李方

摘 要：學校檔案包括學校行政和黨務管理文件、教職員工檔案、學生檔案、教學和考評資料、財務資金報表等，忠實記錄了學校行政管理、教職工聘用、學生招錄、教育教學、學生成長和經(jīng)費開支等方面的基本情況，是教學經(jīng)驗的積累與總結(jié)，也是學校成長和發(fā)展的反映與見證，在改進管理決策、完善教學活動、優(yōu)化考核評估、審計經(jīng)費開支等方面，具有不可替代的價值和作用。但是，當前我國學校檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，很難適應信息化背景下大數(shù)據(jù)時代的要求。而且，由于長期以來學校檔案的開發(fā)和利用不夠，使得學校檔案的價值和作用未能得到充分發(fā)揮，造成了嚴重的資源浪費。

關(guān)鍵詞：學校；檔案管理；網(wǎng)絡化

1 前言

就現(xiàn)如今社會而言，計算機網(wǎng)絡已是一項促進社會發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設施”。隨著學校辦公自動化的全面應用，各學校要求建立數(shù)字化檔案室將檔案進行網(wǎng)絡化管理的呼聲越來越高，數(shù)字化檔案室的建立會給學校檔案管理開啟了新的里程碑，標志著檔案事業(yè)從傳統(tǒng)手工管理進化為計算機網(wǎng)絡化管理。檔案網(wǎng)絡化管理，

就是依附于網(wǎng)絡而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、管理、利用、移交等，也能將藏在“深宮”中的文書、照片、錄音、錄像等各式歷史檔案通過數(shù)字化后，以動態(tài)方式在網(wǎng)絡上為使用者提供利用。檔案網(wǎng)絡化管理不但能活化檔案，同時也提高了檔案工作人員的工作效率。在過去包括現(xiàn)在，許多學校的檔案工作還處于手工操作階段：手工記錄與保存，這樣不但浪費了大量時間人力物力，又使檔案的內(nèi)在價值難以深入開發(fā)，導致許多有價值的檔案資料一直在“沉睡”中。檔案網(wǎng)絡化管理后，只需將檔案業(yè)務流程、標準、規(guī)范固化在系統(tǒng)中，通過檔案工作人員發(fā)布操作，檔案就根據(jù)需要呈現(xiàn)在特定的網(wǎng)絡上，檢索查詢準確快捷，利用者更不必再親自“登門造訪”，直接在家就可以機讀檔案，從而加快信息交流與反饋的速度，達到檔案資源共享、主動提供服務和利用的目的。這些，既是深化檔案服務的需要，又是新時代對檔案工作提出的客觀要求。

2 學校檔案管理網(wǎng)絡化的必要性

目前，人們都能通過網(wǎng)絡隨意查詢世界各地的數(shù)據(jù)、圖表、文獻等信息，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國家政治、經(jīng)濟、文化、教育等的各個領(lǐng)域 ， 成為人們生活中不可缺少的一部分。學校檔案走向網(wǎng)絡化管理，注定是一種必然性的趨勢。學校檔案是學校反映教學水平、教研、黨政管理等活動中形成的有保存價值的歷史記錄，它真實而客觀地記載著學校的運行軌跡，既是認識和把握學校發(fā)展客觀規(guī)律，又是體現(xiàn)學校管理，改進教學教研的重要依據(jù)。檔案網(wǎng)絡化管理為檔案的發(fā)布與呈現(xiàn)提供了方便，學校宣傳的信息量肯定會隨而之增加，令到有需要的家長能夠全面了解到學校情況，學子在網(wǎng)上可以直接參訪學校，學校教研教改等檔案資料的開放對教師而言，不但是檔案的提供，更是學識的交流，學校檔案工作會為學校發(fā)展添加濃墨重彩的一筆，在促進學校發(fā)展占有一份天地。

2.1 制定標準，加快學校檔案室網(wǎng)絡化的建設

檔案的價值大多數(shù)是不能即時能體現(xiàn)出來的，是需用現(xiàn)在的眼光去評估資料在日后的作用。在筆者實際工作中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人對檔案認識還是不足的，缺乏評估資料的遠期作用的眼光，同時，一項工作的開展會涉及多個部門，在過往，紙質(zhì)是檔案資料的主流介質(zhì)，不重視、評估難、易丟失，難齊集等眾多綜合因素，往往會發(fā)生幾年后某一項工作出成績了，但因諸種原因，基礎(chǔ)資料卻丟失了，非常遺憾無法形成一套完整的檔案。如果檔案實行網(wǎng)絡化管理，各個環(huán)節(jié)制定相同的標準，電子資料流轉(zhuǎn)到各個部門都能環(huán)環(huán)相扣，一項工作無論歷時多久，都能根據(jù)進展蹤跡收納完整。

