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        分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

        2015-06-10 03:31:35祁洪梅
        北方文學(xué)·中旬 2015年7期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案檔案信息化重要性

        祁洪梅

        摘 要:隨著我國信息化建設(shè)的完善,信息化已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中。而在檔案管理問題上,建設(shè)檔案信息化是大勢(shì)所趨。數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中起到了不可小覷的作用。筆者通過對(duì)數(shù)字檔案的研究,分析了數(shù)字檔案的管理方法措施以及特點(diǎn),闡述了其由于特定條件而對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性,為數(shù)字檔案的研究提供價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;檔案信息化;重要性

        隨著我國科技和經(jīng)濟(jì)的同步發(fā)展,數(shù)字檔案是檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要組成部分,它不僅能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的速度,還能夠保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展的質(zhì)量。只有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要意義,才能有目標(biāo)有方向地發(fā)展檔案信息化建設(shè),從而調(diào)整檔案工作上升到一個(gè)更高效率和更高速發(fā)展的狀態(tài)。

        一、數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式

        我們都知道,傳統(tǒng)檔案是由紙張組成,不僅管理不方便,而且存放時(shí)間也有限,管理需要浪費(fèi)大量的人力。數(shù)字檔案是計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物,它把大量的數(shù)據(jù)信息化,分散于各個(gè)載體,分類存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)。這不僅節(jié)省了儲(chǔ)存空間,還很大程度地降低了手工操作,釋放了大量人力資源。在這個(gè)高速發(fā)展的社會(huì),數(shù)字檔案已經(jīng)越來越被人們需要。它的管理模式簡單方便,它具有合理管理系統(tǒng),只要我們嚴(yán)格按照系統(tǒng)的要求,按部就班的對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理和完善,那么數(shù)字檔案將會(huì)體現(xiàn)更大的優(yōu)勢(shì)。

        二、淺議檔案信息化建設(shè)發(fā)展至今的不足

        (一)對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗

        檔案信息化檔案建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化,通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。雖然我國目前對(duì)于檔案信息化總體的態(tài)度比較積極,但由于檔案信息化還沒有形成一套合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng),這就出現(xiàn)由于人們對(duì)于檔案信息的理解不同而管理模式出現(xiàn)差異的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為只追求信息化的廣度而忽略信息的真實(shí)性,只注重信息化的速度而使檔案面臨安全問題。這都是人類對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗所導(dǎo)致的。

        (二)網(wǎng)絡(luò)安全問題得不到保障

        任何一項(xiàng)工作,安全問題都是頭等重要的大事,檔案信息更是如此。但是我們發(fā)現(xiàn),現(xiàn)如今我國的檔案信息化在網(wǎng)絡(luò)安全問題上很難得到保障,一旦安全問題出現(xiàn),隨時(shí)將會(huì)導(dǎo)致一系列由安全引發(fā)的隱患出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)本身就存在一定的不安全性,一旦檔案信息被黑客攻擊或者刪毀,則很難恢復(fù),檔案的損失將會(huì)對(duì)一個(gè)企業(yè)造成難以估量的損失。

        (三)檔案管理工作效率低

        傳統(tǒng)的檔案管理工作,需要大量工作人員去完成,而且紙質(zhì)檔案保存時(shí)間短,易丟失。例如一個(gè)歷史悠久的企業(yè),所有的員工信息將是一個(gè)巨大的檔案庫,如果想查詢一個(gè)員工的檔案信息,這將是一個(gè)困難的事情,即使可以完成也會(huì)浪費(fèi)很長時(shí)間,這就使檔案管理的工作效率非常低。一項(xiàng)工作的效率是衡量這項(xiàng)工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn),所以在檔案信息化的發(fā)展中,一定要注重效率的提升,效率的提升將會(huì)很大程度上促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

        三、數(shù)字檔案能夠?yàn)闄n案信息化發(fā)展的問題提供解決措施

        前文分析了數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式,又淺議了檔案信息化建設(shè)發(fā)展中存在的問題。而之所以談?wù)摂?shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要性,關(guān)鍵是因?yàn)閿?shù)字檔案能夠?yàn)闄n案信息化發(fā)展的問題提供解決措施。

        (一)數(shù)字檔案能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

        實(shí)行數(shù)字檔案是檔案信息化建設(shè)的重要措施,數(shù)字檔案的普及也能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí),讓人們走出了檔案信息化只包含數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,忽略了檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容。它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā),是發(fā)展信息化建設(shè)的保障。

        (二)數(shù)字檔案采用高級(jí)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密

        雖然檔案信息泄露的事件頻頻發(fā)生,但縱觀這些事件的背后,大部分都是由管理不善或者沒有按照系統(tǒng)的要求去保存所造成的。數(shù)字檔案在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí),使信息數(shù)字化,使管理更加合理,這就大大提高了數(shù)字檔案的安全系數(shù)。除此之外,數(shù)字檔案還可以利用安全密匙等手段對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù),在訪問檔案之前必須通過一定的安全口令才允許訪問,安全密匙的信息只有內(nèi)部人員可以掌握,這也在很大程度上降低了安全隱患。

        (三)數(shù)字檔案以計(jì)算機(jī)為工具從而提高辦公效率

        我們知道,數(shù)字檔案的載體是計(jì)算機(jī),在這個(gè)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)高速發(fā)展的今天,計(jì)算機(jī)的工作效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人力。就如上文中提到的查找員工信息的例子,如果是傳統(tǒng)檔案,要經(jīng)過很多次翻閱和嘗試,這就無形中浪費(fèi)了很多時(shí)間,而如果保存成數(shù)字檔案,我們只需要搜索要了解的員工的名字,就會(huì)查找到很多以前存儲(chǔ)過的這個(gè)員工的全部信息,這就提高了工作的效率。數(shù)字檔案很好的把握了計(jì)算機(jī)的這一特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),并將其充分發(fā)揮,使數(shù)字檔案推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程大大加快。

        四、結(jié)語

        數(shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)極為重要,除了體現(xiàn)在更方便提高效率之外,還體現(xiàn)在降低安全隱患上。做好檔案工作并不斷發(fā)展檔案的建設(shè),不僅一定程度上保護(hù)了員工和企業(yè)的隱私,也對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息。而做好數(shù)字檔案的開發(fā)和研究,真正能對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展起到很大的促進(jìn)作用。充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì),去解決信息化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程中遇到的問題,將是檔案研究者未來工作中的方向。

        參考文獻(xiàn):

        [1]郭麗清.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新[J].科技與創(chuàng)新,2015(14).

        [2]鄭海艷.檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問題[J].經(jīng)營管理者,2013(30).

        [3]劉瑩.分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性[J].價(jià)值工程,2012(18).

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