李惠敏
摘 要:會計工作是經(jīng)濟領(lǐng)域的核心工作,是所有經(jīng)濟信息的集散地,掌握著每個單位的經(jīng)濟命脈,因此會計工作也急需采用先進技術(shù)提高自身的現(xiàn)代化水平。會計工作實現(xiàn)電算化對企業(yè)具有很重要的意義,該文主要從四個方面來論述會計電算化工作給會計工作帶來的問題,以及企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況,針對出現(xiàn)的新問題,建立相適應(yīng)的管理制度。
關(guān)鍵詞:會計電算化 計算機 數(shù)據(jù)
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2015)02(c)-0215-02
隨著世界經(jīng)濟一體化的逐步形成,市場競爭不斷加劇,企業(yè)面對的客戶需求也越來越苛刻,迫切需要企業(yè)加強管理,提高企業(yè)的應(yīng)變能力和經(jīng)濟效益。會計工作是經(jīng)濟領(lǐng)域的核心工作,是所有經(jīng)濟信息的集散地,掌握著每個單位的經(jīng)濟命脈,因此會計工作也急需采用先進技術(shù)提高自身的現(xiàn)代化水平。
計算機會計信息系統(tǒng)即會計電算化系統(tǒng)就是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ),以電子計算機及其外部設(shè)備為數(shù)據(jù)處理工具、由會計信息互相聯(lián)系、以各種會計制度為依據(jù)形成的一個系統(tǒng),它是一個以人和計算機的有機結(jié)合作為系統(tǒng)的主體構(gòu)成一個人和計算機機密結(jié)合、協(xié)同工作的人-機系統(tǒng)。計算機會計信息系統(tǒng)充分利用計算機快速、準確的計算和處理數(shù)據(jù)的特性,以及運算精度高、數(shù)據(jù)存儲量極大、自動控制運行、方便的遠程操作和數(shù)據(jù)傳輸?shù)忍匦?,收集、加工、存儲、傳輸和利用會計信息,讓計算機代替人去完成人工難以實現(xiàn)的處理功能。會計工作實現(xiàn)電算化具有很重要的意義,如:資源共享、提高辦事效率、減少費用支出、更好執(zhí)行會計監(jiān)督、促進會計人員的學(xué)習(xí)交流,提高會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。計算機會計信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)手工會計比較有很大的差異,這種差異體現(xiàn)在對會計數(shù)據(jù)處理的方式和處理流程等技術(shù)方法上的巨大變化,也體現(xiàn)在計算機會計信息系統(tǒng)極大地提高了會計核算的質(zhì)量和效率、提高了會計信息處理的時效性和空間范圍、豐富和擴展了會計提供管理信息和參與管理的能力、擴大了企業(yè)經(jīng)營空間和經(jīng)營方式。這些變化使得會計原有的一些制度規(guī)定相當(dāng)程度上失去作用或難以規(guī)范電算化的會計工作。因此需要針對這些變化建立適合計算機會計信息系統(tǒng)的管理制度,以強化計算機會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。
1 會計電算化工作給會計工作帶來的問題
主要有以下四個方面。
1.1 計算機引入會計工作所帶來的問題
計算機的信息系統(tǒng)的內(nèi)容:硬件設(shè)施、信息系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和軟件設(shè)施等。以上任何一項內(nèi)容有問題,整個計算機系統(tǒng)都將無法正常操作。所以我們要對構(gòu)成計算機信息系統(tǒng)的幾個部分進行簡要的分析。
(1)計算機硬件。計算機硬件是計算機會計信息系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。如果計算機缺乏保養(yǎng)、傳染計算機病毒、計算機使用過程中突然斷電等都會造成系統(tǒng)無法啟動或工作失常。因此需要建立嚴格的硬件設(shè)備的管理和維護制度,以保證硬件設(shè)備工作正常。
(2)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。如果網(wǎng)絡(luò)線路故障、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障、局域網(wǎng)安全問題、互聯(lián)網(wǎng)病毒感染、網(wǎng)絡(luò)“黑客”侵入等都會給企業(yè)造成重大損失。因此,除了采取建立系統(tǒng)“防火墻”等技術(shù)措施外,還應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度,以保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行。
(3)計算機軟件。計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件,其中系統(tǒng)軟件能有效組織和管理計算機的軟、硬件資料,合理組織計算機的整個工作過程以提高計算機資源的利用率,并為用戶提供強大的使用功能和靈活安全的使用環(huán)境。應(yīng)用軟件在操作系統(tǒng)的支持下處理用戶的具體業(yè)務(wù)。如果系統(tǒng)軟件及應(yīng)用軟件被刪除、篡改,或系統(tǒng)程序設(shè)計出現(xiàn)錯誤(如:未按有關(guān)法律、法令、法規(guī)、會計準則、會計制度規(guī)定處理會計業(yè)務(wù))都會給企業(yè)帶來無法彌補的損失。因此,應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度,保證系統(tǒng)設(shè)置不被篡改、系統(tǒng)文件不被刪除、系統(tǒng)存在的問題能及時得到修補和升級。
