摘 要：在行政事業(yè)單位的管理工作中，采購與付款的內(nèi)部控制工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，由于內(nèi)部控制工作所涉及到的內(nèi)容有很多，我國行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)還存在很多需要完善的地方，這些問題對行政、事業(yè)單位的影響是非常大的，所以必須要重視起來。本文首先對行政事業(yè)單位采購與付款控制的范圍與目標(biāo)做了介紹，然后對采購與付款中存在的問題及控制的要點(diǎn)進(jìn)行了分析，重點(diǎn)闡述了具體的內(nèi)部控制活動和控制的措施，希望能對我國行政事業(yè)單位采購與付款工作的開展提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 采購與付款 內(nèi)部控制

1、行政事業(yè)單位采購與付款控制范圍與目標(biāo)

行政事業(yè)單位采購與付款控制就是對采購的一系列過程進(jìn)行管理和控制，其控制的范圍主要包括預(yù)算指標(biāo)、采購合同、付款等，預(yù)算指標(biāo)的控制就是對采購是否在預(yù)算指標(biāo)內(nèi)進(jìn)行管理，檢查預(yù)算指標(biāo)同金額是否相符；而采購合同和付款的控制就是檢查合同、文件等信息是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)，實際的付款數(shù)額同合同中的數(shù)額是否相同。

行政事業(yè)單位采購與付款控制的目標(biāo)就是保障行政、事業(yè)單位在采購時符合相關(guān)規(guī)章制度，保證科學(xué)的進(jìn)行采購工作。行政事業(yè)單位內(nèi)部存在很多采購金額沒有達(dá)到采購標(biāo)準(zhǔn)的采購行為，這些行為都不在政府采購目錄中，但這些行為累積起來有著非常高的金額，所以必須要完善行政、事業(yè)單位內(nèi)部的采購管理制度。行政事業(yè)單位采購與付款控制的最終目的就是控制采購中的違法行為，提高采購付款的建設(shè)，增強(qiáng)行政、事業(yè)單位的運(yùn)營效率。

2、行政事業(yè)單位采購與付款中存在的問題

行政事業(yè)單位在運(yùn)營中涉及到很多物資，例如設(shè)備物資、辦公物資等，這些物資的采購工作同行政事業(yè)單位能否順利發(fā)展有著不可分割的重要關(guān)系，所以采購和付款工作必須要重視起來，但是就目前來看，我國行政事業(yè)單位在采購付款工作中還是存在很多問題。

2.1 缺乏職能部門控制采購活動

行政事業(yè)單位采購所涉及到的內(nèi)容比較多，不僅包括辦公生活采購，同時也包括后勤采購，采購的項目也包括很多種，這就給行政事業(yè)單位的財務(wù)管理工作帶來了一定的難度，經(jīng)常會發(fā)生賬單和實際不符、冒領(lǐng)等問題。行政事業(yè)單位主要依靠物資需求部門、采購部門等進(jìn)行采購、付款的控制，在外部也有涉及部門的控制，但是總體看來力度還是不夠。

2.2 采購方式多樣、來源渠道復(fù)雜

由于行政事業(yè)單位采購的品種比較多，對供應(yīng)商的要求也都存在差異，導(dǎo)致供應(yīng)商無證經(jīng)營的問題經(jīng)常發(fā)生，這對行政事業(yè)單位的運(yùn)營造成了極大的影響。另外當(dāng)前行政事業(yè)單位采購的形式主要為招標(biāo)采購，直接市場采購的情況較少，招標(biāo)采購不僅有全國、全省的招標(biāo)，也有行政事業(yè)單位自行招標(biāo)，其形式多樣，造成行政事業(yè)單位采購的來源更加復(fù)雜，很多資金成本都浪費(fèi)在流通、庫存等方面。

2.3 預(yù)算和驗收不到位

行政事業(yè)單位在進(jìn)行預(yù)算管理時存在漏洞，采購工作的制定不科學(xué)，很容易導(dǎo)致庫存發(fā)生問題，如果庫存過少就會影響行政、事業(yè)單位的運(yùn)營，而如果庫存過多則會造成資源浪費(fèi)。

行政事業(yè)單位采購的驗收工作不夠完善，對各個環(huán)節(jié)的審核不嚴(yán)，極有可能造成行政事業(yè)單位財務(wù)的物資存在質(zhì)量問題，另外還會導(dǎo)致行政、事業(yè)單位的資金和市場信用遭受損傷。

3、行政事業(yè)單位采購與付款控制要點(diǎn)

