張暉

摘 要：信息時代中信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，信息時代環(huán)境下人們的生活方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式等都產(chǎn)生了巨大的變化。檔案管理工作也越來越趨向于電子化、網(wǎng)絡(luò)化，趨向于利用現(xiàn)代信息技術(shù)。電子檔案管理方式就在信息時代環(huán)境下應(yīng)運而生了。但是對于我國傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理方式的出現(xiàn)怎樣才能很好的進行二者融合，就成為當(dāng)下檔案管理工作中的一大難題了。只有將二者充分進行融合，發(fā)揮出二者各自的優(yōu)勢，才能進一步加強檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合；

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、紙質(zhì)檔案管理概況

（一）檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

（二）紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

（二）電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因為它有其不可替代的優(yōu)勢。

（一）電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對于紙質(zhì)檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。

（二）電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。

（三）相對于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長了紙質(zhì)檔案的壽命。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢

（一）傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強調(diào)，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認(rèn)；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計算機更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。

（二）檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點更是電子檔案所不具備的。

五、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下： 1、針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。2、建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。3、將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開檔案室的工作質(zhì)量提高，檔案事業(yè)才能提高。新時期檔案事業(yè)只有適應(yīng)變革才能有所發(fā)展。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。數(shù)字時代電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會發(fā)揮其巨大的作用。