李四克

(湖北科技學(xué)院 圖書(shū)館，湖北 咸寧 437100)

編目業(yè)務(wù)外包后的圖書(shū)驗(yàn)收管理

李四克

(湖北科技學(xué)院 圖書(shū)館，湖北 咸寧 437100)

文章針對(duì)外包后的圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)流程，指出了圖書(shū)驗(yàn)收工作的新變化，對(duì)驗(yàn)收工作的三個(gè)步驟結(jié)合本館工作實(shí)踐進(jìn)行了具體說(shuō)明，并提出保證驗(yàn)收工作質(zhì)量的若干舉措。

編目；外包；驗(yàn)收

隨著我國(guó)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展和圖書(shū)館打造核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要，編目業(yè)務(wù)外包在國(guó)內(nèi)圖書(shū)館尤其是高校圖書(shū)館已經(jīng)得到了較普遍的應(yīng)用，只不過(guò)各館外包的范圍、程度不同。其目的就是通過(guò)圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)，借助圖書(shū)供應(yīng)商的資源和技術(shù)能力服務(wù)于圖書(shū)館，重組編目業(yè)務(wù)流程，節(jié)約圖書(shū)館的人力、物力和財(cái)力，縮短圖書(shū)從采購(gòu)到投入使用的周期，提高編目工作的整體效率，從而提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。

圖書(shū)驗(yàn)收是圖書(shū)館重要的基礎(chǔ)工作之一，是圖書(shū)采購(gòu)工作的延續(xù)，是文獻(xiàn)資源建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)進(jìn)館圖書(shū)的質(zhì)量起著監(jiān)督、把關(guān)的作用，同時(shí)在財(cái)務(wù)手續(xù)上保證國(guó)家財(cái)產(chǎn)不受損失。編目外包后，本館的的編目業(yè)務(wù)流程必然重組，其中圖書(shū)驗(yàn)收工作的性質(zhì)、作用沒(méi)有發(fā)生改變，但被賦予了新的內(nèi)容與特點(diǎn)。

一、外包后的編目業(yè)務(wù)流程

經(jīng)過(guò)多年的理論探討和實(shí)踐，異地遠(yuǎn)程編目加工成為目前圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包的一種行之有效、可控性、操作性極強(qiáng)的編目模式[1]。其操作流程是：書(shū)商根據(jù)訂單采購(gòu)圖書(shū)，若干種圖書(shū)(600冊(cè)左右)作為一批；然后根據(jù)該批圖書(shū)做編目數(shù)據(jù)；一批數(shù)據(jù)做好后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)到圖書(shū)館，由編目人員審驗(yàn)、給出種次號(hào)，再返回書(shū)商；書(shū)商根據(jù)返回的數(shù)據(jù)配書(shū)并加工——貼條碼、打財(cái)產(chǎn)號(hào)、蓋館藏章、貼磁條、打印粘貼書(shū)標(biāo)并覆膜等；一批圖書(shū)加工完成后打包發(fā)送到圖書(shū)館；圖書(shū)館的驗(yàn)收人員拆包驗(yàn)收；登錄驗(yàn)收人員在管理系統(tǒng)中添加館藏信息、典藏入庫(kù)；交送各館藏點(diǎn)。在這種模式下，圖書(shū)館自身的編目工作不受影響，還可以同時(shí)與多個(gè)書(shū)商合作，多頭管理，便于控制，保證圖書(shū)館的編目工作正常、有序進(jìn)行。

二、編目外包后驗(yàn)收工作的新變化

編目外包改變了圖書(shū)館傳統(tǒng)的編目業(yè)務(wù)流程，不可避免地對(duì)驗(yàn)收工作產(chǎn)生影響。

(一)驗(yàn)收的對(duì)象首先是編目數(shù)據(jù)

編目業(yè)務(wù)外包后的驗(yàn)收對(duì)象不僅僅是圖書(shū)。在新書(shū)到館前，所有的圖書(shū)加工和編目工作都由書(shū)商完成，因此，監(jiān)督圖書(shū)采購(gòu)的驗(yàn)收工作需要在書(shū)商對(duì)書(shū)物理加工前進(jìn)行，否則圖書(shū)加工后再退貨就會(huì)因牽涉到雙方的經(jīng)濟(jì)利益而造成不必要的矛盾。這就要求驗(yàn)收工作在編目數(shù)據(jù)審校的時(shí)候就首先進(jìn)行，根據(jù)編目數(shù)據(jù)對(duì)圖書(shū)內(nèi)容和外部特征的揭示，對(duì)采購(gòu)的圖書(shū)進(jìn)行確認(rèn)或刪減。書(shū)商接到返回的編目數(shù)據(jù)后，根據(jù)905@s字段配書(shū)，未返回的數(shù)據(jù)則代表退書(shū)。在沒(méi)有圖書(shū)實(shí)物的情況下，驗(yàn)收工作對(duì)采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量監(jiān)督，其實(shí)是通過(guò)對(duì)編目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

