朱花

摘 要：公路工程檔案管理工作是公路管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。是搞好基本建設(shè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。公路工程檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是記載公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料，是反映公路工程質(zhì)量和解決合同糾紛的必要依據(jù)。接收和保管好工程檔案是功在當(dāng)代、惠及子孫的百年大計(jì)。工程檔案將是歷史長(zhǎng)河中的永恒記錄。

關(guān)鍵詞：公路工程；接收；保管；問(wèn)題；對(duì)策

公路工程檔案管理工作是公路管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。是搞好基本建設(shè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。公路工程檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是記載公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料，是反映公路工程質(zhì)量和解決合同糾紛的必要依據(jù)。接收和保管好工程檔案是功在當(dāng)代、惠及子孫的百年大計(jì)。工程檔案將是歷史長(zhǎng)河中的永恒記錄。

作為行業(yè)管理部門(mén)的啟東市公路管理站，深深認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作的重要意義和肩負(fù)的重大責(zé)任。隨著公路建設(shè)事業(yè)的持續(xù)高速發(fā)展，不斷產(chǎn)生大量的公路工程檔案。由于公路工程具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、投資大、項(xiàng)目多、工期長(zhǎng)，且參建單位多、資質(zhì)不齊等諸多特點(diǎn)，造成了公路檔案管理與公路建設(shè)發(fā)展極不相稱(chēng)的局面，這些現(xiàn)象給公路部門(mén)綜合檔案室在接收檔案和保管方面帶來(lái)了一系列困難?，F(xiàn)就工程檔案在接收和保管過(guò)程中存在的問(wèn)題和應(yīng)采取的對(duì)策談?wù)勛约旱目捶ǎ?/p>

一、移交的公路工程檔案嚴(yán)重不規(guī)范

由于公路建設(shè)單位普遍存在“重建設(shè)、輕管理”的現(xiàn)象，一些公路工程建設(shè)單位缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，并且對(duì)檔案管理人員缺乏專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一致，致使有些公路工程檔案資料殘缺不全、表格模糊不清、隨意涂寫(xiě)修改，給后續(xù)檔案查找工作帶來(lái)困難，需要公路接受單位重新返工修改。

二、基層公路管養(yǎng)單位檔案人員不適應(yīng)

工程檔案接受管理大多為兼職管理人員不固定，檔案人員流動(dòng)頻繁，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不到位，接收管理工作不銜接。

三、基層公路管養(yǎng)單位檔案室存放空間不夠用

隨著公路建設(shè)里程的不斷增加，工程檔案數(shù)量越來(lái)越多，但是目前檔案存放空間有限，不能滿(mǎn)足工程檔案的存放要求，供需矛盾較為突出。

因此，改變公路工程檔案移交管理與公路建設(shè)發(fā)展極不相稱(chēng)的局面，成為制約公路工程檔案規(guī)范化的重點(diǎn)，需要工程建設(shè)單位和基層公路管養(yǎng)部門(mén)的共同努力，建議從多方面加以改進(jìn)：

一、強(qiáng)化公路工程建設(shè)階段檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作

在檔案培訓(xùn)工作中遵循“突出重點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧”的原則，公路建設(shè)項(xiàng)目的培訓(xùn)工作超前部署，放在新開(kāi)工階段進(jìn)行，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位的項(xiàng)目經(jīng)理和檔案專(zhuān)（兼）職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案責(zé)任意識(shí)，明確工程項(xiàng)目檔案的分工職責(zé)。

二、嚴(yán)格公路工程檔案管理各環(huán)節(jié)的同步控制措施

公路檔案的質(zhì)量取決于原始檔案資料的真實(shí)性，必須從源頭抓起，從各環(huán)節(jié)控制。在簽訂公路工程建設(shè)合同（協(xié)議）時(shí)，業(yè)主單位應(yīng)明確參建各方的檔案責(zé)任；在工程計(jì)量支付時(shí)，嚴(yán)格運(yùn)用資金手段對(duì)檔案管理實(shí)行控制；同時(shí)， 業(yè)主單位應(yīng)抓住工程的重點(diǎn)部位和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)， 會(huì)同施工人員和監(jiān)理人員，深入項(xiàng)目部一線，超前督查指導(dǎo)檔案整理工作，為竣工檔案齊全準(zhǔn)確打下基礎(chǔ)。

