彭 明

（蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心，江蘇蘇州，215028）

開發(fā)區(qū)檔案工作如何適應開發(fā)區(qū)高速發(fā)展的需要，如何整合發(fā)展過程中形成的大量分散的檔案信息，如何適應開發(fā)區(qū)精干、高效的行政部門設置，這需要有效的檔案管理模式指導開發(fā)區(qū)檔案管理工作的開展?！按髾n案”理念在上世紀90年代被提出，其核心內容為拓展檔案工作的職能，擴展館藏檔案范圍，將多頭管理、分散管理的檔案進行集中管理、統(tǒng)一服務，這種“大檔案”管理理念符合開發(fā)區(qū)檔案管理模式，更有利于開發(fā)區(qū)檔案資源的整合與服務。

一、檔案資源整合與服務

國家檔案局局長楊冬權于2011年5月接受《中國經濟網》采訪“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展時，文章報道的標題即為“加強服務能力建設，實現檔案資源共享”，并提出“我們將樹立‘大檔案’的觀念，抓緊制定法規(guī)，加強文件歸檔工作，加強檔案接收進館工作，加強檔案收集工作，加大檔案資源整合力度”。檔案資源整合與服務已經成為我國“十二五”檔案工作創(chuàng)新的重要內容。

（一）檔案資源整合與服務的內涵

目前對檔案資源整合存在許多定義和理解，但需從資源整合的本質去理解。資源整合實質就是優(yōu)化資源配置，達到1+1＞2 效果。檔案資源整合不是簡單地將分散檔案集中管理，而是通過對檔案機構和檔案資源配置優(yōu)化，從而提升檔案服務功能。同時，檔案資源整合與檔案服務相輔相成，檔案服務是檔案資源整合的目的，亦是檔案資源整合的動力。

（二）檔案資源整合與服務的內容

檔案資源整合主要包括機構整合、資源整合、服務整合和人才整合。只有機構整合才能實現資源整合，只有資源整合才能實現服務整合。

1.機構整合

任何改革是否成功要看此項改革是否能夠推動這項事業(yè)向更高層次邁進。廣東的順德和深圳、上海浦東、安徽和縣等地在整合當地檔案資源、改革檔案管理模式等方面邁出了成功的步伐，他們改革的共同點在于建立一個“歸屬明晰、門類齊全、服務高效”的國家檔案資源管理機構，改革我國檔案管理體制和機制，即從體制上實現檔案工作機構歸并，并建立與之相適應的檔案管理機制。

2.資源整合

檔案資源整合包括與檔案實體和檔案信息有關的多方資源整合。包括硬件資源整合、軟件資源整合、檔案信息資源和人才資源整合。

（1）硬件資源整合

包括檔案館建筑整合、恒溫恒濕檔案庫房整合、監(jiān)控與智能設備整合、數字檔案館設備和檔案實體等整合。通過硬件資源的整合，可讓行政區(qū)域內的檔案實體得到最好的保管。

（2）軟件資源整合

軟件資源整合主要指構建統(tǒng)一的數字檔案館軟件平臺，包括數據庫軟件、數字檔案館應用軟件等整合。通過軟件資源整合，達到減少軟件重復開發(fā)等問題。

（3）檔案信息資源整合

檔案信息資源整合主要指相同或異構數據庫的檔案數據整合，實現檔案數據集中保管。

3.服務整合

通過檔案資源整合，可向公眾提供“一站式”檔案利用服務，從而提升檔案服務水平和服務效率。

4.人才整合

檔案機構整合、資源整合與服務整合是否成功的關健是人才整合，通過對不同專業(yè)人才整合，可以達到優(yōu)勢互補的效果。

二、“大檔案”理念與開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務

（一）“大檔案”內涵

所謂“大檔案”理念，就是改革和調整國家檔案資源的歸屬和流向，使專業(yè)檔案的多頭管理、分散管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，統(tǒng)一向社會提供服務?！按髾n案”理念下的檔案館藏不僅包括傳統(tǒng)以政府機關為主的文書檔案，還包括各類具有社會利用價值的專業(yè)檔案，使得多頭、分散的專業(yè)檔案集中、統(tǒng)一管理，其目的是為了符合社會公眾與機構的檔案利用需求，實現“大檔案”理念下的“一站式服務”。

