賈煜　吳永順　王旻娟

摘要：隨著時代的發(fā)展和社會的進步，我國對科研單位的工作十分重視。在新形勢下，國家不斷擴大科研單位的規(guī)模和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，隨之產(chǎn)生了大量的基建檔案，原有的基建檔案管理模式和方法已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，因此需要采用合適的方式進行科研單位的基建檔案歸檔工作。

關(guān)鍵詞：科研單位；基建檔案歸檔；檔案管理；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；基建工程項目 文獻標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2015）13-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.13.090

在科研單位中的基建檔案主要是將獨立的工程項目進行文件材料的匯總和歸檔，這樣能夠便于管理和查詢。目前隨著國家政策的創(chuàng)新，國家十分重視科研單位的基建檔案工作，但是在新形勢下，科研單位中的基建檔案歸檔工作仍然存在一些問題需要解決，本文主要是分析目前科研單位基建檔案歸檔工作。

1 新形勢下科研單位基建檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 基建工程項目不斷增加

目前國家十分重視各項科技創(chuàng)新項目，在這種新形勢下，我國的科技得到快速的發(fā)展，許多科研單位的基建工程項目逐漸增多，國家用于這些項目的經(jīng)費也十分充足，完全滿足科研人員的工作需要，提供便利的科研條件和環(huán)境，進而有效提高科研單位的競爭力和創(chuàng)新

能力。

1.2 基建檔案管理模式有所改變

“十一五”之前，我國的科研單位進行基建檔案的歸檔工作和管理工作主要是由統(tǒng)一的部門進行資料文件的收集、整理、保存、管理和歸檔，但是隨著基建工程項目的增多，我國的基建檔案開始由專門的工作人員進行管理，一般說來，是由基建檔案的科研單位以及檔案工作人員共同進行管理，這樣能夠有效地進行基建檔案的指導(dǎo)、把關(guān)和審查工作。

1.3 基建檔案的材料內(nèi)容不斷增多

原來的科研單位基建檔案主要是收集基建工程施工過程中產(chǎn)生的材料內(nèi)容（工程前期規(guī)劃的全部審批材料、施工結(jié)束后的驗收文件、竣工后的驗收文件、竣工圖的審核工作等），但是目前隨著基建工程的增加，基建檔案材料的內(nèi)容逐漸增多，重新增加了更多的材料，主要是從申請項目到審批驗收過程中的材料內(nèi)容（申報書、專項合同書、專項執(zhí)行情況、可行性報告、驗收申請表、績效考核表、經(jīng)費決算表等內(nèi)容）。

2 科研單位基建檔案歸檔工作存在的問題

2.1 科研單位工作人員與基建項目數(shù)量成反比

目前基建工程項目逐漸在增多，雖然會給科技發(fā)展帶來更多的機遇，但是科研單位的工作人員卻沒有隨著基建項目的增多而有所增加，相反，隨著人事編制的改革，有些科研單位中的工作人員呈現(xiàn)減少的趨勢，這樣都不利于有效開展基建檔案的歸檔工作。

2.2 基建檔案歸檔不及時

目前科研單位在進行基建項目的檔案歸檔工作時，由于檔案的材料收集花費時間比較長，這樣就會導(dǎo)致基建檔案的歸檔不夠及時，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是：基建項目的持續(xù)時間長，所涉及的單位和部門比較多，這樣在進行檔案的材料收集過程中，要進行項目建議書、可行性報告、初步概算數(shù)據(jù)、招標(biāo)以及施工所用材料、竣工驗收材料等的收集工作，并且還要根據(jù)基建工程的實際情況進行具體調(diào)研，這樣就會延長材料的檔案歸檔時間；其次是基建項目要符合相關(guān)的消防與環(huán)保工作要求，要向消防和環(huán)保部門進行申請以及征得當(dāng)?shù)氐某鞘幸?guī)劃局的同意，才可以開始進行工程項目的施工，同時工程的各個細(xì)節(jié)資料收集過程比較繁瑣，工程的周期又長，設(shè)計的單位和部門比較多，最終導(dǎo)致基建檔案的歸檔出現(xiàn)不及時的現(xiàn)象。

2.3 科研單位工作人員的檔案管理意識不強

目前大多數(shù)科研單位的工作人員對基建檔案的歸檔工作的重要性認(rèn)識不清，在歸檔過程中沒有很好地進行資料收集，導(dǎo)致在進行檔案的管理中出現(xiàn)錯誤，甚至一些科研單位的檔案管理人員是兼職的，這樣的工作人員缺乏專業(yè)知識，管理水平有限，無法正確、按時、積極、完整地進行檔案歸檔工作。

