朱海嬪

摘 要：面對公司的改革、改制，檔案工作如何在這種特殊時(shí)期和過程中適應(yīng)新的變化，把相應(yīng)的作用發(fā)揮出來。本文從管理思路、管理體系、主體地位的改變和對檔案資源重新整合等幾個(gè)方面進(jìn)行探討，并就公司改革、改制后的如何開發(fā)和挖掘檔案信息資源，為公司檔案事業(yè)鞏固和未來新的發(fā)展等方面進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：公司改制;檔案工作;作用

隨著國有企業(yè)改革、改制的不斷深入，有許多單位要改變原有的管理體制和所有制形式，因此一系列新情況、新問題隨之而來。在這過程中，如何保證公司檔案資源保值升值，如何才能使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，是公司以及檔案工作者應(yīng)思考的新課題。

面對公司改革、改制，從檔案管理學(xué)的角度應(yīng)正確面對以下幾個(gè)問題。

1 檔案管理思路的改變

公司檔案管理的總思路，是一個(gè)公司隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)過工作實(shí)踐和長期積累凝聚與發(fā)展而逐漸形成的，它是屬于精神層次的東西，既有對公司歷史淵源的沿襲，又有對公司發(fā)展的沿續(xù)，是歷史價(jià)值與時(shí)代價(jià)值的雙重反映和體現(xiàn)。因此，公司檔案管理的思路是一個(gè)公司的追求和內(nèi)在靈魂的體現(xiàn)。

公司管理體制的改革，伴隨著經(jīng)營活動(dòng)的內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。改制后，塑造和培育合格的市場競爭主體和企業(yè)法人主體，實(shí)行產(chǎn)權(quán)重組、政企分開，法人治理結(jié)構(gòu)，建立董事會(huì)制度。從而建立市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，檔案工作者也必須學(xué)習(xí)和了解公司化改制的基本內(nèi)容。隨著公司的不斷發(fā)展，檔案的收集面也越來越廣，內(nèi)容也越來越豐富，檔案人員要改變原有的管理思路和方法，與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新的企業(yè)發(fā)展需要，提升自身的綜合能力。

2 檔案管理體系的改變

公司的檔案部門是在改革、改制之前就已經(jīng)形成的，既具行政管理職責(zé)，又有業(yè)務(wù)管理特色的一級機(jī)構(gòu)。而公司檔案管理是一個(gè)相對封閉和完整的管理體系，并以一定的規(guī)則維持著一種相對固定的模式，這種長期固化了的管理體系，往往與原公司的價(jià)值追求、利益關(guān)系緊緊聯(lián)系在一起，保持著自身相對的平衡狀態(tài)，如果公司不存在改革、改制的需要，這種平衡狀態(tài)也許很難被打破。

公司改革、改制后，檔案管理發(fā)生了重大的變化，更應(yīng)履行自己的職責(zé)：

①開展檔案工作的調(diào)研，摸清檔案形成的內(nèi)容。

②針對改制后檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，加強(qiáng)對檔案工作者的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步開展檔案學(xué)理論的研究，使之指導(dǎo)我們的實(shí)踐。

③制訂出相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理流程。

④在充分尊重企業(yè)自主權(quán)和檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對企業(yè)檔案的工作的法律監(jiān)控，依法規(guī)范企業(yè)各種檔案事務(wù)行為，更好地發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)多提供政策服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，形成與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制相配套的宏觀的企業(yè)檔案管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制。

