朱藝

摘 要：人事檔案在人力資源管理中有著十分重要的作用，它不僅記錄著事業(yè)單位人員的詳細(xì)信息，還包括了組織人員的相關(guān)信息，這對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，就如同機(jī)密文件一樣重要。但是，目前很多事業(yè)單位因?yàn)槿狈?duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，致使人事檔案處于困境中而無(wú)法發(fā)揮出自身的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；作用；提升

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案所存在的問(wèn)題

1.人事檔案材料存在失真現(xiàn)象

當(dāng)前，隨著社會(huì)主義的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸加劇，致使很多人為了獲得工作崗位而存在著對(duì)自身的檔案進(jìn)行弄虛作假的行為。從人事檔案的具體工作中，不難發(fā)現(xiàn)檔案中的基本個(gè)人信息經(jīng)常出現(xiàn)涂改的痕跡。當(dāng)人力資源部門在使用這些檔案時(shí)，無(wú)法根據(jù)真實(shí)的情況作出正確的計(jì)劃，從而影響到了人力資源管理在組織中作用的充分發(fā)揮，最終有可能導(dǎo)致組織跟良好的發(fā)展機(jī)遇擦肩而過(guò)。

2.人事檔案材料缺少完整性

人事檔案在最終歸檔時(shí)，應(yīng)該是一個(gè)全面且完整的有機(jī)體，但是，由于人事資料在收集整理的過(guò)程中，事業(yè)單位存在著對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)的不足，致使檔案過(guò)于分散，有時(shí)甚至出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。當(dāng)前，事業(yè)單位的人才流動(dòng)性雖然相對(duì)較穩(wěn)定，但是人員調(diào)動(dòng)的情況很常見，如果在這一過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)人員檔案進(jìn)行有效的管理，就會(huì)使事業(yè)單位原有的檔案出現(xiàn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，進(jìn)而大大降低了人事檔案對(duì)人力資源的作用。

3.人事檔案管理方式落后，管理人員素質(zhì)偏低

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，人力資源管理已全面進(jìn)入信息化管理時(shí)代，這就對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作還是處于傳統(tǒng)的管理模式之中，以工作人員手工操作為主的方式，使人事檔案管理人員局限其中，而無(wú)法為人力資源部門提供及時(shí)有效的檔案信息。與此同時(shí)，當(dāng)前的人事檔案管理中，管理人員的素質(zhì)普遍偏低，很少有管理人員既具備計(jì)算機(jī)操作的技術(shù)，又具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，因而無(wú)法滿足信息化環(huán)境下人事檔案管理工作的需求。

二、提升人事檔案在人力資源管理中作用的途徑

1.建立完善的人事檔案管理制度體系，確保人事檔案的真實(shí)性與完整性

針對(duì)當(dāng)前人事檔案缺乏真實(shí)性與完整性的問(wèn)題，事業(yè)單位首先要強(qiáng)化對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改革，建立完善的人事檔案管理制度體系，從而確保人事檔案的真實(shí)性與完整性，提高人事檔案的可利用率，為人力資源管理作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

2.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)這一時(shí)代背景，人事檔案管理在完善各方面制度的基礎(chǔ)上，要注重對(duì)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。這就要求做到以下兩點(diǎn)：第一，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，以提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的血液；第二，要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理部門的培訓(xùn)力度，以全面提升管理人員的綜合素質(zhì)，使其適應(yīng)當(dāng)下形式的發(fā)展需求，從而更好地服務(wù)于自身的工作崗位。與此同時(shí)，在培訓(xùn)的過(guò)程中，要強(qiáng)化檔案管理人員的對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，使其端正思想，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，這樣才能更好地肩負(fù)起檔案管理工作的職責(zé)，從而發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

隨著信息化的發(fā)展，人事檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)地更新自身的管理方式，這就要求實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。只有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，才能提高檔案管理人員工作的效率，并保證檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。在以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的人事檔案信息系統(tǒng)管理下，能大幅度地提高人事檔案的利用率，從而提升其在人力資源管理中的作用，實(shí)現(xiàn)人力資源相關(guān)方面管理的有效性。

綜上所述，人事檔案在人力資源管理中有著非常重要的作用。因此，要想提升人事檔案在人力資源管理中的作用，就必須建立完善的人事檔案管理制度體系、提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，從而為人力資源的戰(zhàn)略性決策提供有利的條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮 艷.人事檔案在人力資源管理中的作用分析[J].人才資源開發(fā)，2010（03）：56—58.

[2]黃慶輝.人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探[J].中國(guó)新技術(shù)產(chǎn)品，2011（14）：123—125.

（作者單位：中國(guó)人民銀行湘潭市中心支行）