[關(guān) " 鍵 " "詞] "高職院校;檔案管理;信息化建設(shè)

[中圖分類號] "G647 " " " " " " "[文獻標志碼] "A " "[文章編號] "2096-0603（2015）15-0074-01

數(shù)字信息化時代的到來影響了千家萬戶，也被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)。提高高職院校檔案管理的效率，加強高職院校檔案管理信息化的建設(shè)是十分重要的與必要的。那么如何通過數(shù)字化信息手段幫助我們科學高效地完成加強檔案管理信息化的建設(shè)的任務(wù)呢？在此簡要闡述兩點。

一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理工作者在日常的檔案管理工作中早就已經(jīng)發(fā)現(xiàn)：傳統(tǒng)的紙質(zhì)類的檔案管理是十分麻煩且消耗時間的，即便是分類歸納檔案信息，也沒有辦法很快地從中找出檔案管理員想要找出的那份檔案資料。而在意識到這一問題之后，在實踐中漸漸摸索，結(jié)合現(xiàn)在數(shù)字化時代下的信息搜索技術(shù)，建立了初步的電子信息化檔案，在節(jié)省時間上顯示出了大大的作用，并將我們的檔案管理工作者從復(fù)雜而又勞累的手工操作中解救出來。改變了檔案的管理方式之后，有便于攜帶、快速查找、存留時間長、存儲量大等優(yōu)點，而且可以隨時使用電子信息，方便了相關(guān)檔案管理者與檔案查詢者，并且真正做到了提高工作效率。做過檔案管理相關(guān)工作的人都知道，檔案文件資料是非常復(fù)雜且龐大的，要做到讓它們分門別類歸納好，且要在需要的時候能快速地被找出是非常麻煩的，這需要檔案管理工作者將檔案很好地分類。在搜索找尋的時候同樣耗費功夫，但是電子信息版本的檔案就避免了繁重的工作量，可以通過檢索很快找出檔案，同樣也方便了我們想要去在原有基礎(chǔ)上補充之前遺忘或是漏掉的關(guān)鍵點，只要搜索出內(nèi)容，就可以很快地補充，這大大減少了工作量。

然而即便是意識到檔案管理方面的現(xiàn)狀不足，也有電子信息化的新的管理方式出現(xiàn)，在實際工作中也漸漸磨煉出檔案管理人員對搜索引擎的熟悉度，可是實操性仍然很弱，在現(xiàn)實應(yīng)用中我們常常遇到這樣那樣的問題。比如，我們心里想要檢索的內(nèi)容和實際我們輸入在搜索引擎中的檢索詞意思相差甚遠。再比如，當我們不知道如何去形容我們想要尋找的信息時，我們常常會選擇用近義詞或者是同義詞輸入來尋找要搜索的信息，這樣的方法就會造成檢索到的結(jié)果不全面，準確率也不會特別高。這樣就產(chǎn)生了與檔案管理員的需求不符合的現(xiàn)象。面對上述所說的種種現(xiàn)象以及在實踐中出現(xiàn)的種種問題，我們參考了世界上比較大的搜索引擎如百度、谷歌等搜索類型的網(wǎng)站所采取的方法，它們使用了相關(guān)詞匯提示來引導(dǎo)搜索者去選擇自己想要搜索的類目，明晰用戶自身對于搜素內(nèi)容的需求，從而達到使用戶能夠準確高效地查找到自己所需的信息的目的。真正全方位的去實現(xiàn)信息化操作的價值。那么下面將敘述如何細化的去實現(xiàn)操作。

二、如何完善高職院校檔案管理信息化建設(shè)

在我們建立檔案信息的時候會相應(yīng)地形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，那么我們首要的工作必然是豐富充實我們的檔案信息庫，第一步就是運用計算機技術(shù)去將我們的數(shù)據(jù)庫目錄進行完善。其次要運用到的技術(shù)可能大家都不會陌生，就是在近兩年經(jīng)常提到的數(shù)據(jù)集成技術(shù)，以此收集各種來源的信息。這里要注意的是信息的來源要廣泛，信息的量要龐大，這樣對我們庫存的信息量是非常大的補充，下一步運用應(yīng)用信息聚類技術(shù)跟上一點有些相同都是要收集信息，對收集來的信息要進行分析歸納，接下來運用識別算法的方法將收集來的信息通過分類篩選來形成相關(guān)詞匯集成詞庫。通過我們已經(jīng)集成的詞庫來全面分析使用者不同的搜索需求，也就是通過分析來判斷搜索者的需求從而引導(dǎo)他找到正確的信息的過程了。

在龐大的檔案信息中，前文提到過我們有詞匯庫，有信息庫，當然這些都是有目錄信息來做串聯(lián)的，這樣才能高效地幫助我們檢索到需要的信息。在目錄信息的建設(shè)中我們還要采用中文分詞的技術(shù)，簡單來講就是將相關(guān)行業(yè)的專業(yè)學術(shù)詞匯與我們?nèi)粘Ｋ苡玫降钠胀ㄔ~匯庫中的詞匯進行分割和結(jié)合，使我們輸入進去的詞匯能夠和信息庫中提煉出來的專業(yè)詞匯相匹配上，得到預(yù)想的答案。加強查詢擴展技術(shù)也是在我們加強信息技術(shù)建設(shè)的重要的一步。以龐大的信息庫為支撐，以中文分詞技術(shù)所能連接到的關(guān)鍵詞匯為依托，查詢擴展技術(shù)能夠發(fā)揮它的作用，例如當我們輸入信息技術(shù)，擴展出來的信息就是信息技術(shù)建設(shè)，信息技術(shù)發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用，信息技術(shù)管理等。這也呼應(yīng)了前面說的引導(dǎo)用戶進行搜索。與其類似但又不同的是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在加強信息建設(shè)中也要運用到，也就是使用戶在輸入關(guān)鍵詞后，通過這種技術(shù)讓我們最快地找到與用戶所輸關(guān)鍵詞最相關(guān)的信息。

上述提到的所有技術(shù)只是技術(shù)層面上的知識，到達運用的層面，一切都是要在建立了龐大的信息庫之后，根據(jù)使用者的不同需求去考量，去運用技術(shù)擴展關(guān)聯(lián)相應(yīng)的信息。真真實實的運用到檔案管理的行業(yè)里，建立健全高職院校檔案信息管理，方便教師和學生的使用，方便檔案館管理者的工作，真正提高工作質(zhì)量，推進檔案管理行業(yè)的進程。

參考文獻：

[1]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)：21世紀檔案信息化管理系列教材[M].機械工業(yè)出版社，2008.

[2]郭敏.淺析檔案的信息化管理[J].山東檔案，2008（5）.