張劍文 馬瑞真

摘 要：隨著會計電算化程度的日益普及，相對于手工記賬來說，會計人員的工作量在不斷減輕，工作效率也在不斷提升。然而，電算化舞弊的手段卻是層出不窮，舞弊行為也愈演愈烈。本文從管理學(xué)與會計核算的契合點出發(fā)，從大多數(shù)企業(yè)的運行流程中尋找潛在的舞弊動因，將相關(guān)環(huán)節(jié)的管理前置化，進而控制企業(yè)的會計電算化風(fēng)險等級。

關(guān)鍵詞：管理前置;會計電算化;舞弊;風(fēng)險管控

一、概述

第二次世界大戰(zhàn)中發(fā)展起來的定量管理思想，由于引入了數(shù)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)和計算機信息系統(tǒng)來進行管理決策，因此在企業(yè)管理中得到了迅速的發(fā)展。定量管理思想其中的一個分支—運營管理，涵蓋了計劃、實施、控制等階段，若將其對應(yīng)到會計的職能上，則分別對應(yīng)了管理會計的預(yù)算職能和財務(wù)會計的核算與監(jiān)督職能。因此，企業(yè)在運用會計電算化進行日常核算的同時，若能結(jié)合定量管理思想將管理前置化，就可以在很大程度上開展科學(xué)的管理模式，控制企業(yè)會計電算化的風(fēng)險等級。

二、管理前置與會計電算化的風(fēng)險管控

縱觀經(jīng)典的會計舞弊案例，不難發(fā)現(xiàn)其相似之處都在于“事后追究”，但此時的“事后”往往已經(jīng)不能挽回舞弊行為所導(dǎo)致的嚴重后果。因此，在現(xiàn)代企業(yè)管理中，尤其是日常的財務(wù)管理，更應(yīng)該將“事后追究”轉(zhuǎn)化為“管理前置”，并且運用到企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)之中，盡可能地杜絕舞弊行為的發(fā)生，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險。

（一）計劃—預(yù)算階段的管理前置

在實行企業(yè)財務(wù)預(yù)算的管理中，許多企業(yè)沒有專門的預(yù)算管理機構(gòu)，大部分由企業(yè)的財務(wù)部門執(zhí)行。然而，隨著現(xiàn)代企業(yè)意識的增強，企業(yè)預(yù)算已經(jīng)形成了業(yè)務(wù)預(yù)算、資金預(yù)算、利潤預(yù)算等綜合性的預(yù)算體系，財務(wù)部門僅僅是其中的一個體系，應(yīng)作為對各種預(yù)算數(shù)據(jù)進行匯總和分析的部門，而不是一攬子完成預(yù)算的部門。因此，計劃（預(yù)算）階段應(yīng)當(dāng)將預(yù)算機構(gòu)獨立于財務(wù)部門進行管理前置，由企業(yè)高層管理人員進行組織和指揮，由業(yè)務(wù)、投資、籌資、管理等各個部門協(xié)調(diào)完成全面預(yù)算，防范財務(wù)人員借助既編制預(yù)算又反映預(yù)算執(zhí)行情況的雙重角色進行舞弊。

（二）實施—核算階段的管理前置

1、采購管理

采購是現(xiàn)代企業(yè)物流鏈的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它的管理狀況對于企業(yè)整個經(jīng)營活動的進行至關(guān)重要。采購方式的多樣化使得采購環(huán)節(jié)的靈活空間很大，比如詢價采購方式，盡管采購人員能夠提供“貨比三家”，但對于采購管理往往是徒勞的。因此，采購環(huán)節(jié)首先應(yīng)當(dāng)將合理運用采購方式進行管理前置，實現(xiàn)對供應(yīng)商的動態(tài)管理和優(yōu)化。其次，采購環(huán)節(jié)的發(fā)票管理也是需要管理前置的內(nèi)容。采購的貨物是否需要暫估入賬、受托代銷業(yè)務(wù)何時處理、非庫存的消耗性采購如何處理等等，財務(wù)人員都應(yīng)當(dāng)遵循謹慎性原則進行賬務(wù)處理。另外，采購環(huán)節(jié)還應(yīng)當(dāng)將采購的權(quán)力進行管理前置，規(guī)范樣品的確認制度，分散采購部門的權(quán)力;由銷售部門或者財務(wù)部門等與采購部門相互矛盾的部門監(jiān)督采購部門的權(quán)利實施情況，防止采購人員內(nèi)部的相互勾結(jié)和與供應(yīng)商的外部勾結(jié)，為企業(yè)采購質(zhì)次價高的貨物。

2、生產(chǎn)管理

生產(chǎn)環(huán)節(jié)中對于成本的管理直接體現(xiàn)著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平的高低，它應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)而全面、科學(xué)而合理，促進企業(yè)增產(chǎn)節(jié)支，提高企業(yè)的生產(chǎn)效益。長期以來，我國企業(yè)對于成本管理的理解和運用仍然停留在片面地降低成本水平和強調(diào)節(jié)約節(jié)省上，致使我國的成本管理方式遠遠落后于實行成本戰(zhàn)略管理的發(fā)達國家。因此，成本管理不能僅僅局限于生產(chǎn)耗費活動，應(yīng)該擴展到產(chǎn)品設(shè)計、工藝安排、設(shè)備利用、材料采購、人力分配等生產(chǎn)、技術(shù)、銷售、儲備和經(jīng)營等各個領(lǐng)域，調(diào)動全體員工的積極性，實行全面成本管理。只有這樣，才能最大限度的挖掘企業(yè)降低成本的潛力，提高企業(yè)整體成本管理的水平。同時，企業(yè)財務(wù)部門對于成本的核算，不僅要關(guān)注顯性成本，更要關(guān)注沉沒成本的存在;不僅要規(guī)范確定成本核算的對象，更要選擇適當(dāng)?shù)馁M用分配標準。