3.1 行政事業(yè)單位采購與付款內(nèi)部控制

在行政事業(yè)單位中，采購、付款是一項經(jīng)常進(jìn)行的工作，其重要的控制點(diǎn)如下面幾點(diǎn)：①成立專門的崗位責(zé)任制度，把各個部門和崗位所具有的權(quán)利和義務(wù)明確的劃分出來，保證采購付款工作相互制約、相互監(jiān)督；②制定授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確經(jīng)辦人的權(quán)利和義務(wù)，另外還要保證審批人接受審批；③對于核心的采購付款業(yè)務(wù)要由專業(yè)人員對其進(jìn)行分析和審核，同時還要進(jìn)行行政、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的審批；④制定預(yù)算管理制度，采用限量采購的方式，能夠有效提高資金的利用率；⑤采購付款工作的開展必須要嚴(yán)格依照請購、審批、采購、驗收、付款的順序進(jìn)行，保證準(zhǔn)確入賬；⑥制定嚴(yán)格的驗收標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對采購的物資進(jìn)行檢查，同時出具驗收收據(jù)和報告，另外還要采取責(zé)任追究原則；⑦要對貨款支付進(jìn)行科學(xué)合理的管控，對發(fā)票、驗收單、合同等資料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證其真實性、可靠性，要對滿足付款條件的采購業(yè)務(wù)立即開展付款。

3.2 行政事業(yè)單位采購與付款內(nèi)部控制要點(diǎn)

行政事業(yè)單位要結(jié)合自身的實際狀況，明確采購和付款的具體任務(wù)，不斷優(yōu)化采購付款的相關(guān)制度和政策，合理的安全采購工作，另外還要明確請購環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)、購買環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)的審批權(quán)限，嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)的程序和權(quán)限進(jìn)行采購和付款，保證采購符合行政事業(yè)單位運(yùn)營的要求。

3.2.1 請購環(huán)節(jié)

首先物資需求部門結(jié)合行政事業(yè)單位的運(yùn)營計劃的建設(shè)情況編制物資需求文件，然后由授權(quán)人進(jìn)行審核，對于沒有包含在年度預(yù)算中的物資需要，要優(yōu)化年度預(yù)算、嚴(yán)格遵守相關(guān)的審批制度。采購部門依照物資需求部門制定的物資需求計劃，同當(dāng)前的庫存進(jìn)行對比，在保障安全庫存量的基礎(chǔ)上，把庫存短缺的內(nèi)容呈報在請購單，并上報到行政事業(yè)單位管理層進(jìn)行審查。

3.2.2 審批環(huán)節(jié)

行政事業(yè)單位要明確審批權(quán)限，明確劃分各個環(huán)節(jié)審批人員的權(quán)利和義務(wù)，保證職務(wù)和職務(wù)之間呈現(xiàn)出相關(guān)牽制的狀態(tài)，起到相互監(jiān)督、相互促進(jìn)的作用。

3.2.3 購買環(huán)節(jié)

行政事業(yè)單位要結(jié)合實際建立技術(shù)小組和商務(wù)小組，技術(shù)小組主要對行政、事業(yè)單位的實際情況制定符合行政、事業(yè)單位自身的技術(shù)方案，而商務(wù)小組則根據(jù)技術(shù)方案進(jìn)行對外招標(biāo)或商務(wù)談判。行政事業(yè)單位要嚴(yán)格遵守我國的法律政策，結(jié)合采購計劃和市場的實際情況，通過招標(biāo)采購或詢價采購等形式進(jìn)行采購，同時還要明確采購的價格。另外行政事業(yè)單位還要制定合理的供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行政、事業(yè)單位選擇的采購形式選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，并對其進(jìn)行信用評價，對于涉及金額較大的供應(yīng)商還要進(jìn)行實地的考察，全方位的考察供應(yīng)商的能力，包括技術(shù)、生產(chǎn)、資質(zhì)、經(jīng)營情況等，行政事業(yè)單位要同供應(yīng)商簽署質(zhì)量協(xié)議，制定科學(xué)的管理評級體系。最后行政事業(yè)單位要以供應(yīng)商、采購形式、價格為基礎(chǔ)編制采購合同，在合同中要對雙方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任進(jìn)行清晰的劃分，然后通過單位的法務(wù)部門（或法律顧問）審核之后就可以正式簽訂。

3.2.4 驗收環(huán)節(jié)

驗收工作要由專業(yè)的人員進(jìn)行驗收，需要注意的是，崗位不能相互制約，也就是請購人不能由采購人擔(dān)任，同樣，采購人也不能由驗收人擔(dān)任。

3.2.5 付款環(huán)節(jié)

