摘 要：會計電子檔案，如何保管，關(guān)系到未來會計檔案管理的發(fā)展方向。本文認為，會計檔案管理要建立嚴格的相關(guān)制度約束，降低會計電子檔案毀損和丟失的風險，實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理，并將會計電子檔案的格式隨技術(shù)的發(fā)展不斷升級，還要提高會計電子檔案保管人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：會計電子檔案；會計檔案；電子檔案；檔案管理；電算化

會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。隨著新經(jīng)濟時代的到來，會計電子檔案與紙質(zhì)會計檔案并存，而且會計電子檔案大有取代紙質(zhì)會計檔案之勢，對此本文分析研究了會計電子檔案的保管。

1、建立嚴格的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護資產(chǎn)的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2、建產(chǎn)嚴格的認證制度，引入加密技術(shù)。在手工會計系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。嚴格的認證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入會計電子檔案系統(tǒng)。認證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學計算方法與一串數(shù)字（密鑰）對普通的文本（信息）進行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進行加密，接收方收到消息后對其解碼（亦稱為解密），所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3、建立授權(quán)操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。根據(jù)責、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責應明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點，也不能出現(xiàn)職責的交叉和重復。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

4、降低會計電子檔案毀損和丟失的風險。數(shù)據(jù)大量集中地存儲于磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災、水災、盜竊這類突發(fā)事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。會計電子檔案室應滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恒溫、防變形、防磨損、防強震等要求，保證存儲介質(zhì)的物理性能不改變，以提高電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。會計電子檔案室應安裝監(jiān)控和報警防盜設(shè)備，配備專門的安全保衛(wèi)人員。會計電子檔案室應安裝溫度感應設(shè)備，一旦有火災發(fā)生，可及時報警。會計電子檔案室應安排在地理位置較高的樓層，應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應配備相應的防火器材，防止水災、火災的發(fā)生。會計電子檔案室應采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架。會計電子檔案室應遠離磁場，防止電子數(shù)據(jù)被磁化，導致會計電子檔案的丟失和毀損。會計電子檔案室應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。會計電子檔案室應保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利于查閱。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當將打印出的紙質(zhì)會計檔案和會計電子檔案一起保存。

5、實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會計電子檔案的備份和恢復是保證會計數(shù)據(jù)安全、準確、真實的重要措施。會計電子檔案管理人員應養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習慣，同時注明備份時間和操作員的編號；會計電子檔案管理人員應根據(jù)會計數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對這些檔案進行檢查和拷貝，以防止因磁性介質(zhì)的毀損而使信息丟失。對會計電子檔案應定時進行雙備份或多備份，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點，應設(shè)立兩個會計電子檔案保管室，并且分別設(shè)在不同的存放地點。實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化，設(shè)立信息備份員，專門負責會計電子檔塞的備份工作。同時，由專人進行檢查和監(jiān)督，以保證會計電子檔案的絕對安全。所有備份的會計檔案數(shù)據(jù)最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數(shù)據(jù)的安全。年終要將當年形成的所有會計電子檔案信息整理歸類，并標明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財務(wù)負責人簽名。對系統(tǒng)日志文件要特別重視。系統(tǒng)日志文件是指系統(tǒng)以文本的形式將每天的財務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時間記錄下來所形成的文件。它一方面可以用來考核各會計人員的工作業(yè)績，另一方面一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障，能夠及時查明故障原因，追查操作人員的責任。

6、將會計電子檔案的格式隨技術(shù)的發(fā)展不斷升級，使不同時期的會計電子檔案具有兼容性。會計電子檔案存放的格式應具有通用性、易識別性，隨著文檔技術(shù)的不斷升級，作為會計電子檔案應保證不同時期數(shù)據(jù)的兼容性和數(shù)據(jù)處理的方便性。由于當前軟件技術(shù)的局限性，由低版本操作系統(tǒng)生成的會計信息在新系統(tǒng)中不能正常運行，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導致舊系統(tǒng)中形成的文件在新系統(tǒng)中不能被解讀，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費和信息管理活動的盲區(qū)，帶采巨大的損失。

7、提高會計電子檔案保管人員的素質(zhì)。會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。要實行嚴密的監(jiān)察制度。會計電子檔案保管的標準操作規(guī)程應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。堅持應急的規(guī)則。應制定適宜的計劃和規(guī)程來應對程序、文件和設(shè)備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

充分發(fā)揮保管人員的素質(zhì)和作用。保管人員的素質(zhì)在會計電子檔案保管中起核心和關(guān)鍵作用，具體表現(xiàn)為保管人員的素質(zhì)要滿足會計電子檔案保管工作的要求。保管人員應掌握會計學、檔案學、管理學和信息系統(tǒng)的基本理論、基本方法和基本技能，還應了解計算機通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件工程、軟件設(shè)計技術(shù)等。在會計電子檔案系統(tǒng)中，不僅對保管人員的專業(yè)知識、基本技能有了新的要求，而且在道德標準、工作態(tài)度上也有了更高的要求。因此，為了提高保管人員的素質(zhì)，必須在保管人員招聘、選拔、提升等環(huán)節(jié)建立起嚴格長效的控制制度。在保管人員的使用中，要進行嚴格和定期的工作成果考核，要建立相應的激勵和約束管理機制，要明確崗位晉升的條件并為保管人員提供繼續(xù)教育的機會。

作者簡介

趙麗（1963-），女，年出生，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省白城市通榆縣廣播電視臺，研究方向為檔案管理。