(yán)禁亂批判、盲目定論等惡性事件發(fā)生。影響辦公室監(jiān)督職能的發(fā)揮。

4、督辦查辦工作不及時(shí),失去時(shí)效性。對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題處理不及時(shí)，造成后續(xù)工作沒(méi)有辦法正常的開(kāi)展，延誤了最佳的調(diào)查時(shí)間，失去了督辦查辦的時(shí)效性和真正意義。

5、督辦查辦人員素質(zhì)偏低,不能充分發(fā)揮參謀作用。很多問(wèn)題由于督辦查辦人員的素質(zhì)較低，不能根據(jù)監(jiān)督辦法進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)和處理；在督辦查辦過(guò)程中手段強(qiáng)硬、態(tài)度粗暴都會(huì)導(dǎo)致監(jiān)督職能的缺失。還存在著部分督查人員惰性強(qiáng)，缺乏權(quán)威性，這些都是影響辦公室監(jiān)督職能作用發(fā)揮的重要因素。

五、提高辦公室督辦工作質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

1、提高辦公室和督查工作的權(quán)威性。一是各級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)要把督辦查辦工作擺上應(yīng)有的位置；二是督辦查辦工作人員要具備良好的素質(zhì)并能夠卓有成效地開(kāi)展工作。從領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō),要高度重視這項(xiàng)工作,真正把督辦查辦機(jī)構(gòu)及其工作人員作為信得過(guò)、靠得住、離不開(kāi)的助手,賦予他們以必要的職權(quán)。

2、培養(yǎng)一批素質(zhì)較高的督辦查辦工作隊(duì)伍。督查人員的素質(zhì)決定了督辦查辦的監(jiān)督效果。對(duì)于不能恪盡職守、盡職盡責(zé)的督查人員，要做出相應(yīng)的調(diào)整措施。督察人員應(yīng)具有的素質(zhì)，我們做一下簡(jiǎn)單的總結(jié)：首先，擁有實(shí)事求是的工作作風(fēng)。保證反映問(wèn)題的真實(shí)性和客觀性，力求證據(jù)和理由充分。其次，對(duì)待事件的分析能力和處理能力。不為外界的干擾所動(dòng)。能夠進(jìn)行獨(dú)立的、準(zhǔn)確的思考。最后，要具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。對(duì)材料進(jìn)行綜合的理解和概括，能夠看到事情的本質(zhì)并善于總結(jié)規(guī)律。

3、適應(yīng)改革需要,不斷改進(jìn)工作方法。沒(méi)有科學(xué)的工作方法,任何任務(wù)的完成都不可能取得最佳效果。方法對(duì)頭,事半功倍；方法不當(dāng),事與愿違。督辦檢查工作也不例外,必須講究工作方法。一是對(duì)不同的任務(wù)采取不同的方法,即要根據(jù)督辦查內(nèi)容、對(duì)象和要求確定相應(yīng)的方法。一般性的工作事項(xiàng),應(yīng)采取正常催辦的方法；中心工作,應(yīng)采取定期督辦的方法；涉及到幾個(gè)單位、特別是意見(jiàn)分歧或扯皮事項(xiàng),應(yīng)采取協(xié)辦的方法,重大的疑難事項(xiàng),應(yīng)采取督辦與調(diào)研相結(jié)合的方法；連續(xù)性事項(xiàng),應(yīng)采取跟蹤檢查的方法；重大或緊急的事項(xiàng),可組織聯(lián)合檢查或集中查辦的方法,等等。不管采用什么方法,關(guān)鍵是重實(shí)際,看成效。二要突出工作重點(diǎn),督辦工作內(nèi)容繁雜,要使工作有成效、有起色,必須抓住重點(diǎn),要圍繞本行重要工作部署和中心任務(wù),以及群眾反映最強(qiáng)烈的重大間題,加強(qiáng)督辦查辦工作,克服一般化的工作作風(fēng),不斷提高辦事效率和質(zhì)量。

[1]鄒紅.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國(guó)外資，2013（9）

[2]王琳.新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013（12）