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        對文書檔案信息的電子化管理問題探討

        2015-06-29 02:24:54張妍
        卷宗 2015年6期
        關(guān)鍵詞:文書檔案電子化管理

        張妍

        摘 要:文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分之一,它記載社會發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展,如何提高文書檔案管理水平,及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿足各方面的需求,適應日趨發(fā)展的新形勢,這是文書檔案工作的新課題。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;電子化;管理

        隨著信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下,組織機構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高,檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主,逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化,文書檔案電子化管理模式應運而生。

        1 應用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

        1.1 辦公效率大幅提高

        計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準確無誤,結(jié)果又費時,又費力。在應用了計算機軟件處理后,使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡單易行。

        1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

        在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費,還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后,檔案管理由案卷級深人到文件級,由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展,實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對所調(diào)閱的信息資源做出適時響應和脫機處理,可以保證很高的查全率和查準率,可以不受空間的限制。

        1.3 電子文件保存的穩(wěn)定性

        與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應,在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存u盤,大容量的移動硬盤等等。

        1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

        日常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時,文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

        2 文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀

        2.1 辦公自動化尚未普及

        檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化,而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣,已有相當單位的在內(nèi)部實行辦公自動化,但畢竟還未完全普及。而在機關(guān)單位辦公自動化則要求一體化,行政機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級密切聯(lián)系,對上履行職責任務(wù),匯報上級下達任務(wù)的完成情況,答復上級機關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題;對下達任務(wù)和傳達上級指示精神:同級兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當密切。因此,這就需要實行全社會最起碼本級市的各機關(guān)單位各部門都實行辦公自動化,但目前還未能做到這一步,而且業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞,影響了工作效率的提高。

        2.2 電子化檔案的利用率不高

        雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時,但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務(wù)來抓,人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式,對文檔的借閱和檢索都由人工來完成,計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印,成了名副其實的“高檔打字機”。

        2.3 電子文件具有對設(shè)備的依賴性

        離開了計算機及相應的軟件,電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件存在的。

        2.4 標準化、規(guī)范化工作有待提高

        檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化 但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高.特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統(tǒng)軟件移植性差:檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準.僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng),無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。這也制約了檔案信息工作電子化。

        3 文書檔案電子化的管理辦法

        3.1 文書檔案電子文件的收集與歸檔

        隨著文檔一體化管理模式的運用,文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進行的,其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復雜 由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔,因此電子文件就有被更改的可能,而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡,所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔,然后移交綜合檔案室集中管理,不得由個人分散保管。此外,電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息,以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄;動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄,以加強檔案原始性的認定,確保電子文件的有效利用。

        3.2 文書電子檔案的存儲與備份

        電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物,它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件,應采取通用的主流存儲格式,對非通用格式的電子文件,應提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應考慮其成熟性和發(fā)展性,尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障,應建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統(tǒng)。一般情況下,電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質(zhì)上,至少一式兩套,一套封存,一套供查閱利用,必要時復制第三套,異地保存。

        3.3 文書電子檔案雙套制保管模式

        檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性,雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點,但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點,以及在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題,容易使人們對電子檔案的原始性失去信任,而認為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此,文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“雙套制”,即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案,這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失,那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在??梢灶A見,紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當長的一個時期,隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備,會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案,多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。

        4 結(jié)語

        文書檔案電子化管理是適應社會信息化發(fā)展的必然趨勢,是全面提升檔案工作為社會服務(wù)功能不可缺少的手段,但是文書檔案電子化是一個艱苦的、長期的過程,建立一套完整科學的文書檔案管理體系,有助于減輕檔案管理人員的勞動強度,提高工作效率,為社會提供更高層次和更具價值的信息服務(wù)。

        參考文獻

        [1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用IJ1.黑龍江檔案.2011(01)

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