（二）“大檔案”理念與開發(fā)區(qū)檔案管理

我國開發(fā)區(qū)主要以管委會體制形式存在，其特點為體制“簡單靈活”和“一站式服務”?！昂唵戊`活”為開發(fā)區(qū)檔案機構的歸并創(chuàng)造了條件，“一站式服務”與“大檔案”理念完全相符。因此，“大檔案”理念適應開發(fā)區(qū)精簡、統(tǒng)一、高效的行政部門設置，而開發(fā)區(qū)特有的行政部門設置亦為“大檔案”理念的踐行提供了體制保障。

（三）“大檔案”理念下的開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務優(yōu)勢

“大檔案”理念下的開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務具有很大的優(yōu)勢，達到1+1>2 的效果?！按髾n案”理念下開發(fā)區(qū)只設立一個檔案管理行政機構和一個檔案館，實現了精簡機構與豐富館藏的作用；“大檔案”理念下開發(fā)區(qū)檔案館建筑、檔案館庫房、數字檔案館信息平臺等充分實現共享，從而實現檔案館資源的優(yōu)化配置，避免資源浪費或因分散管理而設備不達標；“大檔案”理念下，開發(fā)區(qū)檔案館提供“一站式”利用服務，從而提升檔案服務效率和提高檔案利用率；“大檔案”理念下，通過人才整合而實現更專業(yè)化的檔案管理，避免因專業(yè)知識缺乏而不能實現規(guī)范化管理。

三、蘇州工業(yè)園區(qū)“SIP 模式”檔案資源共享與服務

蘇州工業(yè)園區(qū)（簡稱SIP 或園區(qū)）為蘇州市所轄的國家級經濟技術開發(fā)區(qū)和縣級行政管理區(qū)，于1994年4月經國務院批準為中國和新加坡合作建設的開發(fā)區(qū)。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心于2007年7月成立，主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，是集中保存、管理蘇州工業(yè)園區(qū)永久保管檔案的基地和利用檔案的服務中心。目前增掛“蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館”和“蘇州工業(yè)園區(qū)城建檔案館”兩塊牌子。

蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理模式踐行了“大檔案”理念，以園區(qū)檔案管理中心為主導，借助新建檔案館舍之機遇，將轄區(qū)內人才交流中心、房地產交易、城建規(guī)劃和公積金等各部門的檔案集中到園區(qū)檔案館，成功實現了園區(qū)檔案資源的整合。

（一）蘇州工業(yè)園區(qū)檔案資源整合與服務

檔案資源整合主要通過機構整合、硬件整合、軟件整合、數據整合和人才整合實現檔案資源整合，它不僅僅是在物理形態(tài)上實現了檔案館對本行政區(qū)域內檔案的集中，更重要的是在管理體系和開發(fā)利用上實現集中和統(tǒng)一。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館借助數字檔案館信息平臺，進行線上線下雙重管理，成功實現了檔案資源的整合，并對外提供先進、優(yōu)質的檔案服務。

1.機構整合

為適應開發(fā)區(qū)的機構精簡，園區(qū)成立之初檔案暫時由園區(qū)建設規(guī)劃局下屬機構整理保管建設檔案，管委會下屬機構整理保管文書檔案。但隨著園區(qū)快速發(fā)展，城建檔案、拆遷檔案、環(huán)保檔案等其他門類檔案日益增多，園區(qū)于2007年正式成立園區(qū)檔案管理中心這家唯一的行政管理機構，主管園區(qū)范圍內的所有檔案工作。

2.資源整合

（1）檔案館資源、庫房、檔案實體等硬件資源整合

園區(qū)2008年5月開工建設高標準檔案綜合大廈，總建筑面積約8.2 萬平方米，建設標準是“建成國家一流的檔案館”，設計庫房儲藏規(guī)模150 萬卷。檔案館內配置了智能密集架、智能小車、風淋系統(tǒng)、消毒設備、安全監(jiān)控設備、自動報警和滅火設備、溫濕度測量與調控設備等具有國內一流水平的先進設施設備，為檔案的安全保管、科學管理、提升服務創(chuàng)造了優(yōu)越的條件。因此，園區(qū)范圍內所有門類永久保存檔案都能共享到最先進的檔案管理設施。對于查閱利用頻繁的房產檔案等不實行物理歸檔，實現邏輯歸檔，也體現了檔案資源整合的靈活性和多樣性。