(二)增加了圖書(shū)加工質(zhì)量的驗(yàn)收

編目外包后，圖書(shū)加工的任務(wù)交由書(shū)商完成。由于各館的加工要求不同，書(shū)商加工人員對(duì)各館要求的理解、掌握程度也不同，所以在圖書(shū)加工過(guò)程中不符合本館要求的情形不可避免地會(huì)出現(xiàn)，這就要求我們的編目部門(mén)提前給書(shū)商的加工人員做好培訓(xùn)，驗(yàn)收人員在拆包驗(yàn)收中要注意檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向書(shū)商提出并要求整改，杜絕后續(xù)加工中再次出現(xiàn)同樣的問(wèn)題。

(三)驗(yàn)收工作貫穿本館編目業(yè)務(wù)始終

傳統(tǒng)的驗(yàn)收工作只是在圖書(shū)到館后進(jìn)行驗(yàn)收，包括圖書(shū)的再次選擇、圖書(shū)印刷質(zhì)量的檢查、數(shù)量的清點(diǎn)以及賬目的核對(duì)，所有內(nèi)容基本一次驗(yàn)收完成。編目外包后，由于編目業(yè)務(wù)流程的改變，驗(yàn)收工作相應(yīng)地分布到流程的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，貫穿整個(gè)編目業(yè)務(wù)流程的始終。書(shū)商編目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收為采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量把關(guān)，圖書(shū)到館后的驗(yàn)收是檢查圖書(shū)的印刷質(zhì)量及加工情況，最后還需上機(jī)登記驗(yàn)收后才能入庫(kù)與讀者見(jiàn)面。

(四)采編部門(mén)全員參與

由于編目外包后的驗(yàn)收工作貫穿于整個(gè)編目的業(yè)務(wù)流程，因此驗(yàn)收工作無(wú)法安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，需要分散到編目業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，分別由不同崗位的工作人員在相應(yīng)的環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收內(nèi)容，如編目數(shù)據(jù)審校人員要對(duì)數(shù)據(jù)驗(yàn)收，采購(gòu)人員要參與拆包驗(yàn)收，其他人員要對(duì)新書(shū)上機(jī)登記驗(yàn)收。

三、驗(yàn)收工作的具體內(nèi)容及策略

在異地遠(yuǎn)程編目加工的業(yè)務(wù)流程中，驗(yàn)收工作一般分為三個(gè)步驟在本館進(jìn)行，分別是編目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、到館圖書(shū)的拆包驗(yàn)收以及圖書(shū)的系統(tǒng)登記驗(yàn)收。以本館(ILASⅡ)實(shí)踐具體說(shuō)明。

(一)編目數(shù)據(jù)驗(yàn)收

在接收書(shū)商的編目數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)審校員的首要工作就是對(duì)編目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收，根據(jù)編目數(shù)據(jù)反映的圖書(shū)內(nèi)容和外部特征以及查重情況(題名、責(zé)任者)，判斷確定該書(shū)是否本館所購(gòu)(查找訂購(gòu)信息)、反映的圖書(shū)內(nèi)容是否適合館藏、本館藏書(shū)的不同版本是否還需購(gòu)置、復(fù)本是否恰當(dāng)?shù)?。因?yàn)榫幠繑?shù)據(jù)相對(duì)于采訪(fǎng)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，對(duì)圖書(shū)的內(nèi)容及外部特征的揭示更為全面、翔實(shí)，更加有利于對(duì)圖書(shū)的選擇判斷，所以編目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收過(guò)程是圖書(shū)采購(gòu)工作的進(jìn)一步延續(xù)，有利于館藏文獻(xiàn)資源的建設(shè)。

