高用翠

摘 要：傳統(tǒng)的辦公方式一直是用一支筆、一張紙起草文件，重復(fù)修改后再打字或抄寫，又費工又費力，各級領(lǐng)導需對文件反復(fù)審查改動，再重新打字，很大程度的延長了文件完成的時間。辦公自動化，是迅速成長起來的一項科學技術(shù)，是針對單位領(lǐng)導多，機構(gòu)復(fù)雜，辦公地點不集中，文件種類多且往來頻繁的情況，以提高辦公效率，及時處理大量辦公信息的一種科學手段。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；現(xiàn)代管理；效率與質(zhì)量；

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

企業(yè)發(fā)展就存在其辦公與管理活動。企業(yè)組織生產(chǎn)和管理，會選擇各種辦公管理人員和機構(gòu)。長時間，企業(yè)的辦公與管理活動一直延用傳統(tǒng)的工具（主要辦公用具就是紙和筆），始終采用手工作業(yè)的方式。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公方式與不斷增加的信息需求量產(chǎn)生一定的矛盾，實現(xiàn)辦公自動化就成為一種解決方式。

一、實現(xiàn)辦公自動化，是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要

隨著社會和企業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不斷發(fā)生變化，企業(yè)單位所需要的技術(shù)資料和市場信息量不斷增加。同時，各企業(yè)之間、生產(chǎn)單位與管理部門之間的聯(lián)系越來越廣泛，對組織企業(yè)生產(chǎn)和企業(yè)經(jīng)營管理的各種信息的需求量也越來越大。原始的辦公方式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，辦公效率低與經(jīng)濟發(fā)展需求之間的矛盾也愈來愈突出。而辦公效率低的主要原因是：文件太多、電話頻繁、設(shè)備不先進、工作環(huán)境不好，決策較遲緩。企業(yè)辦公的工作人員把大部分時間全花在通訊和談話上，而用于思考、分析問題的時間只占全部工作時間的僅小的一部分。

原始的辦公費用不斷上升，辦公用紙急速增加?？茖W技術(shù)的不斷發(fā)展，促進了信息化的發(fā)展，增強了企業(yè)對信息的依賴性和對信息需要的迫切性。因此，企業(yè)都開始普遍運用了辦公自動化的技術(shù)。

辦公自動化，可以改善辦公室的管理手段和工作環(huán)境，促使企業(yè)員工更新思想觀念，改變工作方式，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。只有用先進的辦公設(shè)備代替了人工勞動，使信息在加工、處理、傳遞等各環(huán)節(jié)的時間大大地縮短，減少信息的積壓、堵塞現(xiàn)象，有效地提高信息的利用率，才能為企業(yè)領(lǐng)導實行科學管理提供必要的保證。

二、實現(xiàn)辦公自動化，是提高工作效率和工作質(zhì)量的需要

企業(yè)辦公自動化，就是在辦公室工作中，采用傳真機、復(fù)印機、文字處理機、電子打印機、計算機等一些的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，并利用現(xiàn)代通訊手段把各地的設(shè)備連接起來，用于文字處理、文件傳遞、電子郵件、聲像傳遞、資料查詢等，可以更全面、更廣泛、更迅速地收集、整理、傳輸和使用信息，為企業(yè)管理與決策服務(wù)。實現(xiàn)辦公自動化，是盡可能充分地利用各種信息資源，完成企業(yè)各個方面的工作目標，取得更好的社會經(jīng)濟效益。所以說，實行辦公自動化就是將現(xiàn)代各種先進的技術(shù)和先進的設(shè)備有效的運用于到各項辦公活動中，不斷改善企業(yè)的工作條件和工作方式，使企業(yè)的辦公活動實現(xiàn)科學化、自動化，從而達到提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化，對于增強辦公效能，提高領(lǐng)導決策的水平，具有十分重要的意義。

三、實現(xiàn)辦公自動化，是現(xiàn)代化建設(shè)的需要

從科學技術(shù)的發(fā)展來說，當今社會已進入科學技術(shù)飛速發(fā)展的時代。在這種新形式下，企業(yè)紛紛建立起辦公自動化系統(tǒng)，以便能夠在不斷變化的信息面前做出快速、準確的決策?，F(xiàn)代企業(yè)的管理部門大幅度減少，幾個部門的工作交由一個部門來完成，工作量成倍增長。企業(yè)辦公部門再靠一支筆、幾張紙、一部電話等傳統(tǒng)的作業(yè)方法來面對當前的形勢已很不適應(yīng)了。因此，企業(yè)辦公部門必須運用科學的手段，先進的辦公設(shè)備，盡快實現(xiàn)辦公自動化，否則很難跟上時代的發(fā)展，現(xiàn)代化建設(shè)的需要。在知識迅速增長的現(xiàn)代社會，需要有先進的工具來輔助和加速企業(yè)完成信息的采集、分析、加工及處理這個過程。

四、辦公自動化的作用

企業(yè)辦公活動大體可以概括為文字處理、文件管理、檔案資料管理、數(shù)據(jù)處理、通訊處理、辦公室內(nèi)部事務(wù)管理以及輔助決策管理等。為了解決這些方面的工作，要在計算機和各種先進的辦公自動化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊等硬件要素支持下，依照各種按科學管理方法制定的規(guī)則，提供一整套信息的收集、加工、存貯、傳輸、分類、檢索手段，從而形成日常管理工作的諸層次的辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)具有文字處理功能，公文、檔案資料管理功能，數(shù)據(jù)處理功能，通訊功能，決策功能等。

文字處理是利用電子計算機對字、詞、文稿進行處理的總稱。而辦公自動化具有文件輸入、顯示、校改、存儲、查詢和打印等幾項功能。公文、檔案管理是利用電子計算機對文件進行登錄、傳遞、跟蹤查詢、統(tǒng)計、歸檔等項工作。數(shù)據(jù)處理是對各種統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計計算、統(tǒng)計分析、建立數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)學模型進行分析、預(yù)測，是為了決策服務(wù)的重要功能。通訊處理功能是實現(xiàn)各工作站之間的信息交換。其它業(yè)務(wù)管理功能。如對人事、工資、物資、車輛、房產(chǎn)等進行管理。

開展辦公與管理自動化雖然必須配備一些計算機、復(fù)印機、文字處理機等先進設(shè)備，以代替人工起草、修改和譽清文件等工作，但在當今信息化社會中更主要的是利用先進的信息傳輸設(shè)備，及時取得和交換信息，使有關(guān)負責人能夠及時、科學地作出決策，達到真正提高辦事效率的目的。信息存貯設(shè)備。信息存貯設(shè)備除了計算機以外，縮微膠片、光盤亦是比較先進的信息存貯設(shè)備。圖形圖象處理設(shè)備。圖形掃描儀與電子計算機連接，可以直接將圖形輸入到計算機內(nèi)，實現(xiàn)圖形的存貯、編輯和傳遞。一套完整的圖象輸入設(shè)備包括微處理機、攝象機、錄象機、高分辨圖形顯示器、大容量存貯器和圖形打印機。會議支持設(shè)備。會議支持設(shè)備主要包括電話會議系統(tǒng)、電視會議系統(tǒng)和大屏幕投影會議系統(tǒng)。處理設(shè)備。它主要包括信件開封機、封口機、折疊機、分類合訂機、自動編號機等。這些設(shè)備可以代替人工從事大量重復(fù)性、事務(wù)性的工作。

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