商圣坤

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與發(fā)展。信息的自動化處理也越來越普遍地運用到我們?nèi)粘９ぷ魃钪?，管理自動化是指由人與計算機(jī)技術(shù)設(shè)備和管理控制對象組成的人機(jī)系統(tǒng)，核心是管理信息系統(tǒng)。管理自動化采用多臺計算機(jī)和智能終端構(gòu)成計算機(jī)局部互聯(lián)網(wǎng)，運用系統(tǒng)工程的方法，實現(xiàn)最優(yōu)控制與最優(yōu)管理的目標(biāo)。借助于互聯(lián)網(wǎng)自動化技術(shù)。不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率。還能提高信息的準(zhǔn)確率 隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展完善。加強(qiáng)檔案信息的管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用。因此，檔案信息管理制度化應(yīng)運而生。

關(guān)鍵詞：檔案；信息管理；自動化；標(biāo)準(zhǔn)化

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的互聯(lián)網(wǎng)化，是實現(xiàn)檔案工作自動化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。如何提高應(yīng)用能力，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。下面我闡述個人的一些看法。

1 推進(jìn)檔案信息管理自動化的優(yōu)勢

檔案信息的自動化處理過程擁有許多不可比擬的優(yōu)勢（一）、它可以發(fā)揮現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)的潛能。提高互聯(lián)網(wǎng)的使用率 經(jīng)調(diào)查得知。我國基層的檔案室很多都配備了互聯(lián)網(wǎng)，但是這些互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)功能卻過于簡單。而采用自動化處理檔案無疑會發(fā)揮其現(xiàn)有的潛能，提高工作效率。并節(jié)約一定的資源。（二）、以往的信息加工模式無一例外要經(jīng)歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長。也會對檔案應(yīng)有價值的發(fā)揮造成很大的影響。而檔案信息的自動化處理過程。編者可以直接通過機(jī)讀形式的檔案迅速完成相關(guān)的信息加工。快捷地出版二次文獻(xiàn)（三）、實現(xiàn)檔案信息的自動化之后。我們可以一次投入而多次的產(chǎn)出?？梢詮母旧蠑[脫信息加工受經(jīng)費約束的不利局面。

2 推進(jìn)檔案信息管理自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能力

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

3 推進(jìn)檔案信息管理自動化的應(yīng)用策略

轉(zhuǎn)變思想。提高領(lǐng)導(dǎo)者的自動化意識在進(jìn)行檔案信息自動化的過程中。領(lǐng)導(dǎo)者的自動化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素 我們可以看到。有的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)具備一定的自動化管理意識。積極引進(jìn)檔案管理的自動化處理系統(tǒng)。而且也想方設(shè)法吸引相關(guān)的人才。檔案的信息化管理工作開展得如火如荼。而相反。還有一部分領(lǐng)導(dǎo)，眼光狹隘。認(rèn)識不到檔案管理的自動化處理的重要性。也不重視現(xiàn)代化的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，工作手段落后。人員素質(zhì)低下。檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此。一定要轉(zhuǎn)變思想。切實提高領(lǐng)導(dǎo)者的自動化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的自動化進(jìn)程。

4 推進(jìn)檔案信息管理自動化，必須慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。

5 推進(jìn)檔案信息管理自動化，必須實事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

6 推進(jìn)檔案信息管理自動化，必須充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。

7 推進(jìn)檔案信息管理自動化，必須重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如 引入競爭機(jī)制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

8 推進(jìn)檔案信息管理自動化過程中存在的問題

檔案信息管理的自動化在近些年得到了一定程度的應(yīng)用與推行。但是在具體的應(yīng)用過程中，依然存在一系列的問題。這些問題主要包括以下幾個方面：首先。檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規(guī)格上存在很大的差異。時至今日也沒有一個既可以進(jìn)行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)。檔案信息管理的進(jìn)度受到了很大的約束 其次是我國到目前為止還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換機(jī)讀目的的檔案系統(tǒng)。檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)管理兩方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。層次也不一樣。這種狀況不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。再次。檔案信息管理未實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化 檔案信息自動化系統(tǒng)的功能并沒有得到充分的發(fā)揮。而檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質(zhì)較為低下 檔案管理電子信息化需要相關(guān)的操作人員具備較高的層次和先進(jìn)的技術(shù)水平。不能僅僅滿足于一般的互聯(lián)網(wǎng)操作過程。但是從目前的情況來看。很多檔案的部門缺乏高科技人才。而相關(guān)的復(fù)合型人才更加緊缺。很多的檔案管理人員年齡較大。不愿意進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)知識方面的學(xué)習(xí)。過度依賴手工整理。盡管檔案室引進(jìn)了自動化的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。但卻沒有人靈活運用，也沒能發(fā)揮其應(yīng)有的實際效用。就更談不上檔案管理的自動化了。