2.2 提升檔案服務利用功能，創(chuàng)造網(wǎng)絡化檔案效益

通過檔案服務利用，創(chuàng)造效益是檔案生命力所在。但從目前檔案現(xiàn)狀來看，檔案的“年利用率”從人次到卷次都是不能令人滿意的，主要是傳統(tǒng)的檔案管理在信息處理方面存在信息流通不暢、查詢繁瑣等問題。檔案實行網(wǎng)絡化管理后，檔案人員可以將學校開放性檔案資料共享在計算機上，如規(guī)章制度，政策法規(guī)，科研成果、教師相關(guān)職稱評定資料、學生學習實習畢業(yè)情況等。我們以利用者為中心設立多途徑的檢索系統(tǒng)，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室一卷卷閱覽或提曬底圖。這樣，既提升了服務，也提高了檔案工作的利用率。同時，檔案室應做好相關(guān)查閱登記工作，通過點擊次數(shù)，反饋信息，定期在網(wǎng)上開討論帖等方式收集信息，分析哪些檔案有實際需求，把重要的，利用率較高的相關(guān)檔案資料盡快進行數(shù)字化處理，以產(chǎn)生最大的效益。

2.3 突出學校檔案網(wǎng)絡化管理的特點

學校檔案管理網(wǎng)絡化是學校充分走向社會、宣傳自己的一種手法。把自己的有關(guān)信息存入某一服務器，供有興趣的使用者來查詢，這種介紹方式的影響要比到檔案室實地查閱文字資料影響大得多，甚至不亞于電視廣告的影響。因此，要突出自己的教育色彩，真正使自己具有教育與文化性質(zhì)，在指導觀念上要由為少數(shù)人服務轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊姺?，也就是說應多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。

2.4 有利于研究學校檔案網(wǎng)絡管理的新模式

人事檔案一直是檔案管理范疇中的一類，在新的檔案管理載體下必須要有新的管理模式，對此檔案界的有識之士一直予以密切關(guān)注，積極支持對學校人事檔案管理體制和管理模式的各種探索。

3 實行檔案網(wǎng)絡化管理的對策

3.1 有效開展電子檔案的管理和利用

基于辦公自動化和網(wǎng)絡通信技術(shù)的深入發(fā)展，產(chǎn)生了大量具有檔案保存價值的電子文件，這種客觀形勢，以及電子檔案所具有的節(jié)省存儲空間、檢索快捷、便于管理、展示方式多樣化等優(yōu)勢功能，使得電子檔案管理成為當前學校檔案管理的主要工作內(nèi)容。但是電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應的管理措施來保證其得以正常利用和開發(fā)，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以此來維護電子檔案的原始性和真實性。當前信息安全技術(shù)整體上還不成熟，嚴重限制了學校檔案管理工作，使其落后于時代發(fā)展的需要，極大地影響了對檔案價值的開發(fā)利用。

3.2 將傳統(tǒng)實物檔案與新生的電子檔案進行整合，統(tǒng)一管理和利用

在過去的數(shù)十年中，很多學校檔案館積累了大量的實物檔案，由于其實物形態(tài)的限制，使其長期得不到有效利用。在當前信息化背景下的大數(shù)據(jù)時代，如何充分發(fā)掘這些歷史財富的價值，并將其與電子檔案進行統(tǒng)一存儲和管理，成為客觀需要。由于其數(shù)量龐大，形制并不統(tǒng)一，識別存在困難，在當前技術(shù)條件下將其全部進行數(shù)字化基本上是不可能的，因此在未來一定時期內(nèi)，傳統(tǒng)實物檔案與電子檔案的雙套歸檔、雙軌管理成為必然。在這種二元體制下，如何對此二者進行整合，跨校、跨區(qū)域地開展統(tǒng)一管理和利用，成為解決手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡的新問題

3.3 有效推進學校檔案的利用和價值開發(fā)

開發(fā)利用程度不高，價值不能得到充分發(fā)揮，是長期以來困擾我國學校檔案管理事業(yè)的基本問題，但一直未能得到有效解決。這就要求學校要加強檔案價值利用的意識，建立推動學校檔案系統(tǒng)開發(fā)與利用的工作機制。

4 結(jié)束語

總之，在信息化高速發(fā)展的今天，只有檔案工作網(wǎng)絡化管理才能更好的為教育，為學校發(fā)展服務。

參考文獻

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