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        探討物資采購(gòu)管理常見問(wèn)題及監(jiān)管措施

        2015-04-29 00:00:00凌志鵬
        基層建設(shè) 2015年31期

        廣東新華粵石化股份有限公司

        摘要:現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,加強(qiáng)物資采購(gòu)管理,是深化企業(yè)改革的重要內(nèi)容,是提高經(jīng)濟(jì)效益、降低企業(yè)支出的一項(xiàng)重要措施。本文針對(duì)物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題環(huán)節(jié)進(jìn)行探討并分析,就問(wèn)題提出一些加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)管的具體措施和方法,本文旨在與同行交流探討、共同進(jìn)步。

        關(guān)鍵詞:物資;采購(gòu);管理

        物資采購(gòu)管理是企業(yè)中不可缺少的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng),一個(gè)成功的企業(yè)能在短短幾年里從一個(gè)中小規(guī)模的企業(yè)發(fā)展為全國(guó)的“龍頭”企業(yè),正是靠對(duì)企業(yè)的“有效的管理”而達(dá)到的。在物資采購(gòu)管理工作中,只有不斷完善管理制度,、加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督和管理、降低管理成本和采購(gòu)費(fèi)用、實(shí)施公開招標(biāo)采購(gòu),才能取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益。作為企業(yè)行為的物資采購(gòu)管理工作,我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其現(xiàn)代采購(gòu)管理的基礎(chǔ)原則,進(jìn)行適化、適時(shí)進(jìn)程,努力挖掘物資采購(gòu)管理工作的潛在效益。

        一、物資采購(gòu)管理的概念和基本任務(wù)

        物資采購(gòu)管理是企業(yè)對(duì)其經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程中所需要的各種物資,如:主要原材料、機(jī)電產(chǎn)品、輔助燃料、輔助材料等的選擇購(gòu)買所進(jìn)行的組織、計(jì)劃與控制。物資采購(gòu)管理的基本任務(wù)是企業(yè)根據(jù) 其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和生產(chǎn)建設(shè)對(duì)物資的需求,按照物美價(jià)廉的原則,組織按時(shí)、按品種、按量、適價(jià)、適質(zhì)、經(jīng)濟(jì)合理、齊備成套、少環(huán)節(jié)多渠道地采購(gòu)各種物資,以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行。

        二、采購(gòu)成本管理的概念與意義

        (一)、采購(gòu)成本管理是促進(jìn)利潤(rùn)增加的有效措施。采購(gòu)工作是影響著公司發(fā)展和盈利能力的關(guān)鍵要素。對(duì)很多企業(yè)來(lái)說(shuō),項(xiàng)目物資成本一般占據(jù)工程總成本的百分之六十至百分之七十之間,采購(gòu)費(fèi)用的降低將會(huì)很大地影響公司的盈利。所以要如何運(yùn)用有效的采購(gòu)成本管理方法是十分重要的。

        (二)、加強(qiáng)采購(gòu)成本管理是現(xiàn)代化管理手段的要求。我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式實(shí)踐工作里,在運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)方面明顯存在不足,影響了企業(yè)的發(fā)展??茖W(xué)技術(shù)的良好發(fā)展才能促進(jìn)了企業(yè)建立現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的進(jìn)程。現(xiàn)代信息管理技術(shù)的應(yīng)用要求對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)成本管理進(jìn)行深刻的變革,必須落實(shí)好現(xiàn)代企業(yè)管理的方法以及模式。

        (三)、采購(gòu)成本管理是企業(yè)在價(jià)格上保持競(jìng)爭(zhēng)的有效方法。就近些年來(lái)看,全球經(jīng)濟(jì)狀況變幻莫測(cè),企業(yè)經(jīng)營(yíng)正面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的困難。同時(shí)基層勞動(dòng)力不足、勞動(dòng)力成本偏高、管理相對(duì)滯后以及市場(chǎng)需求變動(dòng)不穩(wěn),也導(dǎo)致一些行業(yè)的經(jīng)營(yíng)面臨著巨大考驗(yàn)。如果能夠開源節(jié)流,采購(gòu)成本管理將成為目前企業(yè)應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的局勢(shì)的有效方法之一。

        三、提高物資采購(gòu)中心的“中心化”

