王英豪　張力丹

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基于社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)探究石油公司檔案管理新思路

王英豪張力丹

摘要：隨著現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在公司的檔案管理中被廣泛應(yīng)用，提高了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程和工作效率。石油公司的檔案記錄了本公司發(fā)展的一切社會(huì)化活動(dòng)，見(jiàn)證了企業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。通過(guò)對(duì)石油公司檔案管理現(xiàn)狀的分析，為新形勢(shì)下石油公司檔案管理提供新的發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；石油公司；檔案管理；思路

一、 新形勢(shì)下石油公司檔案管理的現(xiàn)狀

(一)缺少對(duì)檔案管理的重視程度

在石油企業(yè)的日程管理中，企業(yè)的管理層對(duì)檔案管理的重視程度不夠，在實(shí)際的管理工作中重視企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)放到管理的中心位置，盲目認(rèn)為檔案管理和公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)沒(méi)有太大的關(guān)系，因此在公司進(jìn)行重大的決策時(shí)，往往忽視檔案管理人員的參與。這樣就造成了公司的檔案管理人員的對(duì)公司的發(fā)展?fàn)顩r和重要的決策不清楚，長(zhǎng)此以往會(huì)造成檔案管理人員在檔案管理人員在管理工作中缺少積極性，管理檔案不認(rèn)真，容易出現(xiàn)檔案管理的錯(cuò)誤，對(duì)公司的發(fā)展造成一定的影響。

(二) 檔案管理脫離公司的發(fā)展現(xiàn)狀

在公司中大多數(shù)檔案的保存都以紙質(zhì)的形式，但是紙質(zhì)在條件較差的情況下容易發(fā)生損壞，造成檔案中重要資料字跡不清晰，在查找檔案時(shí)帶來(lái)一定的困擾。隨著現(xiàn)代化信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)公司的發(fā)展需要。在石油企業(yè)的檔案管理中與公司的發(fā)展現(xiàn)狀相脫離，檔案管理不結(jié)合公司的發(fā)展實(shí)際情況和現(xiàn)階段的管理任務(wù)進(jìn)行管理，因此不利于公司的可持續(xù)發(fā)展。

(三) 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

石油公司的檔案管理工作內(nèi)容十分的復(fù)雜，且涉及的內(nèi)容比較全面，范圍比較廣泛，因此對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)技能也有一定的要求。優(yōu)秀的檔案管理人員不僅需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，還要掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息技術(shù)，在檔案管理中有館藏和檔案編目的能力，熟知公司的政策和發(fā)展目標(biāo)，熟知當(dāng)合國(guó)家的方針政策，具有信息服務(wù)和業(yè)務(wù)能力，能夠準(zhǔn)確及時(shí)的獲取時(shí)代發(fā)展和公司發(fā)展中的重大決策等。但在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，石油公司檔案管理人員缺少檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，缺少業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識(shí)，不能有效地利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為檔案管理服務(wù)。

二、 社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下石油公司檔案管理新思路

(一) 提高檔案管理的重視程度

石油公司的管理層要提高檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理的觀(guān)念，在檔案管理中要與時(shí)代和公司的發(fā)展相同步，將公司的檔案管理作為公司日常管理的一個(gè)重要的組成部分，發(fā)揮檔案管理在公司發(fā)展的中的引領(lǐng)作用。要以檔案管理為支撐促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，提高公司員工參與檔案管理的意識(shí)和的主動(dòng)性。領(lǐng)導(dǎo)階層要注重檔案管理工作，對(duì)公司發(fā)展中的重要信息的保存加以重視，從而為公司的發(fā)展提供保障。加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的教育和宣傳，發(fā)揮員工在檔案管理中的積極性和重要作用。

(二) 建立良好的運(yùn)行和管理機(jī)制

石油公司在發(fā)展的過(guò)程中要為檔案管理建立良好的運(yùn)行和管理機(jī)制，為檔案管理提供制度保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)公司發(fā)展的引領(lǐng)作用和價(jià)值。首先在檔案管理工作中建立良好的信息系統(tǒng)，確保檔案管理的信息化運(yùn)行，為檔案管理工作提供順暢的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，提高部門(mén)在檔案查詢(xún)和利用時(shí)的工作效率，實(shí)現(xiàn)資源在公司發(fā)展中的共享。其次，為檔案管理工作建立良好的運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)公司部門(mén)之間的相互配合，確保檔案的安全高效運(yùn)行，在檔案信息化管理的過(guò)程中為確保檔案信息的安全性，可以建立防火墻系統(tǒng)，更好的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，提高檔案管理的效率。

(三) 建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

要想提高石油公司檔案管理工作的效率，就必須面對(duì)新的社會(huì)形勢(shì)將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中。石油公司要不斷地為檔案管理工作建設(shè)信息支持系統(tǒng)，借助公司的局域網(wǎng)系統(tǒng)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系，利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等提高檔案的查詢(xún)和利用效率。加大信息化系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案管理配備打印機(jī)、照相機(jī)等，全面健全檔案管理工作中的硬件設(shè)施，促進(jìn)檔案管理有序順利展開(kāi)。此外還要配合硬件設(shè)施引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平和管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源在公司內(nèi)的有效共享。

(四) 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理是一門(mén)綜合性的工作，涉及的門(mén)類(lèi)比較廣泛，需要管理人員的具備較強(qiáng)的管理技能。因此石油公司的檔案管理人員要不斷地提高自身的專(zhuān)業(yè)管理技能，提高自身的綜合素質(zhì)。首先，要重視檔案管理人員的管理工作，對(duì)于公司的重大發(fā)展規(guī)劃和決策要提高檔案管理人員的參與度，以便檔案管理人員準(zhǔn)確及時(shí)的獲得企業(yè)發(fā)展的資源和信息從而準(zhǔn)確的保存和記錄。其次，要不斷的提高檔案管理人員的自學(xué)能力，加強(qiáng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷地完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和體系，從而不斷地順應(yīng)公司和時(shí)代的發(fā)展要求。另外公司要加強(qiáng)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，不斷地應(yīng)用自身的管理技能，完善檔案管理的信息化過(guò)程。

總結(jié)

石油公司的檔案涉及公司的發(fā)展經(jīng)營(yíng)狀況、重要決策和人事等方面的重要信息，是公司發(fā)展過(guò)程的集中體現(xiàn)，因此石油公司要重視檔案管理，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高檔案管理的效率，從而為石油公司的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。(作者單位：中石油山東輸油有限公司)

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