王朝麗
摘 要:本文以企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討為題目展開相關(guān)討論。首先對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的理念進(jìn)行介紹,主要從標(biāo)準(zhǔn)化管理在解決合同管理問題方面的價(jià)值及意義進(jìn)行了說明,著重闡述了它的可行性及其基礎(chǔ)。希望通過本文初步分析可能為探討企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化問題提供一些可供參考的信息。
關(guān)鍵詞:企業(yè);合同管理;標(biāo)準(zhǔn)化
伴隨契約精神的發(fā)展及漫延,各種商業(yè)活動(dòng)及私人間的來利益交往都需要通過一份合同來進(jìn)行界定,以確保雙方在某些問題上的權(quán)利、義務(wù)與所需承擔(dān)的責(zé)任。由于合同法的存在不容受到蔑視,自然需要嚴(yán)格執(zhí)行。但是標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法在該方面還有待完善與探討,加之電子商務(wù)的發(fā)展、物流體系的龐大,必然會(huì)出現(xiàn)各種糾紛,因此,應(yīng)該探討企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。
一、企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化的價(jià)值及意義
1、作為解決合同管理中的問題的方法。首先,企業(yè)在合同簽訂把關(guān)不嚴(yán)的情況下,法律專家及相關(guān)的管理部門雖然有其專業(yè)特長(zhǎng),但當(dāng)出現(xiàn)合同中未進(jìn)行明確、具體的權(quán)限、責(zé)任的情況下,其作用無法得到充分發(fā)揮,也不會(huì)對(duì)企業(yè)的利益加以保障,尤其是在談判與簽訂時(shí),授權(quán)問題、相關(guān)負(fù)責(zé)部門及人員的問題等。其次,當(dāng)合同管理中的審核程序存在漏洞并不能及時(shí)有效進(jìn)行審核時(shí),經(jīng)辦人員、管理部門便不能很好的去按照相應(yīng)的固定程序加以工作,不但會(huì)引發(fā)混亂局面,也會(huì)使辦事效率明顯下降,由于無序更人帶來履行中的困難。第三,在條款的簽訂中,法律顧問的缺失、專業(yè)人員的不在場(chǎng)等都可能會(huì)因簽訂中的各種內(nèi)容存在模糊、表述不清、質(zhì)量不過關(guān)、時(shí)間、地點(diǎn)等與可能的實(shí)際操作不符等,因此可能會(huì)產(chǎn)生無效合同。
為了解決上述這些問題,合同管理標(biāo)準(zhǔn)化,可以有鏟的使其談判、審核、簽約、履行等各環(huán)節(jié)受到相關(guān)部門的對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)、形成有效的管理方式,對(duì)條款要求等也會(huì)有一定的限制與控制。如果在形成的標(biāo)準(zhǔn)形式上,可以進(jìn)行規(guī)定,形成標(biāo)準(zhǔn)的程序、可落實(shí)的職責(zé)進(jìn)行合同管理,那么從談判到最后的履行就會(huì)避免這些問題的發(fā)生,也會(huì)使整個(gè)程序有條不紊,從而達(dá)到法律規(guī)定上的義務(wù)與責(zé)任體現(xiàn)。
2、使企業(yè)發(fā)展更符合國(guó)際慣例。國(guó)際貿(mào)易中,有一個(gè)ISO9000系列的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量體系認(rèn)證,其主要功能是為產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行證明,為簽訂合同打基礎(chǔ),設(shè)前提。由于我國(guó)綜合國(guó)力的提升,對(duì)外貿(mào)易額的不斷增加,各大企業(yè)“走出去”的勢(shì)頭等,也影響了國(guó)內(nèi)的諸多企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因而在國(guó)內(nèi)貿(mào)易中也以其模式,各生產(chǎn)廠家或服務(wù)方都在努力對(duì)各自的產(chǎn)品與服務(wù)進(jìn)行著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的要求與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。這一認(rèn)證體系中的“合同評(píng)審控制程序”可以有效的通過評(píng)審環(huán)節(jié)對(duì)履約條件進(jìn)行評(píng)估,并做出最后的鑒定結(jié)果。從另一個(gè)方面看,這一標(biāo)準(zhǔn)的審核可以有效的在符合國(guó)際要求的情況下,使我國(guó)更多的企業(yè)與世界貿(mào)易接軌,也有利于規(guī)則的建立,更可有利的推動(dòng)我國(guó)企業(yè)走向世界,更好的參與到國(guó)際貿(mào)易之中。
3、有利于企業(yè)更好的擴(kuò)展貿(mào)易及電子商務(wù)。由于上世紀(jì)八九十年代計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突破與迅猛發(fā)展,為本世紀(jì)的社會(huì)及生活方式帶來了前所未有的沖擊與改變,也使人們的生活變得更為輕松,更加容易。尤其是在貿(mào)易中所形成的“電子商務(wù)”、“網(wǎng)絡(luò)買賣”等形式,不但有效的改變了傳統(tǒng)的交易方式,也使成交的頻率大大增加,效率在大提高。因此,標(biāo)準(zhǔn)化是必然的趨勢(shì),同時(shí),由于現(xiàn)代管理思維的標(biāo)準(zhǔn)化程序設(shè)置或前提的存在,也要求,這種貿(mào)易模式有一種更為標(biāo)準(zhǔn)的程序來進(jìn)行管理與促進(jìn),尤其是在合同管理工作方面,對(duì)于合同文本的固定性要求更高,對(duì)于主營(yíng)業(yè)務(wù)需求更大,對(duì)于經(jīng)驗(yàn)性的組織依靠程序更高,對(duì)于防范欺詐的需求也非常高。因此,在面臨大量的客戶或者合作者時(shí),合同就成了一個(gè)合作時(shí)的憑證及具體事宜安排的詳細(xì)說明,而且由于管理的標(biāo)準(zhǔn)化易于操作,更容易實(shí)現(xiàn),節(jié)省了時(shí)間,增加了效率,為企業(yè)發(fā)展帶來了更大利益。