(4)系統(tǒng)技術(shù)檔案。如果重要技術(shù)檔案保管不善,將會帶來潛在的損失。
1.2 數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題
原來會計工作的形式是,會計人員手工記賬、對賬、制作報表等,會計數(shù)據(jù)的處理形式都是在人工基礎(chǔ)上完成的,其特點是會計數(shù)據(jù)種類多,處理復(fù)雜等,對于數(shù)據(jù)的查找和修改,費時費力,與此同時工作效率也相對偏低。引入計算機參與會計工作,會計數(shù)據(jù)都是會以文件的形式存儲在計算機的硬盤上,對于會計數(shù)據(jù)的查詢方便、便捷,修改起來也相當(dāng)省力。會計電算化工作的同時,也帶來了新的變化,即會計內(nèi)部控制的問題,由于計算機本身的一些特性,對于數(shù)據(jù)的查找和修改,不留痕跡,所以會計內(nèi)部控制實施起來比較麻煩。
1.3 數(shù)據(jù)處理流程變化帶來的問題
計算機會計信息系統(tǒng)下只需一次輸入數(shù)據(jù),總帳、明細帳、日記帳都由計算機自動處理生成,這使數(shù)據(jù)處理流程大為清晰、簡潔,同時也使帳帳核對、帳證核對的控制作用不復(fù)存在。人為出現(xiàn)差錯的地方是在數(shù)據(jù)的輸入,一旦數(shù)據(jù)錄入錯誤(如:錄入會計科目錯誤、錄入的金額錯誤等),系統(tǒng)將無法糾正。因此必須建立相應(yīng)的管理制度,對輸入數(shù)據(jù)進行嚴格的檢驗和審核,以防止有意或無意地輸入錯誤數(shù)據(jù)。
1.4 會計部門和會計從業(yè)人員帶來的問題
在會計電算化的過程中,大大減少了會計人員的工作,僅僅是專業(yè)的幾個會計人員,同時也要有計算機維護人員。會計電算化的過程,是大量的會計工作通過計算機自動完成,而不需要會計人員的參與,所以會計工作的工作形式和內(nèi)容也發(fā)生了改變,所以,對于工作人員來講,是要按照會計電算化的工作階段來進行分工處理。
2 針對會計電算化工作出現(xiàn)的問題的相應(yīng)對策
會計的工作自從引入計算機工作以后,出現(xiàn)了許多問題,這些問題不僅僅是企業(yè)的內(nèi)部控制所能監(jiān)督控制,而是要在具體的工作中,根據(jù)計算機會計的自有特性,對工作中遇到的問題要有一套針對計算機會計工作的內(nèi)部控制制度,這樣避免了工作人員的操作帶來的影響,加強對電子信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件存儲與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。
2.1 建立計算機軟件和硬件管理制度
(1),對機房內(nèi)的設(shè)備,應(yīng)該保證其正常運轉(zhuǎn),即制定相應(yīng)的制度。
①對設(shè)備的檢查維護和保養(yǎng),應(yīng)該定期定時定點,來保證其正常的運轉(zhuǎn)和工作。如:防火、防靜電、防塵、防雷擊(地線接地情況)、降溫、除濕及設(shè)置報警系統(tǒng)等。
②規(guī)定機房禁止的行為以維護機房的正常工作秩序。如禁止吸煙(防止人為造成的火災(zāi))、禁止吃零食(防止食物可能會掉入鍵盤中;防止招來老鼠,咬斷電纜線)等。
③對于硬件的故障也不容忽視,要建立一整套的硬件急救措施,一面硬件出現(xiàn)故障時,出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象發(fā)生。如使用不間斷電源,以防止突然的斷電造成數(shù)據(jù)丟失;當(dāng)硬件出現(xiàn)故障時及時關(guān)閉電源,以便查找故障等。
(2)建立嚴格的防范計算機病毒侵害制度。
①設(shè)置網(wǎng)絡(luò)“防火墻”以抵御外來病毒或“黑客”對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的非法侵入。
②絕不輕易使用來路不明的軟件。
③認真保存購買來的系統(tǒng)盤和應(yīng)用軟件盤。
④凡不需要寫入的軟盤都處于保護狀態(tài)。
⑤進行重要工作的計算機應(yīng)該專機專用、專盤專用。如:服務(wù)器,只能由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)維護員來操作,其他人禁止使用等。
⑥購買殺病毒軟件經(jīng)常查毒并隨時殺毒,在病毒發(fā)作日不使用計算機或更改系統(tǒng)日期。
2.2 建立應(yīng)用軟件的安全控制制度
①開發(fā)設(shè)計過程的控制。盡量使用經(jīng)財政部門批準的商業(yè)化會計軟件。
②會計軟件的安全保密制度。
③修改會計軟件的控制。
2.3 建立計算機系統(tǒng)操作管理制度
①憑證的錄入和憑證的審核職責(zé)必須分隔。
②數(shù)據(jù)輸入、審核和數(shù)據(jù)檔案保管職責(zé)必須分隔。
③對會計人員的權(quán)限進行逐一分配,為每個操作人員設(shè)置口令密碼并嚴格保密。
④建立嚴格的操作時序性控制。
2.4 建立會計數(shù)據(jù)的管理制度
①數(shù)據(jù)的備份。如采取定期備份;每次備份至少兩份以上;將備份盤存放在不同的地點;每次備份都在備份盤標簽上寫明備份的時間及責(zé)任人等。
②數(shù)據(jù)的恢復(fù)。數(shù)據(jù)的恢復(fù)必須由專人(系統(tǒng)管理員或會計主管)來進行。
2.5 建立會計檔案管理制度
①建立磁性介質(zhì)檔案的防高溫、防磁、防霉、防盜等安全措施。
②會計軟件源程序和系統(tǒng)開發(fā)過程中形成的文檔資料必須嚴格保管。
③對每次備份的軟盤、硬盤、磁帶及光盤等實行專人保管,并有必要的登記制度。
④借閱會計檔案必須執(zhí)行嚴格的登記與監(jiān)督制度。
參考文獻
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