3 檔案管理主體地位的改變

公司改革、改制后，公司檔案管理的主體，即公司檔案管理者的地位將會(huì)發(fā)生這樣或那樣的改變，這是不可避免的。無論是公司還是檔案管理主體本身如果不能以足夠的重視對待這種改變，其所帶來的不良后果，有時(shí)是后續(xù)工作所無法彌補(bǔ)和挽回的。在以往一些公司的改革改制過程中，就有部分公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的理解和重視程度不夠，致使檔案工作人員變動(dòng)大，造成檔案工作交接不清，檔案散失等的事件發(fā)生，如：有些公司的協(xié)議、合同丟失等，非常不利于公司以后的發(fā)展。 因此，要樹立“兩個(gè)理念”，把握“三個(gè)問題”，與時(shí)俱進(jìn)，求實(shí)創(chuàng)新，做好公司的檔案工作?！皟蓚€(gè)理念”一是效率效益理念，用效率效益理念來指導(dǎo)和衡量檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值功能的最大化和檢索利用便捷化。結(jié)合上海市藥材有限公司的特點(diǎn)，經(jīng)營檔案是該公司的一大特色，重點(diǎn)加強(qiáng)經(jīng)營活動(dòng)檔案的收集歸案。二是服務(wù)理念。樹立檔案為經(jīng)營和各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，變被動(dòng)等待為積極主動(dòng)地為經(jīng)營和生產(chǎn)提供服務(wù)。把握“三個(gè)性”一是把握歸檔的時(shí)效性。及時(shí)跟蹤檔案產(chǎn)生全過程。二是把握檔案資料的完整性。在歸案工作中要掌握重點(diǎn)檔案的收集，確保檔案的齊全。三是把握工作的主動(dòng)性。檔案人員要做有心人，平時(shí)注意關(guān)心公司發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)，主動(dòng)收集相關(guān)檔案，求真務(wù)實(shí)扎實(shí)做好檔案管理工作。充分實(shí)現(xiàn)檔案人的價(jià)值，提高檔案工作對公司的貢獻(xiàn)度。而從另一方面來講，作為檔案管理主體也應(yīng)正確面對改革、改制帶來的各種變化，調(diào)整管理體系和工作方法，努力適應(yīng)改革和改制的新發(fā)展需要。

4 對檔案資源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以求公司自身價(jià)值和所創(chuàng)社會(huì)價(jià)值的最大化，改制后的公司檔案工作要最大限度的服務(wù)于公司發(fā)展的新目標(biāo)，對檔案資源的收集和館藏結(jié)構(gòu)方面也應(yīng)做必要的和相應(yīng)的調(diào)整，以充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢，方便開發(fā)和利用。如果死守過去的模式不變，勢必給新情況下的檔案利用、開發(fā)帶來諸多不便和不利。公司改革、改制后，檔案工作者要迅速適應(yīng)新的公司形式，變換思考問題的角度，把新知識(shí)、新觀念和新鮮的氣息帶到公司檔案工作中，深層次開發(fā)和挖掘檔案信息資源的價(jià)值，為公司檔案事業(yè)的發(fā)展開辟新的空間。

①應(yīng)該特別重視檔案工作的服務(wù)特性，在提供利用上下功夫。根據(jù)檔案工作自身的性質(zhì)和發(fā)展要求，努力做到檔案工作在服務(wù)中求創(chuàng)新。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的條件，檔案服務(wù)是檔案工作的重心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力，要堅(jiān)持創(chuàng)新和創(chuàng)造性地開展檔案工作，檔案工作才能達(dá)到有高度、有特色。

②要注意利用和發(fā)揮協(xié)作的優(yōu)勢?，F(xiàn)代社會(huì)，協(xié)同學(xué)理論為我們發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)提供了理論的支持。公司改革、改制后，檔案工作要尋求新的發(fā)展點(diǎn)，可以考慮與本單位有關(guān)部門合作，乃至引入社會(huì)力量和資金共同開發(fā)、挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案工作人員和各專業(yè)技術(shù)人員在各個(gè)領(lǐng)域方面的優(yōu)勢，這樣既能解決檔案部門人員、經(jīng)費(fèi)不足的狀況，又能解決檔案開發(fā)利用和深層次挖掘與各方面需求的矛盾。同時(shí)，通過合作，密切了檔案工作與公司其他部門乃至社會(huì)各方面的關(guān)系，為以后檔案工作的發(fā)展提供有利契機(jī)，使公司檔案工作更好地貼近公司、貼近社會(huì)、貼近服務(wù)對象。