結(jié)合行政事業(yè)單位的實際需求制定付款的方案，同時還要清楚各個環(huán)節(jié)中審核人所具有的權(quán)利和義務(wù)。

4、具體的內(nèi)部控制活動

對于行政事業(yè)單位來講，最好是能夠把職能活動下發(fā)到不同的部門，這樣每個部門都能檢查其它部門工作的情況。行政事業(yè)單位采購、付款活動的內(nèi)部控制如下。

4.1 請購商品和勞務(wù)

倉庫要把需要購買的商品制作為請購單，其它部門也可以結(jié)合自身的需要把要購買的商品制成請購單。請購單可以是手寫的，也可以是通過計算機(jī)打印出來的。由于行政事業(yè)單位中很多部門都要填寫請購單，所以不需要提前編號。為了更好的加強(qiáng)管理效果，請購單都要由相關(guān)的預(yù)算負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核并批準(zhǔn)。請購單一方面是采購交易發(fā)生的證據(jù)，另一方面也是采購交易的開端。

4.2 編制訂購單

在行政事業(yè)單位采購部門拿到請購單之后，要對經(jīng)過審核且通過的請購單進(jìn)行訂購單的編制。訂購單中要包括產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、價格、廠商資料等內(nèi)容，還要包括順序編號以及采購人員的簽名。訂購單的正聯(lián)要交給供應(yīng)商，副聯(lián)要交給驗收部門、請購部門等等。然后嚴(yán)格管理訂購單，保證及時收到商品并入賬。

4.3 商品的驗收

在對產(chǎn)品進(jìn)行驗收之后，驗收部門要對訂購單編制相應(yīng)的驗收單，以此作為驗收、審核產(chǎn)品的證據(jù)。在驗收人員把產(chǎn)品交付倉庫或請購部門時，開據(jù)簽字的證明，保證倉庫或請購部門承擔(dān)保管的責(zé)任。另外驗收人員還要把一個副聯(lián)交到應(yīng)付貨款的財務(wù)部門。

4.4 儲存已驗收的商品存貨

要把經(jīng)過驗收的商品同采購工作中的其它職責(zé)分隔開，這樣做能夠避免沒有經(jīng)過驗收的商品的盜用問題。另外商品的存放位置要獨(dú)立，嚴(yán)禁無關(guān)的人員接近商品倉儲區(qū)。

4.5 編制付款憑單

在采購交易發(fā)生后要編制付款憑單，該項內(nèi)容的主要功能分為下面幾點(diǎn)：①憑單上要有被授權(quán)人的名字，并依照該憑單嚴(yán)格進(jìn)行付款；另外沒有付款的憑單要保存好，等待日后付款；②保證供應(yīng)商發(fā)票同驗收單、訂購單保持統(tǒng)一；③編制付款憑單，同時包括訂購單、驗收單、供應(yīng)發(fā)票等支持性證據(jù)；④付款憑單上要明確的標(biāo)出借貸資產(chǎn)和賬戶名稱；⑤保證供應(yīng)商發(fā)票的準(zhǔn)確性；⑥保證付款憑單計算的科學(xué)性。

4.6 確認(rèn)與記錄負(fù)債

要對已經(jīng)檢驗過的產(chǎn)品和已經(jīng)接受勞務(wù)的債務(wù)進(jìn)行肯定，必須要準(zhǔn)確的記錄負(fù)債。負(fù)債記錄對于行政事業(yè)單位的財務(wù)支出有著不可分割的重要關(guān)系。所以必須要科學(xué)的記載行政事業(yè)單位的購物和接受勞務(wù)情況。賬款的一項重要控制就是記錄人員不能接近現(xiàn)金、證券和相關(guān)資產(chǎn)?？茖W(xué)合理的憑證資料和手續(xù)對于業(yè)績的考核是不能缺少的重要控制。

4.7 付款

行政事業(yè)單位的付款方式包括很多種，下面以支票的形式為例，需要控制的內(nèi)容包括下面幾點(diǎn)：①支票的簽署人員為被授權(quán)的財務(wù)人員；②簽署支票的人員不能簽署空白的支票；③簽署人員在簽署時要保證支票附有通過批準(zhǔn)的未付款憑證；④支票要事前編號序號，保障支票的完整性和合理性；⑤要保證支票總額同所處理付款憑單總額的統(tǒng)一性；⑥空白支票只能由被授權(quán)的人員管理；⑦支票簽署完畢之后立即加蓋印戳，防止二次付款的問題出現(xiàn)。