二、企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討
1、指導(dǎo)思想與科學(xué)方法相結(jié)合。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,合作是共贏的基礎(chǔ),而這一切首先是各自的資格及在合作中需要進(jìn)行具體限制,合同是其協(xié)商一致,保障合作得以實(shí)現(xiàn)的書面體現(xiàn),也是具有法律效力的重要憑證,違反時(shí)需要進(jìn)行一定的責(zé)任承擔(dān)。從目前來看,其已經(jīng)認(rèn)識(shí)并開始實(shí)踐“維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益與為顧客滿意服務(wù)相結(jié)合”的思想。尤其是在制定標(biāo)準(zhǔn)及推行方面,大多是建立在共識(shí)、協(xié)商、互利。
另一方面,合同管理的科學(xué)化,也即是標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立與可行性的測(cè)定。首先,需要企業(yè)在內(nèi)部形成標(biāo)準(zhǔn)職能部門,并按照權(quán)責(zé)分明的原則安排專業(yè)的人員進(jìn)行執(zhí)行,從起草、條款形成、使用及最后完滿實(shí)現(xiàn),需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序與相應(yīng)的制度規(guī)定進(jìn)行優(yōu)化要約選擇,也需要使雙方的協(xié)商一致的特征得到突顯。因此,需要進(jìn)行指導(dǎo)思想與具體的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)管理措施一致性的體現(xiàn)。
2、不同企業(yè)在不同的發(fā)展階段應(yīng)采取不同方法。比如,對(duì)于發(fā)展較好的企業(yè),其合作者較多,而且在信譽(yù)方面有保證,主要是依賴于在合同建立之初及建立之后的按部就班的完成較好。而對(duì)于那些發(fā)展較為緩慢,或還停留于初級(jí)領(lǐng)域的企業(yè),需要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的引導(dǎo)與支持,使其按部就班,從而以循序漸進(jìn)之力去達(dá)到或上升至標(biāo)準(zhǔn)化。如第一步是學(xué)習(xí)這一標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識(shí),對(duì)自身的企業(yè)合同管理中的問題及優(yōu)勢(shì)加以對(duì)比分析,以標(biāo)準(zhǔn)化的思路去思考企業(yè)在制定工作目標(biāo)時(shí)的問題;第二步是把合同管理的相關(guān)規(guī)章制度建立起來,在執(zhí)行中使其為標(biāo)準(zhǔn)化打基礎(chǔ);第三步,即可在企業(yè)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的前階段基礎(chǔ)適應(yīng)后,進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的具體實(shí)施。這樣有利于企業(yè)穩(wěn)步向前,使合同管理逐步適應(yīng)發(fā)展的相應(yīng)需求。
3、利用有利條件,積極推進(jìn)其發(fā)展。首先,是《合同法》的發(fā)展與變化,具體是其漸趨成熟與完善,已經(jīng)有法可依;其次,合同管理在程序方面的一致性,也即是其在合同管理方法方面、程序方面的穩(wěn)定性、規(guī)范性的確立及相關(guān)的制約;第三,企業(yè)合同類型的劃分及其集中有效管理的實(shí)現(xiàn)。
4、運(yùn)行程序的安排.首先,應(yīng)該使其簽訂流程科學(xué)為化,即有序、清晰、層次分明、各項(xiàng)條款及內(nèi)容明確無誤,需設(shè)定專業(yè)工程師對(duì)其進(jìn)行主導(dǎo);第二,合同檔案管理方面需設(shè)立專門的部門進(jìn)行管理,并使其常態(tài)化,流程化,應(yīng)該在收集、管理、保管等各方面,對(duì)資料進(jìn)行專人的整理。尤其是在合同檔案管理方面,應(yīng)該形成一個(gè)較為完整的管理體系,使其與公司或企業(yè)的其也檔案管理工作結(jié)合起來。第三,利用各崗位的具體設(shè)置進(jìn)行互控,也即是說,使整體與局部的關(guān)系得到正確的處理的關(guān)聯(lián),讓各崗位在分工中做好具體的工作的同時(shí),也能夠更好的使普遍的整體得到各方面的聯(lián)連,使填報(bào)合同管理簽訂及履行表的過程中,使各崗位實(shí)現(xiàn)互動(dòng)與糾錯(cuò),并使最終的結(jié)果精確化。
結(jié)束語
總而言之,筆者認(rèn)為在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同時(shí),存在著簽約雙方的各自問題及利益,因而在內(nèi)容的不確定方面,必然會(huì)產(chǎn)生不同的標(biāo)準(zhǔn)界定,從而在具體的履行時(shí),也會(huì)造成不同的問題,而且存在著實(shí)際的困難。因此,應(yīng)該從兩個(gè)方面進(jìn)行切入,對(duì)管理層次標(biāo)準(zhǔn),對(duì)企業(yè)建立、推行完善的標(biāo)準(zhǔn)等都需要更高的要求,所以,應(yīng)該在認(rèn)知這些問題時(shí),在合同管理水平方面加以提升,從而推行更為有效實(shí)用的合同管理標(biāo)準(zhǔn)化。(作者單位:山西汾西礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司法律事務(wù)處)
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