        物資采購(gòu)中心是企業(yè)對(duì)外吸納的渠道之一,幾乎所有的物資采購(gòu)都是集中在物資采購(gòu)中心進(jìn)行采購(gòu)的。采購(gòu)中心化可以集中企業(yè)的采購(gòu)力度,使企業(yè)采購(gòu)處于有利地位,對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)產(chǎn)生影響,同時(shí)也有利于對(duì)企業(yè)整體資源的優(yōu)化。相對(duì)于分散采購(gòu),集中采購(gòu)更容易得到最低最優(yōu)的價(jià)格,最短的到貨時(shí)間,最好的供應(yīng)商支持以及更周到的服務(wù)等。就傳統(tǒng)思維模式上來(lái)看,物資采購(gòu)只不過(guò)是簡(jiǎn)單的商品買賣,以最低的錢購(gòu)入最好最多的物資材料?,F(xiàn)代企業(yè)中采購(gòu)部門的工作中心可以分為以下幾方面:

        1、幫助企業(yè)正常生產(chǎn)而提供所需要的物資材料;

        2、使損失與存貨降到最低的限度;

        3、盡量爭(zhēng)取最低的成本;

        4、提高并保持自己的服務(wù)。

        唯有將物資采購(gòu)中心的“中心化”突顯出來(lái),才能達(dá)到這四個(gè)“中心”目標(biāo)。

        四、物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程中常見問(wèn)題

        1. 質(zhì)量問(wèn)題

        交貨物資以次品充量,或者在執(zhí)行合同的過(guò)程里,供應(yīng)商偷偷降低產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在供應(yīng)過(guò)程中最常見的降低產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)就是在混凝土外加劑類產(chǎn)品,在產(chǎn)品供貨初期摻量可以滿足設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),但是產(chǎn)品供應(yīng)一段時(shí)間后產(chǎn)品的有效成分會(huì)降低,摻量隨之增加。

        2. 價(jià)格問(wèn)題

        物資采購(gòu)價(jià)格是施工企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中最具代表性的問(wèn)題,也是最易發(fā)生問(wèn)題的地方。在實(shí)際工作中最常見的問(wèn)題就是采購(gòu)價(jià)格過(guò)高,在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中不合理提價(jià)或 擅自提價(jià)格等行為,都是嚴(yán)重?fù)p害和影響企業(yè)利益的。例如在08年效能監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)的一個(gè)案例:某項(xiàng)目在施工高峰期時(shí),當(dāng)?shù)氐乃喙?yīng)緊張,供應(yīng)商就趁機(jī)提出漲價(jià),但是在之后的檢查中發(fā)現(xiàn),此供應(yīng)商的水泥提價(jià)幅度明顯超出市場(chǎng)水平,而且漲價(jià)也沒(méi)有按照合同約定去執(zhí)行。

        3. 數(shù)量問(wèn)題

        貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)是項(xiàng)目物資采購(gòu)過(guò)程中容易出現(xiàn)紕漏的地方,目前驗(yàn)收數(shù)量控制不夠嚴(yán)格,實(shí)際交貨數(shù)量存在短缺的情況,在石、砂料等大宗物資驗(yàn)收時(shí)很易發(fā)生這類物資數(shù)量短缺的情況。這可能是因?yàn)槭樟先藛T控制不嚴(yán)、責(zé)任心不強(qiáng)而造成的,也有的是因?yàn)椴糠质樟蠁T為了私利的情況,和供應(yīng)商一起串通故意為之。

        五、關(guān)于加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督和管理的措施

        1、加強(qiáng)制度及規(guī)范行為

        目前比較重要的管理制度有集中采購(gòu)制度和采購(gòu)監(jiān)督檢查制度。在規(guī)范物資采購(gòu)內(nèi)控機(jī)制的同時(shí),一定得增強(qiáng)外部監(jiān)督控制,借助其他部門組織的力量加強(qiáng)監(jiān)督力度。加強(qiáng)物資管理各項(xiàng)制度,建立嚴(yán)密、科學(xué)、合理、有效的物資采購(gòu)供應(yīng)內(nèi)控體系,嚴(yán)格保證物資采購(gòu)供應(yīng)等各項(xiàng)工作在制度約束下進(jìn)行。

        嚴(yán)格進(jìn)行采購(gòu)監(jiān)督工作,通過(guò)不定期或定期的年度審計(jì)、財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)專項(xiàng)檢查等幾種方式,嚴(yán)格對(duì)物資采購(gòu)收料、發(fā)放、內(nèi)業(yè)資料、貨款支付等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查監(jiān)督,當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要嚴(yán)肅處理并解決,并進(jìn)行廣范圍的通報(bào)批評(píng),防止商業(yè)腐敗的情況出現(xiàn)。