三、強(qiáng)化基層公路管養(yǎng)部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員力量

選調(diào)責(zé)任心好、奉獻(xiàn)意識(shí)強(qiáng)大的工作人員充實(shí)檔案隊(duì)伍，進(jìn)一步加強(qiáng)專(zhuān)（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的政治和經(jīng)濟(jì)待遇，確保檔案員能干事、干成事。

四、要明確工程檔案該怎么管

在工程檔案管理方面主要涉及接收和保管兩個(gè)方面：在接收上，要突出三個(gè)方面工作。及時(shí)性，工程檔案的承接人員是第一責(zé)任人，承接單位的領(lǐng)導(dǎo)是主要責(zé)任人，承接單位應(yīng)該負(fù)起工程檔案接收后，“在第一時(shí)間內(nèi)，通知相關(guān)專(zhuān)業(yè)的驗(yàn)收人員、資料使用部門(mén)或單位以及具體負(fù)責(zé)檔案管理人員參加統(tǒng)一驗(yàn)收和接收”的義務(wù)；階段性，在一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，負(fù)責(zé)單位都要及時(shí)整理項(xiàng)目系統(tǒng)資料，由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公路管理部門(mén)綜合檔案室移交歸檔，在技術(shù)人員移交工程檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)該按規(guī)定辦理交接手續(xù)，并簽字歸檔備查；完整性，在因?yàn)檫\(yùn)輸原因造成工程檔案接收單位在接到資料時(shí)已經(jīng)破損、缺失，接收單位應(yīng)該以書(shū)面形式向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況并及時(shí)與工程檔案來(lái)源單位溝通、增補(bǔ)缺失部分，確保工程檔案的完整、齊全、無(wú)損和滿(mǎn)足正常使用的需要。在工程檔案的保管上，同樣也要突出做好三個(gè)方面的保證。安全性，要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)保密法》的規(guī)定，將工程檔案的原件統(tǒng)一由公路管理部門(mén)綜合檔案室保管并存放于安全保密的場(chǎng)所，做到防火、防盜、防毒、防蟲(chóng)、防潮等標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，具體負(fù)責(zé)人員應(yīng)該保證檔案室內(nèi)的清潔通風(fēng)；科學(xué)性，工程檔案的管理人員應(yīng)對(duì)接收來(lái)的工程檔案依據(jù)檔案類(lèi)型，進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和嚴(yán)格管理，編輯《檔案查閱目錄》，并做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和整理工作，做到檔案實(shí)體定位存放、妥善保管，方便利用，數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)更新；合法性，工程檔案是集團(tuán)的寶貴財(cái)富，任何單位和個(gè)人都無(wú)權(quán)占為己有。因此，在因工作需要，確需要保存本單位的工程檔案，可以由本單位提出申請(qǐng)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并報(bào)請(qǐng)單位主管理領(lǐng)導(dǎo)審批，履行相關(guān)手續(xù)后，方可留存資料復(fù)印件。留存工程檔案的單位主要領(lǐng)導(dǎo)是該檔案的保密工作的第一責(zé)任人，必須要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立完備的借閱查閱制度，保證該工程檔案在工程建設(shè)以及日后的生產(chǎn)、維護(hù)和檢修工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

最后還面臨一個(gè)突出的問(wèn)題，隨著工程建設(shè)的力度加大，一個(gè)個(gè)大大小小的工程全面啟動(dòng)，產(chǎn)生了大量的工程檔案。我們還應(yīng)大力加強(qiáng)與屬地檔案館的溝通合作。積極借助外力，把公路工程檔案移交存放至到屬地檔案館，從根本上解決基層公路管養(yǎng)單位檔案用房面積不足的問(wèn)題。