在ILASⅡ管理系統(tǒng)中“編目管理”模塊的“數(shù)據(jù)接口”子系統(tǒng)接收編目數(shù)據(jù)，“驗(yàn)收管理”中的“驗(yàn)收編目處理”的參數(shù)設(shè)置，這些都是編目數(shù)據(jù)驗(yàn)收前必須做好的準(zhǔn)備工作。“驗(yàn)收編目處理”的參數(shù)設(shè)置首先要注意設(shè)置批號(hào)，不可或缺?！芭?hào)”是ILAS為了更好地管理訂購(gòu)、驗(yàn)收事務(wù)，除了發(fā)行者、訂購(gòu)號(hào)、訂購(gòu)和驗(yàn)收時(shí)間外引入的新概念，允許工作人員在進(jìn)行采編操作時(shí)使用3—10位具有一定標(biāo)記意義的批號(hào)，以便統(tǒng)計(jì)、輸出，這是提取數(shù)據(jù)返回書(shū)商的唯一便利途徑。其次，缺省輸入信息的選擇要有技巧，如“裝幀類(lèi)型”可以選擇大部分圖書(shū)的常見(jiàn)類(lèi)型——平裝，“訂/驗(yàn)數(shù)量”可以取平均復(fù)本數(shù)，這樣在實(shí)際驗(yàn)收時(shí)需要做的修改也只是針對(duì)少數(shù)的圖書(shū)，有效減少工作量。

根據(jù)編目數(shù)據(jù)反映的圖書(shū)內(nèi)容和外部特征，驗(yàn)收時(shí)還要注意區(qū)分中西文圖書(shū)。CALIS聯(lián)合目錄規(guī)定，聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的中、西文圖書(shū)采用不同的MARC格式，中文圖書(shū)采用CNMARC格式，以方便共享國(guó)內(nèi)權(quán)威編目機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)；西文圖書(shū)采用MARC 21格式，以方便共享歐美國(guó)家的權(quán)威編目數(shù)據(jù)。我館是CALIS成員館，理應(yīng)遵守CALIS的規(guī)定。但書(shū)商在中西文圖書(shū)的區(qū)分上無(wú)法準(zhǔn)確把握，有時(shí)把西文書(shū)也作為中文書(shū)編目了，所以需要我們的數(shù)據(jù)驗(yàn)收人員幫助進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分。

經(jīng)過(guò)此次驗(yàn)收處理，剔除非本館購(gòu)買(mǎi)或不適宜入藏的圖書(shū)，本館所需購(gòu)置的圖書(shū)在采購(gòu)人員訂購(gòu)數(shù)量的基礎(chǔ)上，參考010@d的價(jià)格以及館情進(jìn)一步確認(rèn)復(fù)本數(shù)。這樣，書(shū)商接到返回的數(shù)據(jù)后，就可以按照905@s字段的復(fù)本數(shù)配書(shū)、加工、發(fā)貨了。

(二)圖書(shū)實(shí)體驗(yàn)收

圖書(shū)實(shí)體驗(yàn)收是按書(shū)商所發(fā)圖書(shū)的批次來(lái)進(jìn)行的，批號(hào)與返回的編目數(shù)據(jù)批號(hào)一致。每批圖書(shū)要求有批銷(xiāo)清單，每一包有包清單，批號(hào)及包數(shù)要在每包圖書(shū)的外表清晰標(biāo)記。批銷(xiāo)清單要清楚記錄本批圖書(shū)使用的條碼區(qū)間，每包的圖書(shū)種數(shù)、冊(cè)數(shù)、碼洋以及合計(jì)。包清單要清楚記錄每種圖書(shū)的ISBN、書(shū)名、責(zé)任者、冊(cè)數(shù)、單價(jià)、總價(jià)以及本包圖書(shū)的條碼段。

拆包驗(yàn)收是對(duì)到館圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)帳、檢查圖書(shū)印刷質(zhì)量及加工情況的過(guò)程。在采購(gòu)人員的參與下，根據(jù)批銷(xiāo)單和包清單，驗(yàn)收人員核對(duì)一批圖書(shū)中每包圖書(shū)的種數(shù)、冊(cè)數(shù)、單價(jià)等是否書(shū)、單相符；同時(shí)檢查圖書(shū)的質(zhì)量是否有缺陷，如非法出版、污損、缺頁(yè)、附件(光盤(pán))是否完整等等；檢查圖書(shū)的加工是否符合本館要求，包括磁針的粘貼及性能、館藏章、財(cái)產(chǎn)號(hào)、條形碼、書(shū)標(biāo)等。

一批圖書(shū)驗(yàn)收完后，要求填寫(xiě)圖書(shū)驗(yàn)收單，如表1。條碼數(shù)與冊(cè)數(shù)應(yīng)該一致，驗(yàn)收當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要在備注詳細(xì)記錄，并由采購(gòu)人員及時(shí)與書(shū)商溝通，采取措施盡快補(bǔ)救。拆包驗(yàn)收信息填寫(xiě)完畢后，將該批圖書(shū)與驗(yàn)收單一起移交下一步的上機(jī)登記驗(yàn)收人員。