圖1 數字檔案館信息平臺服務整合

圖2 檔案館信息平臺服務用戶整合

從檔案來源上看，園區(qū)檔案館館藏體系不僅包括管轄范圍內的各個政府、企事業(yè)單位形成的綜合性文書檔案，還包括城建檔案、專業(yè)檔案與其它特色檔案，形成了各類檔案統(tǒng)一管理與保存，有效地實現了檔案資源的整合。

（2）園區(qū)數字檔案館信息平臺整合

園區(qū)于2010年起開發(fā)了數字檔案館信息平臺，建立了覆蓋全區(qū)的檔案管理網絡，為實現檔案管理的自動化、網絡化、標準化和規(guī)范化提供了技術保障。該平臺集成技術先進，采用了SOA 企業(yè)服務總線平臺進行系統(tǒng)的集成和構建，為檔案利用和平臺擴展提供了底層技術支持，方便實現業(yè)務系統(tǒng)和自建檔案系統(tǒng)的接口對接。該平臺將檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、在線業(yè)務指導系統(tǒng)、館藏資源管理系統(tǒng)、離線檔案管理系統(tǒng)、建設檔案整理系統(tǒng)、GIS 建設檔案管理系統(tǒng)以及門戶網站8 個功能模塊集成整合在一起，通過一個平臺不同用戶根據自身權限可以使用不同應用系統(tǒng)。

（3）檔案信息資源整合

園區(qū)檔案中心多門類數字資源整合實現了多贏，不僅減少了立檔單位在軟件開發(fā)或購買以及后期維護的費用，同時也方便了檔案中心對數字檔案進行時時維護和利用。用戶在檔案大廳可以登錄系統(tǒng)檢索所需檔案，檔案中心則通過數字檔案數據庫對數字檔案信息進行統(tǒng)一管理，保證了檔案工作的效率和檔案安全。

（4）服務整合

園區(qū)檔案管理中心依托數字檔案信息平臺在實現應用系統(tǒng)集成的同時亦成功實現了用戶的分類和整合，該用戶包括檔案中心、公眾用戶、立檔單位、服務公司等，這些用戶必須通過該平臺才能實現自己的檔案行為。公眾用戶通過該系統(tǒng)可以查閱自己需要的檔案信息；立檔單位通過該系統(tǒng)可以建立自己的虛擬檔案室，向檔案中心提出報建申請并可時時錄入數字檔案信息；檔案中心通過該系統(tǒng)可以管理數字檔案信息，實現檔案權限分配，跟蹤項目進展等，如圖1、圖2。

（5）人才整合

園區(qū)檔案管理中心目前聚合了包括檔案、建筑、計算機、信息管理、編研、寫作、攝影攝像等多方面專業(yè)人才，完全達到各門類檔案資源管理的人才需求。

（二）蘇州工業(yè)園區(qū)資源整合與服務的“SIP 模式”應用

“SIP 模式”在蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心得到了充分應用，歸納起來為：

一個中心、一套班子、一個平臺：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、中心員工、信息平臺。

兩塊牌子：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館、蘇州工業(yè)園區(qū)城建檔案館。

四項整合：機構整合、資源整合、服務整合、人才整合。

八個功能模塊：檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、在線業(yè)務指導系統(tǒng)、館藏資源管理系統(tǒng)、離線檔案管理系統(tǒng)、建設檔案整理系統(tǒng)、GIS 建設檔案管理系統(tǒng)以及門戶網站。

若干專業(yè)人才：檔案、建筑、計算機、編研、寫作、攝影攝像等專業(yè)人才。

雖然“大檔案”在全國越來越熱，檔案資源整合也在檔案界中越來越受重視，但不得不承認目前我國在“大檔案”的道路上還處于不斷摸索和創(chuàng)新階段。我們必須重視“大檔案”對我國檔案工作產生的重大變化，同時我們也要預防“大檔案”中管理混亂、責任推諉、資源移交不及時等問題的產生。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心的“SIP 模式”值得全國各地開發(fā)區(qū)檔案館的學習和借鑒，也促進了我國開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

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