2.4 科研單位沒有健全的檔案管理制度

現(xiàn)在科研單位的檔案歸檔和管理工作中沒有明確規(guī)范的檔案管理制度進行工作安排，這樣就導(dǎo)致檔案的歸檔工作以及日常的管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)定，同時也沒有專門的工作人員進行檔案的管理工作，每個部門無法明確基建檔案的資料收集和歸檔工作，也沒有明確的基建檔案資料收集與工程質(zhì)量管理同步發(fā)展的要求，這樣就會使檔案的收集和管理工作被工作人員所忽視，阻礙了基建檔案的歸檔工作順利進行。

2.5 材料的歸檔工作不規(guī)范

通過實地考察各個科研單位的檔案資料發(fā)現(xiàn)，許多科研單位的基建檔案歸檔存在不規(guī)范的現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重影響了材料的歸檔質(zhì)量。比如說在歸檔過程中，一些基建項目的工程名稱前后不一致，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進行檔案記錄（尤其是沒有使用碳素墨水進行資料書寫，或者是使用圓珠筆、鉛筆等進行資料修改和書寫，甚至出現(xiàn)復(fù)寫的現(xiàn)象），檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，一些資料是按照立卷歸檔，一些資料是按照合并立卷的形式進行歸檔；隨意更改工程內(nèi)容，導(dǎo)致竣工后的材料和施工前期資料內(nèi)容不相符；收集的檔案材料不完整，許多資料出現(xiàn)遺漏和重復(fù)的問題；復(fù)印件歸檔時未注明原件存放的位置，未加蓋相關(guān)部門單位公章或負(fù)責(zé)人的

簽名。

3 改善科研單位基建檔案歸檔工作的措施

3.1 建立有效的基建檔案制度和監(jiān)督管理機制

為了能夠有效改善科研單位的基建檔案歸檔工作，相關(guān)部門應(yīng)該要按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合自身發(fā)展的現(xiàn)狀，進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，然后下放到各個機關(guān)分級進行管理，并讓檔案自然形成規(guī)律，這樣建立有效的基建檔案制度，使工作人員按照制度進行檔案資料的收集、保管、整理和歸檔，并執(zhí)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理機制，保證整個基建檔案歸檔工作有章可循，每個工作人員都清楚自身的工作職責(zé)，各項工作落實到每一個人，保證檔案資料的準(zhǔn)備與完整，并能夠使之得到有效的利用。

3.2 注意基建檔案的收集、整理和審查工作

在基建檔案的歸檔工作中，工作人員要十分重視基建檔案資料的收集、整理和審查工作，嚴(yán)格把好文件資料的質(zhì)量關(guān)，使相關(guān)科研單位能夠及時了解基建工程的工作進度，并能夠指導(dǎo)和監(jiān)督檔案工作人員及時進行基建檔案資料的收集和審查工作，保證基建工程項目在竣工后的資料、數(shù)據(jù)完整、正確，資料填寫規(guī)范，手續(xù)完整，發(fā)現(xiàn)有不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的資料要退回重新填寫，保證整個基建工程的資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并有一定的安全性和規(guī)范性。

3.3 嚴(yán)格規(guī)范基建工程竣工后的資料收集和基建檔案的歸檔工作

在收集、整理和審查好基建檔案資料之后，要對檔案資料進行進一步的嚴(yán)格審核工作，將基建工程在施工前、中、后各個階段的資料和數(shù)據(jù)進行再一次確認(rèn)，在立卷歸檔之前，預(yù)先制定簡明確切的歸檔類型，并編制相關(guān)的條目號，然后將審核完畢的資料按照立卷類型進行歸檔。一般說來，基建檔案是按照基建工程項目進行立卷的，一個基建項目歸為一卷，按照其中的財務(wù)專項材料、基建工程管理性資料進行排列進行劃分，在歸檔的過程中，保證檔案資料按照現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求進行歸檔，這樣能夠保證科研單位在進行檔案查詢的過程中找到完整可靠的資料。

4 結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，我國十分重視科技創(chuàng)新，這樣就使科研單位的基建項目工程逐漸增多，檔案的類型和種類也呈現(xiàn)出上升的趨勢。在這種情況下，相關(guān)的科研單位在進行基建檔案歸檔工作時，要根據(jù)實際的現(xiàn)狀進行合理的工作安排，保證基建檔案資料在收集、整理過程中是完整、安全、可靠的，選擇專門的工作人員進行資料的審核，最后按照規(guī)定要求進行檔案歸檔工作，保證檔案資料的完整化、規(guī)范化。

參考文獻

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[2] 譚西平，陳海勇，劉明健.談基建工程檔案資料的有效管理[J].四川建筑科學(xué)研究，2004，（8）.

（責(zé)任編輯：王 波）endprint