表1 圖書(shū)驗(yàn)收單

(三)系統(tǒng)登記驗(yàn)收

系統(tǒng)登記驗(yàn)收是由驗(yàn)收人員依據(jù)一批到館的圖書(shū)，在編目數(shù)據(jù)驗(yàn)收的基礎(chǔ)上添加館藏信息——館藏地點(diǎn)、條碼號(hào)、登錄號(hào)并保存入館藏庫(kù)，最后審校編目數(shù)據(jù)入中央書(shū)目庫(kù)的過(guò)程。在此過(guò)程中，驗(yàn)收人員要把圖書(shū)與數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，注意與數(shù)據(jù)010@d字段核對(duì)圖書(shū)價(jià)格,注意檢查書(shū)標(biāo)與數(shù)據(jù)905@f是否一致。

驗(yàn)收完畢后，驗(yàn)收人員還要進(jìn)行“典藏登記”， 對(duì)系統(tǒng)登記驗(yàn)收工作進(jìn)行檢查，檢查文獻(xiàn)來(lái)源、館藏地點(diǎn)、流通類(lèi)型、價(jià)格、裝幀等是否有出入，及時(shí)糾正。之后，驗(yàn)收人員在系統(tǒng)的驗(yàn)收管理中統(tǒng)計(jì)該批圖書(shū)的“總括登記帳”和“個(gè)別登記帳”，與該批圖書(shū)的驗(yàn)收單核對(duì)冊(cè)數(shù)、碼洋、條碼段，詳細(xì)記載驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，連同輸出打印的“總括登記帳”和“個(gè)別登記帳”，交典藏人員做賬。

四、保證驗(yàn)收工作質(zhì)量的必備舉措

驗(yàn)收工作在圖書(shū)采購(gòu)與編目加工之間起著承上啟下的作用。特別是編目外包以后，圖書(shū)驗(yàn)收是館藏資源優(yōu)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在保證館藏圖書(shū)質(zhì)量方面起著不可忽視的作用，引起了圖書(shū)館的高度重視。保證并不斷提高驗(yàn)收工作的質(zhì)量，筆者認(rèn)為要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

首先，在圖書(shū)館的有關(guān)崗位職責(zé)中要明確相應(yīng)的驗(yàn)收職責(zé)。圖書(shū)館經(jīng)過(guò)人事制度改革，實(shí)行定編定崗，責(zé)、權(quán)、利到人。編目外包后，圖書(shū)驗(yàn)收貫穿編目業(yè)務(wù)的始終，涉及到采購(gòu)和編目的各個(gè)崗位，必須在他們的崗位職責(zé)中明確提出有關(guān)驗(yàn)收工作的內(nèi)容，其履行職責(zé)的情況將在年度考核中體現(xiàn)出來(lái)，并有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

其次，制定驗(yàn)收工作操作流程規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，規(guī)章制度是圖書(shū)館各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的保證。業(yè)務(wù)外包后，圖書(shū)的驗(yàn)收工作發(fā)生了很大的變化，增加了內(nèi)容和難度，制定制定驗(yàn)收工作操作流程規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行，促進(jìn)圖書(shū)館驗(yàn)收工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是圖書(shū)驗(yàn)收工作質(zhì)量的制度保障。

第三，不斷提高驗(yàn)收人員素質(zhì)。人是生產(chǎn)力諸要素中最活躍的因素，做好圖書(shū)驗(yàn)收工作，也需要業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)好的工作人員。編目外包后，圖書(shū)驗(yàn)收人員全程參與到本館的編目業(yè)務(wù)流程中，不僅要求了解館藏結(jié)構(gòu)及讀者需求，還必須具備較全面的編目業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能在實(shí)際工作中做到得心應(yīng)手、游刃有余。此外，驗(yàn)收工作人員必須具備高度的責(zé)任心、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度和一絲不茍的工作精神，能從圖書(shū)館整體利益出發(fā)，嚴(yán)把質(zhì)量觀(guān)。只有這樣，圖書(shū)驗(yàn)收的質(zhì)量才能得到控制，館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)才有保證。因此，驗(yàn)收工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)。

[1]陳曉韜，李四克.編目外包的模式選擇及其MARC數(shù)據(jù)管理[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2010，(2)：229～231.

2095-4654(2015)02-0058-03

2014-12-15

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