沈蘭

摘 要：上海造漆廠對檔案的安全保存與合理利用，與企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展密切相關，也為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定了基礎。檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，同時掌握豐富的涂料專業(yè)知識，確保了檔案資料準確分類、正確歸檔，為本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：老檔案；價值；保管；核心；科學培養(yǎng)

上海造漆廠是上海涂料有限公司（簡稱SCC）下屬主體廠之一，是原化學工業(yè)部確定的全國重點油漆生產(chǎn)廠之一。產(chǎn)品有丙烯酸類漆、聚氨酯類漆、聚酯類漆、氨基類漆、環(huán)氧類漆、硝基類漆、過氯乙烯類漆和輔料等，廣泛應用在汽車、航空航天、機電、軍工、建筑、室內(nèi)裝飾裝潢等領域。

上海造漆廠始建于1932年，由蘇聯(lián)人鮑樂庭創(chuàng)建，是中國最早生產(chǎn)油漆的廠家之一。隨著歷史的變遷，經(jīng)歷了天一造漆廠，亞美造漆廠，上海長江造漆廠及上海造漆廠等名稱上的更替。早在1932年該廠就取得了“敖利馬”商標，在1947年，取得了“眼睛牌”商標的注冊證書；在1966年，又取得了“上海牌”商標的注冊證書。

涂料產(chǎn)品作為物體表面裝飾保護材料，用途廣泛，近年來發(fā)展迅速。其檔案包含涂料產(chǎn)品配方、專利技術、生產(chǎn)工藝、高新技術、課題研發(fā)、廠房設備布置、銷售發(fā)票憑證等。尤其是歷史悠久的老企業(yè)檔案資料數(shù)量龐大，其保密性關乎企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展。但對歷史悠久的老企業(yè)而言，所收藏的檔案材料往往數(shù)量更多，時間跨度更大，而且經(jīng)歲月的刷選，老企業(yè)之所以能夠在競爭激烈的市場上屹立不倒，是離不開老產(chǎn)品、老品牌的支撐的。這部分產(chǎn)品檔案的價值，經(jīng)過長期沉淀后日益凸顯，加強對這部分檔案的安全保存與合理利用，與企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展密切相關。

作為一家擁有80年發(fā)展歷史的老廠，上海造漆廠在檔案資料的收集、整理和保管上，有著獨特的理念并經(jīng)歷了幾代檔案人的傳承，形成自己獨特的企業(yè)檔案文化。從認知層面，大家普遍認為，凡企業(yè)檔案，無論是科技檔案、還是文書、圖紙、獎狀、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動中的勞動成果和智慧財富，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實寫照和客觀記錄。從產(chǎn)品層面，新產(chǎn)品從研發(fā)試制到中試生產(chǎn)，最終推向市場；從品牌的創(chuàng)立，到客戶熟知認可；從廠址選定，到落戶建成最后設備調試安裝生產(chǎn)，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勤汗水。這些檔案分別以文字、數(shù)據(jù)、圖紙等各種形式，承載著企業(yè)的昨天、今天和明天。上海造漆廠從80年前的兩三人的手工小作坊發(fā)展到今天年產(chǎn)值過億的是規(guī)模，它豐富的歷史內(nèi)涵、創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷、成長歷程，都是難以用金錢買得到的無價之寶。所以檔案財富是非常重要的資產(chǎn)，它除了具有無形資產(chǎn)的屬性，還有更多的歷史經(jīng)驗值得后人去借鑒挖掘。檔案室至今還保留著建廠早期珍貴的老照片、技術配方、科技檔案等。雖然上海造漆廠幾經(jīng)搬遷、合并、更名，這些老資料仍然保存完好。透過對這些泛黃的老檔案的開發(fā)利用，使得上海造漆廠今天依然在涂料市場上占有一席之地，在激烈的市場競爭中顯示出活力。

上海造漆廠1987年搬遷至閔行區(qū)，所有檔案資料也以這年為分界點，分為老檔案、新檔案兩部分，通過年限劃區(qū)域存放，因此資料查找也非常方便。

2001年市場部需要制作新的企業(yè)介紹冊，要求檔案室提供一系列的資料，包括廠區(qū)照片、歷年來的獲獎情況、各類證書、商標等，正是檔案室對老資料完好的保存，豐富的檔案資料為新版企業(yè)介紹冊的順利制作打下了扎實基礎。

上海造漆廠生產(chǎn)的“眼睛牌”已連續(xù)十六年獲得“上海名牌”稱號，名牌辦對申報“上海名牌”要求非常嚴格，要求提供企業(yè)歷年來的財務報表、獲獎情況及符合名牌要求的獨具企業(yè)特色的材料，檔案室收集的歷年來豐富的檔案資料為申報提供了一手資料，在一張張證書、財務業(yè)績支持下“眼睛牌”獲得充分肯定，無愧于十六連冠。

