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        檔案工作信息化建設(shè)的思考

        2015-06-29 04:11:33范春媛
        卷宗 2015年6期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)

        范春媛

        摘 要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用,信息化已經(jīng)成為當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì),檔案工作信息化也成為一個(gè)重要的研究課題。本文首先闡述了檔案工作信息化建設(shè)的重要性和基本點(diǎn),然后分析了當(dāng)前檔案工作信息化建設(shè)過(guò)程中存在的資金、人才和配套軟件等問(wèn)題。最后在此基礎(chǔ)上,提出了加快我國(guó)檔案工作信息化建設(shè)的建議。

        關(guān)鍵詞:檔案;信息化;建設(shè)

        電子計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展使檔案工作逐漸走向信息化,檔案工作信息化即在檔案管理工作中,對(duì)檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用等環(huán)節(jié)使用信息技術(shù),包括了檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化幾個(gè)方面。檔案工作信息化建設(shè)有助于提高檔案工作的管理水平,提供更加高效的檔案信息服務(wù)。

        1 檔案工作信息化建設(shè)的重要性

        檔案工作設(shè)計(jì)的范圍廣、門(mén)類(lèi)復(fù)雜,并且具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。檔案不僅包括了行政、黨群檔案,還包括了各種基建、開(kāi)發(fā)、教學(xué)、科研、出版等檔案,檔案的收集、整理和開(kāi)發(fā)等工作任務(wù)繁重。很多檔案管理單位中,仍然采用傳統(tǒng)的手工操作階段,信息化利用度不高,造成工作效率低下,并且很容易出現(xiàn)差錯(cuò),使一些檔案成為了死檔。由于檔案工作沒(méi)有利用信息化,使檔案信息的對(duì)外交流較少,缺少必要的發(fā)布渠道,對(duì)于很多重要?dú)v史價(jià)值的檔案沒(méi)有得到充分的利用。因此,加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為迫在眉睫的重要任務(wù)。

        2 檔案工作信息化建設(shè)的基本點(diǎn)

        2.1 技術(shù)驅(qū)動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)

        技術(shù)驅(qū)動(dòng)的檔案工作信息化是使用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化。一直以來(lái),檔案管理部門(mén)就強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用,在早期個(gè)人計(jì)算機(jī)時(shí)期,檔案管理部門(mén)中就已經(jīng)出現(xiàn)了基于局域網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng),目前已經(jīng)發(fā)展成為基于開(kāi)放互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息管理與發(fā)布體系等,技術(shù)已經(jīng)成為決定檔案工作信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。

        2.2 社會(huì)驅(qū)動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)

        社會(huì)驅(qū)動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)強(qiáng)調(diào)檔案管理方式和管理思想的變革,不僅僅是信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用。社會(huì)驅(qū)動(dòng)認(rèn)為檔案工作信息化不僅僅是技術(shù)性的,而是涉及檔案產(chǎn)生與利用的組織本身,以及檔案管理方式本身的變化。因此,一個(gè)好的檔案管理系統(tǒng)不僅受到檔案工作管理者本身的認(rèn)可,還要受到組織和社會(huì)的認(rèn)可。

        3 檔案工作信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

        3.1 資金短缺阻礙檔案工作信息化建設(shè)

        資金短缺是阻礙檔案信息化建設(shè)的最主要的因素,由于資金不足,絕大部分的經(jīng)費(fèi)都用于工資和日常的管理活動(dòng),根本沒(méi)有多余的資金來(lái)支持檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè),結(jié)果造成部分檔案管理部門(mén)至今還停留在手工操作的階段。在一些檔案管理部門(mén)中,連必要的復(fù)印機(jī)都無(wú)法配備,不僅影響到了檔案管理工作的效率,還影響到檔案的安全。

        3.2 從事檔案工作的管理人員素質(zhì)不高

        資金短缺制約的是硬件建設(shè),只要資金到位,就可以保證復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施快速到位,問(wèn)題可以迎刃而解。但是工作人員素質(zhì)的提高則是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,當(dāng)信息化硬件到位之后,檔案管理人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)的操作,還需要適應(yīng)檔案工作信息化帶來(lái)的新業(yè)務(wù)等。在部分檔案管理部門(mén)中,雖然已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的辦公軟件,但是由于從事檔案工作的管理人員大都不屬于計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)畢業(yè),沒(méi)有掌握相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)于信息技術(shù)中出現(xiàn)的新詞語(yǔ)了解較少,運(yùn)用信息化技術(shù)解決檔案管理工作的能力普遍不強(qiáng)。

