黎向華

摘 要：檔案的分類問題一直是我國檔案論壇上的熱門話題。人們之所以對分類問題以極大的關注，是因為它是一個單位各類檔案管理的首要問題之一。因此，如何更好的進行檔案管理工作，是擺在管理層和檔案工作者面前的新課題。該文淺析學校檔案實體分類及管理的方法。

關鍵詞：學校檔案 實體分類 檔案管理

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（c）-0138-01

檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。

1 學校檔案分類中存在的問題

在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設。

2 增強學校檔案實體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。

2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理

在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。

2.3 增強檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強學校檔案管理的方法

3.1 應用計算機信息檔案管理技術

計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進行實體檔案管理

學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學校規(guī)模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發(fā)展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。

3.3 應用組合管理模式

由于一個學校的所有檔案都可以視為是一個檔案組合，一些性質、特征、內(nèi)容相同相近的檔案也可以視為一個檔案組合，所以組合管理模式對于檔案管理是非常適用的。但要注意，所有組合必須是符合某一特征、規(guī)律的有序組合，不能是大雜燴樣的組合，且所有組合之和等同于全宗。這種全宗內(nèi)檔案的組合管理，能夠大大提高檔案的活力和價值，不會因為檔案的分別保管而降低使用價值，也可以大大提高檔案排列的穩(wěn)定和有序性，防止因檔案的分開保管而導致遺失。

參考文獻

[1] 葛志媛.高校檔案實體分類法的改革設想[J].蘭臺世界，2011（22）：367-369.

[2] 安娜.高校圖書館檔案分類體系及管理模式探究[J].河南圖書館學刊，2010（4）：102-103.

[3] 焦艷紅.淺談學校檔案實體分類與管理[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學報，2013（1）：11-13.