胡繼芬

摘 要：科研單位干部人事檔案記錄著科研人員的履歷、自傳、鑒定（考評）、專業(yè)技術職務晉升、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面文件材料，它記載著職工個人成長、思想發(fā)展歷程，能充分展現(xiàn)職工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內容。干部人事檔案的質量直接影響著組織對科技干部的評價、考查和使用，以及干部人事檔案功能作用的充分發(fā)揮，本文就如何提高科研單位人事檔案質量進行探討。

關鍵詞：人事檔案；質量；提升

干部人事檔案管理是科研單位檔案管理工作的重要組成部分，是科研單位干部隊伍建設的基礎性工作，它能全面反映廣大科技人員的德、能、勤、績，為單位合理開發(fā)人力資源、培養(yǎng)人才和用好人才提供可靠的重要依據(jù)。確實提高科研單位干部人事檔案質量應從檔案材料的收集、鑒定、整理等環(huán)節(jié)入手，嚴把“材料關”“審核關”和“案卷關”。

1 嚴把“材料關”，抓好人事檔案材料的源頭建設

干部人事檔案管理工作的重點之一是檔案內容建設，由于材料來源量大面廣，加之部分科技人員對檔案的重要性認識不到位，重視不夠，填寫檔案材料時要求不嚴格，馬虎應付，主動送交檔案材料的少，催交索要的多，嚴重影響人事檔案質量?？蒲袉挝恍枰訌姼刹咳耸聶n案材料收集歸檔工作，充實、完善干部人事檔案內容，更好地為干部人事工作服務。

提升科研單位干部人事檔案質量，首先要嚴把“材料關”，抓好人事檔案材料的收集工作。一是制定科研單位干部人事檔案材料制作規(guī)范。針對科技人員重科研工作輕檔案工作，歸檔意識較為薄弱的現(xiàn)狀，結合單位實際按照人事檔案管理條例有關規(guī)定制定出本單位人事檔案材料的制作規(guī)范，讓科技人員在制作材料中做到三規(guī)范：規(guī)范填寫姓名、民族、學歷、學位、籍貫、出生日期、工作日期等基礎信息；規(guī)范干部人事檔案材料的載體。新材料制作紙張統(tǒng)一使用A4型（長297毫米，寬210毫米公文用紙，2013年以前使用16K紙型），材料左邊應當留有20至25毫米裝訂邊；規(guī)范人事檔案材料文字，材料文字必須是鉛印、膠印、油印或藍黑墨水正楷規(guī)范書寫，保證檔案材料的清晰。不得使用圓珠筆、紅墨水和復寫紙書寫，一般不得用復印件代替原件存檔（學歷學位證、職稱資格證等特殊證件可使用復印件，須加蓋公章）。二是建立健全材料收集工作制度。針對人事檔案涉及面廣，事關科技人員切身利益的特點，結合單位實際，建立健全檔案材料收集工作制度。首先，建立健全材料送交制度。責任明確到人，實行相應的獎懲激勵機制。各部門形成的材料要在材料形成之日起30天內將材料送交管理部門歸檔，逾期不交送可取消年終評優(yōu)資格；其次是建立健全檢查索取制度。對干部檔案材料的收集情況及時進行檢查，發(fā)現(xiàn)漏缺，及時索??；最后是建立健全材料收集登記制度。檔案部門要嚴格做好檔案材料收集的登記工作。根據(jù)各個時期組織、人事部門中心工作任務，做好日常收集和集中收集。在單位中心工作中形成的干部人事檔案材料，如職稱評定、年終考核、工資晉升、評選表彰等，因時間集中，涉及面廣、數(shù)量多，故要抓住時機集中收集，要根據(jù)檔案材料的內在聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)缺少材料，應積極主動逐一進行登記，分析原因，摸清線索，及時索取材料補充檔案內容。