4.8 記錄現(xiàn)金、銀行存款支出

下面以記錄銀行存款支出為例，需要控制的內(nèi)容包括下面幾點(diǎn)：①主管人員要對銀行存款和應(yīng)付賬款二者的金額進(jìn)行比對，保證二者的一致性；②要定時對銀行存款記錄時間和支票時間進(jìn)行檢查，保證入賬的及時性；③制定銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

5、行政事業(yè)單位采購與付款控制的具體措施

5.1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)計

成立采購日常管理機(jī)構(gòu)。行政事業(yè)單位要建立采購小組，其組長由單位有經(jīng)驗的高層擔(dān)任，采購管理機(jī)構(gòu)中共包含了三種管理組織，分別為監(jiān)管決策機(jī)構(gòu)、采購實施機(jī)構(gòu)、物資需求部門其成員由各個部門的負(fù)責(zé)人擔(dān)任，其主要工作如下：①明確采購計劃和方式；②明確定額標(biāo)準(zhǔn)、采購需求、招標(biāo)文件和合同；③明確采購供應(yīng)商和代理機(jī)構(gòu)；④管理采購工作的開展，杜絕違法行為。通過后還要對過程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，同時還要對相關(guān)人員進(jìn)行考核。

5.2 加強(qiáng)采購付款的管理

采購付款工作必須要嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范核算工作；要建立崗位責(zé)任制，使各個崗位之間合理搭配，起到相互監(jiān)管的作用；要對審核中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證采購各項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對于虛假發(fā)票要立即向上級匯報。另外行政、事業(yè)單位還要加強(qiáng)對應(yīng)付賬款和票據(jù)的管理力度，建立合同付款臺賬，更好、更及時的管理應(yīng)付賬款。

5.3 合同的簽訂與備案

行政事業(yè)單位要以中標(biāo)通知書作為基礎(chǔ)，依照中標(biāo)結(jié)果以及合同中的相關(guān)要求進(jìn)行合同的簽訂，行政事業(yè)單位要把采購合同交于采購小組進(jìn)行備案，在備案之后就可以開展資金支付工作。另外行政事業(yè)單位還要做好合同以及各種文件的保管工作，避免重要資料的丟失、泄漏。采購文件的期限從采購結(jié)束開始能夠保存15年以上，采購文件中包括招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)、合同、驗收等各種重要資料。

5.4 采購項目的組織驗收

產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量驗收都要由專門的人員進(jìn)行，對于非常重要的項目還要成立驗收小組，由各個方面的專業(yè)人員一同進(jìn)行產(chǎn)品的驗收。如果在驗收時發(fā)生意外情況，驗收人員要立即向上級報告，通過調(diào)查及時處理問題。在采購工作完成之后，行政事業(yè)單位要進(jìn)行工程的竣工決算，嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。在驗收完成后要向采購人員進(jìn)行匯報，直到完成支付工作。

5.5 加強(qiáng)對采購付款流程的監(jiān)督力度

首先要明確人員的責(zé)任和義務(wù)，重視崗位職責(zé)之間的聯(lián)系，另外行政事業(yè)單位要建立授權(quán)批準(zhǔn)制度，在授權(quán)的范圍內(nèi)開展審批工作。

其次要增強(qiáng)核查程序，行政事業(yè)單位要經(jīng)常性的考察采購執(zhí)行狀況，對應(yīng)付賬款的合理與否進(jìn)行審核，結(jié)合檢查的結(jié)果對薄弱部位進(jìn)行優(yōu)化。

5.6 采購計劃的編制與審核

行政事業(yè)單位要嚴(yán)格規(guī)范采購預(yù)算工作，在保證采購計劃的合理性之后才能進(jìn)行采購。采購預(yù)算要集中處理，提高預(yù)算和采購計劃二者之間的聯(lián)系，通過建立預(yù)算、采購、資產(chǎn)管理之間的溝通系統(tǒng)，提高采購工作的可靠性，另外還要加強(qiáng)對采購預(yù)算的審核工作，建立分權(quán)系統(tǒng)，對各個崗位進(jìn)行科學(xué)合理的管控。

總結(jié)：

加強(qiáng)采購與付款的控制不僅能夠增強(qiáng)行政事業(yè)單位的市場競爭能力，還能極大的保障行政、事業(yè)單位資金的安全，對于推動行政、事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的作用。所以行政事業(yè)單位必須要把采購付款的內(nèi)部控制工作真正重視起來，不斷的進(jìn)行優(yōu)化和完善，加強(qiáng)采購付款的管理和監(jiān)督，制定合理的控制計劃，推動行政、事業(yè)單位更快更好的發(fā)展下去。

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