        實(shí)踐證明,分散采購(gòu)是大量滋生腐敗問(wèn)題的一個(gè)主要原因,集中采購(gòu)是堵塞采購(gòu)過(guò)程中各種漏洞的有效辦法。集中采購(gòu)可以獲得了采購(gòu)批量?jī)?yōu)勢(shì),降低采購(gòu)成本。同時(shí),它有效壓縮采購(gòu)和物資流通環(huán)節(jié)的層次和機(jī)構(gòu),規(guī)范物資流通渠道和秩序,減少效益流失和腐敗問(wèn)題發(fā)生的可能性。

        2、加強(qiáng)采購(gòu)員業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)的教育和管理

        當(dāng)今社會(huì)科技日益進(jìn)步,隨著各種新產(chǎn)品、新材料的不斷推出,各種經(jīng)濟(jì)法律、法規(guī)也在不斷出臺(tái),相應(yīng)的就要求我們的采購(gòu)隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)越來(lái)越高,必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)與教育,造就一支高素質(zhì)專業(yè)化隊(duì)伍。平時(shí)應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)員業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),加強(qiáng)采購(gòu)人員的綜合分析能力和應(yīng)變能力的培養(yǎng)。首先,要提不定期或者定期地開展各項(xiàng)專業(yè)技能訓(xùn)練以及業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),讓采購(gòu)人員掌握各種物資的性能和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),了解認(rèn)識(shí)經(jīng)濟(jì)合同法律知識(shí)以及項(xiàng)目管理基本知識(shí),具有較強(qiáng)協(xié)調(diào)能力和計(jì)劃能力,還要提高人員的談判技巧以及具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí),才可以適應(yīng)瞬息多變的項(xiàng)目物資管理工作。加強(qiáng)采購(gòu)人員的思想素質(zhì)也是提高整個(gè)物資采購(gòu)管理水平的關(guān)鍵措施?,F(xiàn)在市場(chǎng)開放,市場(chǎng)的各種營(yíng)銷手段花樣百出,如果采購(gòu)人員思想素質(zhì)太低,是做不好企業(yè)物資采購(gòu)工作的,這樣會(huì)導(dǎo)致物資采購(gòu)制度并不能順利地執(zhí)行。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)的同時(shí),還得加強(qiáng)違法違紀(jì)警示教育和思想道德教育,加強(qiáng)從業(yè)人員的職業(yè)道德素養(yǎng) 和廉潔自律意識(shí),牢固的工作人員的職業(yè)道德防線,做到依法、廉潔地進(jìn)行采購(gòu)工作。

        3.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

        我們應(yīng)該將供應(yīng)商看作企業(yè)的合作聯(lián)盟者,而不是企業(yè)利潤(rùn)的蠶食者。對(duì)供應(yīng)商管理的各項(xiàng)措施應(yīng)以人為本。選擇合適的供應(yīng)商,并以一種“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的方式幫助供應(yīng)商快速成長(zhǎng),達(dá)到企業(yè)所需物資采購(gòu)與服務(wù)的要求,使其成為真正意義上的合作伙伴。

        結(jié)束語(yǔ):

        在物資采購(gòu)管理工作中,加強(qiáng)內(nèi)部管理和監(jiān)督,完善管理制度,降低采購(gòu)費(fèi)用和管理成本,實(shí)施公開招標(biāo)采購(gòu),才可取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益,才可以有效地抑制物資采購(gòu)管理中的腐敗現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)防腐堵漏的目標(biāo)。

        物資采購(gòu)供應(yīng)作為施工企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中重要的一環(huán),其管理活動(dòng)中需要各方相互協(xié)調(diào),共同努力,共同監(jiān)督,規(guī)范操作,確保采購(gòu)工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,落實(shí)好物資采購(gòu)保供與創(chuàng)效的最終目標(biāo),真正地服務(wù)施工、降低項(xiàng)目成本,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。一所企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和生產(chǎn)建設(shè)離不開物資采購(gòu),企業(yè)通過(guò)有效的物資采購(gòu)管理方法,可以逐漸解決物資采購(gòu)中存在的效率低下、質(zhì)次價(jià)高、等具有影響性的問(wèn)題,可促進(jìn)企業(yè)凈化物資采購(gòu)風(fēng)氣,增加企業(yè)效益,增強(qiáng)企業(yè)凝聚力,提升企業(yè)形象。

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