③要學(xué)會(huì)把“產(chǎn)品”的理念引入檔案管理。公司檔案工作在新的形勢下，應(yīng)該用新的思維、新的視角來看待，把開發(fā)和利用及檔案編研成果當(dāng)作“產(chǎn)品”來生產(chǎn)不失為一種好的做法。檔案是公司文化的一部分，是一種特殊的公司文化產(chǎn)品。因此，對于在不同公司的不同部門，檔案的開發(fā)和利用是有不同的特色和作用的，檔案工作者要在深層次開發(fā)和挖掘檔案信息的價(jià)值上多下功夫、多做文章，要力爭多出“好產(chǎn)品”，多出“龍頭產(chǎn)品”，為公司經(jīng)營發(fā)展提供服務(wù)，有作為才能有地位，以此樹立和不斷提高檔案工作在新型公司中的地位。

④隨著公司信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，要求公司檔案工作不斷接受知識(shí)、更新觀念，跟上信息化發(fā)展進(jìn)程的步伐。要重視檔案工作與辦公自動(dòng)化（OA）、管理信息系統(tǒng)（ MIS）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、公司資源計(jì)劃（ERP）等的結(jié)合點(diǎn)，并考慮如何為其提供相應(yīng)的檔案信息方面的服務(wù)。

現(xiàn)代社會(huì)，信息化的意義和價(jià)值已被越來越多的公司認(rèn)識(shí)和重視，公司正是通過信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加快公司信息化進(jìn)程，以推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，升華公司的競爭能力。公司檔案部門要相應(yīng)地逐步推進(jìn)公司檔案信息化的建設(shè)。公司檔案信息化是檔案信息化和公司信息化的一個(gè)重要內(nèi)容，是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對公司檔案工作進(jìn)行改造，重建公司檔案工作的館藏結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、動(dòng)作模式和管理理論。

筆者認(rèn)為公司改革、改制后，在公司檔案工作的信息化建設(shè)中，應(yīng)注意檔案信息化建設(shè)與整個(gè)公司的信息化建設(shè)的銜接，要使檔案信息化成為公司信息化建設(shè)的一部分，一個(gè)有機(jī)的、不可或缺的重要組成部分。這個(gè)建立的過程可以是從簡單到復(fù)雜、從局部應(yīng)用到全過程控制的過程;當(dāng)然，也可以另起爐灶，打破原公司的原有基礎(chǔ)和模式，建立高起點(diǎn)的和新型公司信息化建設(shè)同步的檔案管理系統(tǒng)工程。只要最終把握住以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享為目標(biāo)，為公司的管理和經(jīng)營提供統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)這個(gè)目的，只要是最適合本公司發(fā)展特點(diǎn)的，就是最好的。

⑤在改革、改制公司，檔案工作尤其不能忽視了“效益”。在嚴(yán)酷的市場經(jīng)濟(jì)條件下，不計(jì)成本、不講效益是不現(xiàn)實(shí)的。對于公司檔案的深層次開發(fā)和挖掘檔案信息的價(jià)值來說，它也同樣應(yīng)該遵從“投入產(chǎn)出”的規(guī)律，也就是要研究如何科學(xué)地、經(jīng)濟(jì)地投入人力、物力和財(cái)力，要研究如何取得和能否取得最大、最佳的效率、效果、效應(yīng)和效益，當(dāng)然它既包含著經(jīng)濟(jì)方面的，也包含著社會(huì)方面的。

“有作為，才有地位”，筆者認(rèn)為，改革、改制公司的檔案工作者在做好了充分的思想和知識(shí)上的準(zhǔn)備，改變了以往的種種不適應(yīng)新形勢發(fā)展的做法和想法后，必將能以飽滿的熱情、全新的姿態(tài)投身到公司的檔案工作之中，到那時(shí)，我們的檔案事業(yè)何愁得不到更大的發(fā)展和壯大呢？