黑龍江省雙鴨山市寶清縣農(nóng)村社會保險管理局 黑龍江雙鴨山 155600

摘要：人事檔案管理工作是一項技術(shù)性要求非常高的工作，在工作中要運用合理、科學(xué)的方法和手段對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行有效管理，為企事業(yè)單位的人力資源管理部門和其他機(jī)構(gòu)提供完善的人事檔案信息。在人力資源所有工作流程之中，認(rèn)識檔案管理不僅對個人有著重要的作用，同時也具有十分重要的社會意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；解決措施

前言

人事檔案管理是為社會人力資源管理提供人事數(shù)據(jù)和信息支持的一種管理活動。對于人事檔案的定義，國內(nèi)外有著不同的表述，但就具體內(nèi)容來說，大多是指各種機(jī)構(gòu)、組織在人事活動中形成的，能夠反映人員經(jīng)歷、德行、才能以及工作表現(xiàn)的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、表格等形式的原始記錄。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業(yè)已經(jīng)成為了當(dāng)今社會人力資源調(diào)配的一種常態(tài)。在新的形勢下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，存在著一些新情況與新問題，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1.人事檔案管理的意義

1.1人事檔案是個人工作的原始憑證

人事檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是中國人事管理制度的一項重要特色。它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。個人求職、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。同時，人事檔案還可以為單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。

1.2人事檔案是辦理個人待遇的證明材料

對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險金、失業(yè)保險金，辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，辦理職稱申報工作，進(jìn)行工資調(diào)整，計算退休年限，為員工出具相應(yīng)的證明材料等。

1.3人事檔案是選拔任用干部的重要參考資料

在考察任用干部時，人事檔案是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性與否。

2.人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理制度不健全

相當(dāng)多的人事檔案管理部門的開展檔案管理工作所依據(jù)的政策，主要是以往頒布實施的《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定。在實際的工作開展中不能夠根據(jù)實際工作情況制定合理的管理制度和實施細(xì)則。有的企業(yè)即使制定了一定的管理規(guī)章制度和實施的細(xì)則，還依舊存在對這些制度不管不顧、執(zhí)行力度不夠的問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案的信息收集和存檔等管理工作開展不到位、材料歸類不全面的現(xiàn)象。

2.2人事檔案的材料不夠完整

人事檔案的一些基本材料的不完整，使得人事檔案的利用價值大打折扣。如一些基本材料如履歷表、年度考核表及學(xué)歷、職稱、工資等材料的不完整，對人事檔案的利用價值來說是具有重要影響的。這種問題的產(chǎn)生究其原因，一方面是檔案人對人事檔案的認(rèn)識不夠全面，對于人事檔案材料的完整性不夠重視，填寫時能省則省；另一方面是在單位或組織機(jī)構(gòu)的人事部門在對人事檔案材料進(jìn)行歸檔時沒有收集完整，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)人員調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

2.3檔案管理人員管理水平不高

由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了檔案管理人員工作變動頻繁，新手占70%。加之各級檔案管理部門沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

2.4人事檔案管理的信息化程度不高

使用技術(shù)手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分仍依靠手工操作，費時、費力、效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)，不利于人事檔案管理效率的提高，同時造成了一定的資源浪費。

3.人事檔案管理存在的問題的措施

3.1健全檔案管理制度

加強人事檔案管理工作，是深化人事檔案管理制度改革的基本任務(wù)。收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容，形成正確的用人導(dǎo)向，加強和促進(jìn)各項改革措施的貫徹落實。了解和研究組織人事工作，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，定期了解人事檔案工作情況，研究、解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導(dǎo)。檢查核對管理人員職責(zé)和送交檔案制度，制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，應(yīng)以方便實用、簡便易行為目標(biāo)，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

3.2創(chuàng)新人事檔案管理的理念

新形勢下的人事檔案管理工作的發(fā)展重點是提高單位檔案管理人員的工作能力。通過一定的措施，使工作人員能夠發(fā)揮自己的主動性和積極性，為檔案管理工作的建設(shè)發(fā)揮自己應(yīng)有的作用，切實提高管理人員的人事檔案管理的意識。

在未來，人事檔案管理的重點不再是怎樣快速的收集員工的基本信息、整理和保管信息，而是怎樣利用好人事檔案信息。這就要求相關(guān)檔案管理的工作人員應(yīng)該主動出擊，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，積極了解和完善職工檔案信息，不斷提高檔案管理工作的效率，同時也逐步提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。而對于單位的管理部門來說，應(yīng)該注重檔案管理工作，對單位現(xiàn)有的檔案進(jìn)行整理、歸類存檔，將意義重大的檔案整體成冊，有效的保管和儲存。

3.3提高檔案信息的利用價值

傳統(tǒng)的人事檔案資料收集手段、管理方式落后、服務(wù)方式單調(diào)，很難適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作。要使人事檔案更好地為人事管理工作，就必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過更有效且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來促進(jìn)信息資源的開發(fā)。

3.3.1實行現(xiàn)代化管理。建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

3.3.2實行開放式的管理。及時將職工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映職工個人的情況，提高決策工作的水平。

3.3.3實行服務(wù)式管理，在工作中注重實效，在職工的入黨、出國、調(diào)動、任免、福利待遇、辦理退（離）等事項中，盡最大努力幫助用檔單位用好檔案資料，努力為其提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的使用效率。

3.4加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

人事檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查和維護(hù)；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備等。

3.5加強人才隊伍建設(shè)

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，由于其業(yè)務(wù)性要求比較好，保密性要求比較強，政策性也相對比較強。這就對事業(yè)單位的檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了比較高的要求。在事業(yè)單位的檔案管理工作人員選擇過程中，要注意在挑選工作人員的業(yè)務(wù)水平的同時考察人員的品格和作風(fēng)等。在新員工的入職培訓(xùn)過程中，要注意培養(yǎng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)責(zé)任感。同時，要不斷引進(jìn)新型高素質(zhì)人才，壯大檔案管理人才隊伍。

4.結(jié)語

在人事檔案管理工作開展過程中，增強工作人員對檔案管理的重視程度，創(chuàng)新檔案管理模式和理念，改進(jìn)人事檔案管理制度，加快人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)，才能促進(jìn)人力資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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