        3.3 缺少配套計(jì)算機(jī)管理軟件

        雖然一些公司針對(duì)檔案工作信息化建設(shè)開(kāi)發(fā)出了一些軟件,但是與檔案工作的實(shí)際需求相比,還存在較大差距。原因在于部分公司并不從事檔案管理工作,對(duì)檔案工作了解較少,開(kāi)發(fā)出的軟件不符合檔案管理和分類(lèi),操作復(fù)雜,界面雜亂。有些檔案管理部門(mén)自行委托軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)的軟件只針對(duì)本部門(mén),不利于大規(guī)模的推廣使用。

        4 檔案工作信息化建設(shè)的對(duì)策

        4.1 正確認(rèn)識(shí)檔案工作信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性

        隨著檔案工作信息化的發(fā)展,檔案工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)入規(guī)范化發(fā)展的軌道,上級(jí)部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作僅僅是對(duì)檔案的收集和保管,用不到信息化,特別是在資金短缺的情況下,應(yīng)當(dāng)將資金用于其他方面。但是在我國(guó)城鎮(zhèn)化快速推進(jìn)時(shí)期,大量人口進(jìn)入城市,檔案管理部門(mén)所要管理的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出幾何速度增長(zhǎng)的趨勢(shì),遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人工處理的要求,這就要求廣泛使用信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行檢索、分類(lèi)和借閱。如果仍然采用原來(lái)的技術(shù),必然會(huì)影響到檔案工作高效化的開(kāi)展。

        4.2 加大對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的資金投入

        資金是保證檔案工作信息化建設(shè)的先決條件,隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái),信息的收集、儲(chǔ)存、傳輸和利用等越來(lái)越多的依賴(lài)于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)。檔案本身就是信息源的一種,在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。檔案管理部門(mén)目前關(guān)于檔案的信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其它部門(mén),還未完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)、利用等。因此檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大資金投入,添置各種信息技術(shù)所需的各種設(shè)備,建立和完善檔案信息管理系統(tǒng),使檔案管理部門(mén)盡快實(shí)現(xiàn)信息化。

        4.3 開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)的檔案工作信息化的軟件

        除了配備信息化的硬件設(shè)施之外,還應(yīng)當(dāng)加快檔案管理軟件的開(kāi)發(fā),開(kāi)發(fā)適合檔案管理工作的軟件。軟件的開(kāi)發(fā)不僅要靠軟件公司的員工,還應(yīng)當(dāng)讓一線(xiàn)員工親自參與,重點(diǎn)是二者結(jié)合,聯(lián)合攻克難關(guān),只有這樣,開(kāi)發(fā)出的軟件才能滿(mǎn)足檔案工作信息化的需要。檔案信息化軟件要充分考慮管理人員的實(shí)際需要,基于操作簡(jiǎn)便、易于維護(hù)、易學(xué)易懂、功能齊全等思路,使員工可以在短時(shí)間內(nèi)迅速掌握檔案信息化軟件。

        4.4 強(qiáng)化對(duì)檔案工作信息化管理人員的培訓(xùn)

        由于歷史原因,檔案管理人員大都不熟悉信息技術(shù),甚至連基本的操作和文字處理軟件也不會(huì),離檔案工作信息化的要求存在較大差距。首先要加強(qiáng)這部分員工的培訓(xùn),使其快速掌握信息化的軟硬件;其次要大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化人才,通過(guò)員工的不斷更新,推進(jìn)檔案工作信息化培訓(xùn)工作,實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面信息化。

        參考文獻(xiàn)

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        [5]高永青,張曉霞. 檔案工作信息化應(yīng)澄清幾種認(rèn)識(shí)[J]. 蘭臺(tái)世界,2006,20:6-8.

        [6]汪中華. 淺談檔案工作信息化建設(shè)[J]. 檔案學(xué)研究,2003,01:40-42.

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