2002年上海造漆廠I型丙烯酸彩瓦漆獲國家重點新產(chǎn)品證書，當時彩瓦漆在國內(nèi)還屬于空白，該產(chǎn)品的研發(fā)成功包含了技術人員的無數(shù)心血，檔案室保管的許多老配方為試驗提供了可行性方案，正是對原有老配方的深度開發(fā)和實驗員的不懈努力，使得上海造漆廠成為國內(nèi)首家生產(chǎn)彩瓦漆的企業(yè)，也最終促成了企業(yè)與法國羅地亞公司的合作。檔案室完整的資料收藏為科研人員提供了必要的技術支持，也為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定了基礎。

作為化工企業(yè)，根據(jù)上海市社保規(guī)定，在有毒有害崗位工作滿8年以上的員工可提前退休，人事科每年需要對提前退休的職工進行情況核實，也就是查閱檔案，有時就需要檔案室提供70年代的工資單，雖然年代久遠，檔案依然保存完好，手寫的工資單字跡清晰，紙張完整，大大便利了人事部的工作。

在2012年上海造漆廠八十年大慶之際，企業(yè)領導要求宣傳科舉辦一次“上海造漆廠歷史發(fā)展”展覽，檔案室將早期的一系列老照片（作坊生產(chǎn)、舊廠房等）提供給宣傳科，最終展覽辦得非常成功。通過珍貴的老鏡頭真實展現(xiàn)了企業(yè)由兩三人的小作坊發(fā)展到現(xiàn)在的大規(guī)模生產(chǎn)，使職工再一次親身感受了企業(yè)的今天來之不易，加強了對企業(yè)的歸屬感和成就感，提升了職工凝聚力。

上海造漆廠對老檔案的妥善保管，不僅使老檔案有了用武之地，也使檔案資料在企業(yè)日常工作中發(fā)揮了不可估量的作用。只有及時、準確地為各科室、部門提供相關的檔案信息資源，檔案工作的重要性和影響力才能提升，檔案工作也由此才能得到其他部門的肯定。檔案工作也在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮自身的優(yōu)勢，凸顯出他獨有的不可替代性。

上海造漆廠要求檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，同時必須了解熟悉企業(yè)生產(chǎn)流程、產(chǎn)品特點，只有這樣才能更完善的收集整理檔案資料。

作為涂料生產(chǎn)企業(yè)，其形成的檔案資料必然會涉及很多涂料專業(yè)知識，這就要求在檔案資料的收集整理過程中， 檔案管理人員不只是坐在辦公室，等待其他部門把檔案材料送上門來歸檔。究竟哪些檔案該歸，哪些不該歸，不僅要主動請教有關的技術人員，還要深入車間一線，熟悉生產(chǎn)工藝流程，了解涂料知識，弄清楚技術檔案的內(nèi)涵和保存意義，從而對不同類別的檔案做到“胸中有數(shù)”。

檔案管理人員對涂料專業(yè)知識的掌握，是確保檔案資料準確分類、正確歸檔的一個重要前提。

檔案是企業(yè)的資產(chǎn)。作為涂料制造企業(yè)，產(chǎn)品的配方、生產(chǎn)工藝尤為保密，還有客戶信息、產(chǎn)品價格，如若外泄，造成的嚴重后果不可預計。這就要求檔案管理員除了有較強的業(yè)務能力，還必須有良好的職業(yè)操守，保護好企業(yè)的檔案資產(chǎn)。

上海造漆廠在管理中要求檔案管理員嚴格遵守檔案管理制度，檔案室鑰匙專用專放，未經(jīng)許可一律不得外借，部門借閱檔案資料必須辦理登記手續(xù)，明確歸還日期，過期不還者進行催討，催討后仍不歸還者，按相關的檔案管理制度進行處罰，對于機密技術資料，借閱人必須經(jīng)過主管廠長簽字同意后方可借閱。對于銷售發(fā)票另外單間放置，除財務人員工作需要外，其他部門不得借閱。對于專利技術產(chǎn)品，則要求相關部門及時移交，確保專利信息不外泄。通過各種形式對檔案管理員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規(guī)的宣傳教育，切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，增強檔案管理人員的保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，只有人員到位，檔案工作才能有序開展。為此，上海造漆廠靈活培養(yǎng)，因材施教，使檔案管理人才代代相傳，后繼有人。

檔案管理是一項長期、持續(xù)的工作，檔案管理人員的流失將造成檔案工作的脫節(jié)。因此，檔案室從實際出發(fā)，因人而異，多渠道進行人才培養(yǎng)。按照不同的崗位、不同的層次，通過“傳幫帶”對檔案管理員進行多種形式的培訓。堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會。制作檔案簡報，宣傳檔案管理小知識，對有興趣了解檔案知識的人員提供檔案書籍。建立檔案人員QQ群，通過群信息，普及檔案管理知識。

正是因為通過對檔案資料的完好保管，對檔案管理人員的嚴格管理，對檔案后備人才的科學培養(yǎng)等一系列措施手段，促使上海造漆廠檔案管理工作頗具特色，在傳承中發(fā)展，在發(fā)展中創(chuàng)新，始終與企業(yè)保持共同進步的生動局面。

在新時期，上海造漆廠的檔案工作不斷適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，與時俱進，檔案人員不斷學習新知識、新技術，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，積極探索管理觀念、管理方法和制度創(chuàng)新，努力使自己成為高素質的檔案工作者，不斷優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，為本單位提供更多有價值的檔案信息資源。