摘 要：以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面。我國(guó)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，對(duì)信息資源的開發(fā)和重視程度也在日益提高。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，在各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中一直發(fā)揮著重要的不可替代的作用。特別是隨著電子文件及電子檔案的廣泛產(chǎn)生和利用，傳統(tǒng)的檔案工作在保持原來(lái)特色的基礎(chǔ)上，必然要適應(yīng)信息化發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；電子文件；檔案；管理；

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

隨著以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為依托的電子檔案生成和電子信息管理電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)實(shí)施和推廣，檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身發(fā)展規(guī)律上發(fā)生相應(yīng)的變化。當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)正在逐步演化成為各類組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也正逐漸成為各類單位信息運(yùn)作的支撐平臺(tái)。對(duì)這些部門的檔案管理活動(dòng)而言，運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新的理念和新的方法。

一、電子文件的特點(diǎn)及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別

所謂電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件不同，這些不同也正是由檔案界最先感受到和最先引起關(guān)注的。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有其獨(dú)有的特點(diǎn)：

（一）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備的輔助才能顯示并閱讀利用；

（二）電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，信息的產(chǎn)生不再具有唯一性的特點(diǎn)，因此修改也十分方便；

（三）電子文件的利用可實(shí)現(xiàn)同時(shí)遠(yuǎn)程共享，而不再受時(shí)間和距離的限制；

（四）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、酸堿度及防磁性等條件的要求很高。

由于電子檔案顯示出的不同特性，就使我們的傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理工作在流程和具體操作上面臨巨大的變化。

二、電子文件對(duì)檔案工作的影響

（一）電子文件對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出一份文稿真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，這種產(chǎn)生的 “唯一性”才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都可在計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備上進(jìn)行。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，它是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界研討的一系列新課題。

（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，長(zhǎng)期的管理實(shí)踐使傳統(tǒng)的檔案工作形成了一套完整的工作規(guī)范。特別是檔案的業(yè)務(wù)管理工作，整個(gè)流程各個(gè)環(huán)節(jié)完備、保管制度嚴(yán)密、提供利用嚴(yán)格。而在文件形成過(guò)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁介質(zhì)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、業(yè)務(wù)技術(shù)人員所共享。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，隨時(shí)進(jìn)行存貯。如果歸檔電子文件，必須在移交電子文件打印稿的基礎(chǔ)上，以磁盤或光盤的形式進(jìn)行移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)，也就是檔案信息讀取系統(tǒng)。

1、對(duì)分類工作的影響。由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類將不可避免地被概念分類整理所取代。因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的必需，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常對(duì)紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。2、對(duì)立卷工作的影響。2000年國(guó)家新的文件整理方法出臺(tái)后，在檔案整理過(guò)程中第一次引入了計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行管理，由于計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大貯存功能和查找記憶功能，直接應(yīng)對(duì)每一份文件，就能輕而易舉地快速實(shí)現(xiàn)精確檢索。這樣以來(lái)，通過(guò)立卷實(shí)現(xiàn)檢索的傳統(tǒng)手工方法徹底失去了意義。在電子文件的歸檔過(guò)程中，模擬意義上的立卷同樣沒有任何意義，而以文件形成單位“件”為基本管理單位的保存和檢索成為電子文件管理的最好選擇。3、對(duì)價(jià)值鑒定工作的影響。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，因此對(duì)電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)的分析，將成為電子文件保存價(jià)值高低的重要內(nèi)容。

三、在新形勢(shì)下做好檔案工作的對(duì)策

（一）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。當(dāng)代社會(huì)新思想、新技術(shù)的產(chǎn)生和利用十分廣泛，檔案人員也要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因此，培養(yǎng)滿足信息時(shí)代需求的擁有各方面知識(shí)的復(fù)合型人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

（二）保護(hù)好歸檔電子文件的真實(shí)性。在實(shí)行電子業(yè)務(wù)管理的過(guò)程中，電子文件將成為文件產(chǎn)生的主流，對(duì)新型電子文件的歸檔勢(shì)在必行。通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效用。

（三）建立文檔一體化管理模式。在電子業(yè)務(wù)建設(shè)的成熟階段，由單位統(tǒng)一建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、密切相關(guān)聯(lián)結(jié)、互為保證、相對(duì)獨(dú)立的電子政務(wù)管理運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的統(tǒng)一有效管理。對(duì)電子文件的管理從文件的形成、文件的捕獲、歸檔、鑒定、管理、保管、利用等所有環(huán)節(jié)都進(jìn)行前端控制，實(shí)現(xiàn)電子文件產(chǎn)生和電子檔案歸檔同步，鑒定同步，管理同步，利用同步。

（四）開展紙質(zhì)等載體檔案的數(shù)字化工作。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息的遠(yuǎn)程查詢，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享將成為檔案利用工作的大方向。因此，對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化改造工作已提上日程。因此，檔案部門必須適應(yīng)這種要求，做好文檔數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化工作，為不斷發(fā)展進(jìn)步的各種業(yè)務(wù)技術(shù)工作及其輔助管理提供扎實(shí)有效的服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：龐衛(wèi)青（1966.02- ），女；單位：青海廣播電視大學(xué)；職稱：副研究館員。