2 嚴把“審核關”，提升干部人事檔案材料的生命力

干部檔案的鑒別就是按干部人事檔案管理條例的有關規(guī)定和原則，對收集的材料進行審查，甄別真?zhèn)危卸ㄊ欠裼斜４鎯r值，確定是否歸檔。可以說審核鑒別是提升人事檔案生命力的關鍵，檔案工作人員須嚴把“審核關”，做好人事檔案材料的鑒別工作。一是做好四個判定：判定是否人檔一致，是否屬于所管干部的材料。如發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的材料，應進行清理。判定是否屬于應歸檔材料。嚴格按照干部人事檔案材料收集范圍，界定材料是否歸入檔案。對于不屬于干部歸檔內容的文件、資料，有保存價值的可交文書檔案或轉有關部門保管，比較重要的證件、文章等，可退還本人，無保存價值不宜退回本人的，也必須詳細登記，并報請主管領導批準銷毀；判定材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告，上級批復、主要證明材料、本人的交代等，處分材料一般應具備處分決定、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等，成套性材料必須齊全，每份歸檔材料必須完整，對于頭尾不清，來源不明、對象不明、時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對于事實不清楚的材料不能歸檔；判定材料是否手續(xù)完備。凡是規(guī)定需要由組織蓋章的，必須按規(guī)定加蓋公章，審查結論，處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應交本人簽署意見或由組織注明經過本人見確認，干部任免呈報表須注明任免職務的批準機關，文號和批準時間，凡不符合歸檔要求，手續(xù)不齊全不完備的檔案材料，要及時通知形成部門補辦和補送手續(xù)，待補辦完畢后再歸入檔案。二是做到三個保證：保證人事檔案材料的真實性。檔案材料的真實性是干部檔案的生命，檔案工作人員要認真鑒別，將反映本來面目的真實材料保存下來，對不屬于、不符合本人客觀面貌的材料剔除出去，使每份材料真正反映干部實際情況，為干部工作提供準確的依據(jù)；保證人事檔案材料的完整性，材料不齊全，將影響組織人事部門全面、歷史地了解干部，檔案人員要從材料形成體系、材料內容、材料手續(xù)等方面對材料進行識別和判斷，可以發(fā)現(xiàn)材料的殘缺或不全，以便及時收集；保證人事檔案材料的精練性實用性。檔案人員要細致鑒別，取出一式多份，內容相同、無保存價值的材料，避免干部檔案臃腫，龐雜，使干部檔案材料既全面、精練、簡明，又便于利用。

3 嚴把“案卷關”，做好人事檔案的入庫工作

提升干部人事檔案質量，最后要牢牢把好“案卷關”，突出抓好整理工作。一是做到兩個合理。其一是加工合理，檔案工作人員要高標準嚴要求地做好人事檔案材料的加工工作，將破損、卷角、折皺和不規(guī)則的材料進行裱糊、壓平、折疊、剪裁，注意保持材料完整性，不能剪裁到文字和照片，拆除檔案材料上的大頭針、回心針、訂書針等金屬物，防止氧化銹蝕檔案材料；二則要分類合理。歸檔材料的分類整理是提升案卷質量的關鍵環(huán)節(jié)，首先要按照干部人事檔案管理達標升級的具體要求按十大類材料（履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和職稱材料、政治歷史審查材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、工資變動干部調動任免等材料、其他供組織參考的材料）分類，每個大類再按照材料形成日期或材料內容的主次關系排序，做到分類合理準確、排列有序。二是做好三個統(tǒng)一。即統(tǒng)一規(guī)范目錄打印。利用干部人事檔案管理軟件，采用A4紙張雙面打印干部人事檔案目錄，將目錄放于卷首，且材料排序要與目錄相符，核對無誤。同時開展計算機檔案目錄管理、索引和日常工作臺賬登記，保證目錄清晰規(guī)范，提高檔案管理的工作效率；統(tǒng)一裝訂標準。按照A4紙規(guī)格，左下兩邊整齊裝訂成冊（因新材料與原先已形成的整卷的檔案材料規(guī)格不同，難以保證四邊整齊，小于A4的保持原貌，大于A4的斟情裁剪和折疊），統(tǒng)一使用三孔新型盒裝活頁檔案夾進行裝訂，使案卷整齊、美觀，力保拆裝方便，盡量避免和減少多次使用對檔案材料的損壞；統(tǒng)一檔案卷皮裝幀。統(tǒng)一檔案卷皮為A4紙規(guī)格，檔案封面和側面的姓名、籍貫應與材料上的寫法相一致，姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字，盡量使用電腦處理，確需手寫，要確保符合制作檔案材料規(guī)范中的用筆要求，還要注意字跡的美觀工整，不得草寫。通過檔案材料的合理加工規(guī)范整理力圖使每一本干部人事檔案都完整、真實、精煉和實用。

科研單位人事檔案質量提升是一個系統(tǒng)性工程，只有對每一個工作環(huán)節(jié)都嚴格把關，才能充分發(fā)揮人事檔案“觀其卷、知其人”的功能和效用。