鄭小成

摘 要：在社會(huì)不斷的發(fā)展的新形勢(shì)中，如何做好檔案管理工作日益重要，新時(shí)期做好檔案管理工作，使檔案管理工作更加規(guī)范化，從而促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，這是每一個(gè)檔案管理工作人員所思考的問(wèn)題。本文探討了當(dāng)前在檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決措施。

關(guān)健詞：檔案管理；管理觀念；管理手段；發(fā)展目標(biāo)

一、做好檔案管理工作的重要意義

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的今天，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞是衡量單位管理水平的重要尺度?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，可以有效提高工作效率，促進(jìn)單位健康發(fā)展的需要。單位的檔案記載著其發(fā)展的歷程所取得的優(yōu)秀成果，可以利于決策層及時(shí)掌握單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，可以為其進(jìn)行科學(xué)分析，制定發(fā)展策略提供依據(jù)。另一方面便于社會(huì)各方認(rèn)定單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。為與可能合作的社會(huì)各方提供有力的支持依據(jù)。所在我們要不斷地更新檔案管理觀念，認(rèn)真做好檔案管理工作，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，將檔案管理工作和單位的經(jīng)營(yíng)管理有效地結(jié)合，對(duì)于提高企業(yè)的管理效率，使企業(yè)在市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)有著重要的影響作用。

二、檔案管理工作存在的問(wèn)題

1. 對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作人員本身對(duì)檔案管理工作沒(méi)能給予足夠的重視。一此單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識(shí)，認(rèn)為單位的檔案管理工作可有可無(wú)，認(rèn)為檔案管理無(wú)用，，從而導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，不利于形成管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，影響了檔案管理水平。

2. 檔案管理人員工作能力有待進(jìn)一步提高。檔案管理工作的好壞，很大程度取決于檔案管理人員的工作態(tài)度。檔案管理工作人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，從而對(duì)工作沒(méi)有強(qiáng)烈的高度責(zé)任感，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，只是將材料放人檔案盒，而沒(méi)有將檔案資料整理及時(shí)進(jìn)行整理、或是檔案資料收集不全、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。在今天日新月異的形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)以及管理操作能力等方面都有著更高要求。而現(xiàn)在的大多數(shù)管理人員對(duì)檔案管理的理論知識(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，沒(méi)有積累扎實(shí)的管理檔案的基本技能，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。

3.檔案管理制度不健全。在工作中檔案資料收集、保管、借閱、保密等制度不夠健全；或是雖然建立了管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來(lái)作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

4. 對(duì)檔案管理方法有待更新。目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

三、做好檔案管理工作的建議

1. 提高對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作人員對(duì)工作的認(rèn)識(shí)程度決定著他們工作效率、工作質(zhì)量，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，在很大程度上決定著檔案工作質(zhì)量。要把檔案工作做好，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

2. 不斷學(xué)習(xí)，提高管理工作能力。檔案記載著豐富的信息，檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作趨向數(shù)字化、信息化發(fā)展這些都是在信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，來(lái)完成文件的起草、修改、檢索、打印、匯集統(tǒng)計(jì)等任務(wù)，可以有效提高工作效率，這也是檔案工作者的必然方向。對(duì)檔案工作人員的管理工作能力也提出了新的更高要求，作為檔案工作人員，通過(guò)各種方式如通過(guò)自學(xué)或是參加培訓(xùn)等學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使自己掌握扎實(shí)的管理檔案的基本技能，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極探索新的管理模式，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中，提高檔案管理工作的質(zhì)量，更好地為新時(shí)期的檔案管理工作服務(wù)。

3.加強(qiáng)制度建設(shè)，健全檔案管理制度。加強(qiáng)制度建設(shè)，要建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4.運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新。隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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