3、銷售管理

企業(yè)的銷售部門是聯(lián)接企業(yè)與市場、為客戶提供產(chǎn)品和服務(wù)、實現(xiàn)企業(yè)資金回籠并獲取利潤的重要部門，是企業(yè)生存和發(fā)展的動力源泉。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，要想搞好銷售管理工作，首先要搞好客戶管理工作。因此，銷售環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)將客戶管理前置。企業(yè)對銷售客戶管理有方，客戶就會對銷售有熱情，就會積極配合企業(yè)的政策，努力銷售商品;若銷售管理不善，如果出現(xiàn)客戶對企業(yè)不忠誠、竄貨、應(yīng)收賬款質(zhì)量下降等等現(xiàn)象，企業(yè)就會存在銷售風(fēng)險。在財務(wù)核算方面，應(yīng)當(dāng)對銷售人員提供的原始憑證進行管理前置。由銷售人員產(chǎn)生的業(yè)務(wù)費用（含差旅費、公關(guān)費等），財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)以銷售利潤率為基準，事先確定業(yè)務(wù)費用標準，嚴格審核報銷憑證的真實可靠性，防止銷售人員虛報、多報或者與財務(wù)人員相互勾結(jié)挪用公款、收受回扣及以不正當(dāng)手段和渠道支取貨款，轉(zhuǎn)移企業(yè)資金。

（三）控制—監(jiān)督階段的管理前置

1、規(guī)范企業(yè)財務(wù)會計電算化制度

（1）制定嚴格的內(nèi)部操作管理制度

實行會計電算化的企業(yè)應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)需求出發(fā)，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實行分級管理，對會計人員制定崗位責(zé)任制，嚴格限制各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限;對業(yè)務(wù)計算機設(shè)置密碼，每一用戶只有經(jīng)授權(quán)后才可以進入系統(tǒng)操作，禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員以恢復(fù)程序為由修改記錄;實行監(jiān)控與操作分離制度，以此來有效地保證會計軟件的安全運行。

（2）建立健全計算機硬件、軟件維護和系統(tǒng)安全控制管理制度

實行會計電算化的企業(yè)應(yīng)當(dāng)有專職人員定期對計算機進行檢查和維護;由于對財務(wù)軟件的修改可能會對整個系統(tǒng)的安全可靠造成危害，所以財務(wù)軟件的升級、改造必須報經(jīng)企業(yè)財務(wù)負責(zé)人批準;企業(yè)對會計數(shù)據(jù)的備份、財務(wù)軟件的安全保密應(yīng)當(dāng)加強管理，特別是對系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)應(yīng)采取有效的加密措施、對會計數(shù)據(jù)的傳送也應(yīng)實行加密制度。

（3）日清日結(jié)企業(yè)財務(wù)信息

實行會計電算化的企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)定財務(wù)人員必須在每天下班前結(jié)清當(dāng)天的賬務(wù)處理，并于每天核實賬證、賬實、賬賬是否相符，若相符則保存記錄、備份數(shù)據(jù)，否則應(yīng)當(dāng)查錯糾弊直至相符。日清日結(jié)的做法，不僅使得當(dāng)前財務(wù)部門在月底結(jié)賬發(fā)現(xiàn)錯記、漏記卻找不到原因就將誤差延續(xù)的現(xiàn)象得以改善，而且還使得信息使用者可以隨時了解企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

2、優(yōu)化財務(wù)軟件的品質(zhì)和功能

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，針對不同行業(yè)、不同運營環(huán)節(jié)都有專門的管理信息系統(tǒng)幫助企業(yè)提高工作效率、降低舞弊風(fēng)險。然而，目前企業(yè)采用的大部分是自行開發(fā)或者廉價采購的盜版財務(wù)軟件，為了節(jié)約成本開支，往往不愿意花費高額的代價去購買風(fēng)險等級相對較高的正版財務(wù)軟件;許多財務(wù)軟件還設(shè)置了反記賬、反結(jié)賬、取消審核等功能，該功能通過技術(shù)人員程序操作后可以很容易地使賬簿記錄恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，而且修改或者篡改電子數(shù)據(jù)記錄可以不留任何痕跡，無形中就加大了企業(yè)電算化舞弊的風(fēng)險等級。因此，優(yōu)化財務(wù)軟件的品質(zhì)和功能可以很大程度地防范舞弊行為的產(chǎn)生給企業(yè)帶來不可挽回的損失。

三、結(jié)語

在各種舞弊動因充斥并考驗著會計人員職業(yè)道德的社會背景下，實行會計電算化的企業(yè)對不同環(huán)節(jié)的管理前置可以從根本上杜絕貪污挪用、跑冒滴漏、人員勾結(jié)、管理混亂等現(xiàn)象，從會計人員的日?；A(chǔ)工作著手，使會計信息系統(tǒng)安全、高效地運行，方便、快捷、準確地為企業(yè)提供服務(wù)，為企業(yè)帶來更大的效益。（作者單位：蘭州商學(xué)院）