史勝

摘 要：高校實(shí)行二級(jí)學(xué)院化，行政管理逐步重心下移。二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院聯(lián)系學(xué)校和下屬各部門的樞紐，二級(jí)學(xué)院辦公室主任，要找準(zhǔn)角色定位，掌握行之有效的工作方法，才能做好職責(zé)范圍內(nèi)的工作。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；辦公室主任；角色定位；工作方法

隨著我國(guó)高校連續(xù)的普遍擴(kuò)招，各高校進(jìn)入高速發(fā)展期，辦學(xué)規(guī)模大，學(xué)科門類多，為實(shí)現(xiàn)學(xué)生培養(yǎng)的目標(biāo)和學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，各高校多實(shí)行二級(jí)學(xué)院化，相應(yīng)的行政管理逐步重心下移，實(shí)行總體規(guī)劃、分級(jí)負(fù)責(zé)。二級(jí)學(xué)院辦公室是其學(xué)院對(duì)外的一個(gè)窗口，是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，是聯(lián)系學(xué)校和下屬各部門的樞紐，承擔(dān)著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息、服務(wù)師生、處理事務(wù)等任務(wù)。作為二級(jí)學(xué)院辦公室主任，要找準(zhǔn)角色定位，掌握幾種行之有效的工作方法，才能有條不紊、游刃有余地做好職責(zé)范圍內(nèi)的工作。下面，筆者對(duì)此略作探討。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室主任的角色定位

1、參謀

在二級(jí)管理體制下，學(xué)院有了更多的自主權(quán)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)除了處理具體事務(wù)外，更多的精力將集中在學(xué)院對(duì)教學(xué)、學(xué)科、專業(yè)、師資隊(duì)伍建設(shè)的宏觀把握上，即學(xué)院的決策上。在此背景下，學(xué)院黨政辦公室主任能否當(dāng)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、可靠的信息和依據(jù)，并且在某些決策中為領(lǐng)導(dǎo)提供可供參考的點(diǎn)子或主意，是辦公室主任發(fā)揮作用的關(guān)鍵所在，也是服務(wù)學(xué)院工作、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要方式。

2、服務(wù)員

服務(wù)工作是學(xué)院辦公室工作的中心點(diǎn)、出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。它主要?dú)w結(jié)為：為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，為本院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為師生員工服務(wù)。為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，一是報(bào)送本學(xué)院信息。二是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下達(dá)的批示、決定、工作安排等事項(xiàng)，要從快辦理落實(shí)。本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主要是認(rèn)真負(fù)責(zé)及時(shí)地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。為師生員工服務(wù)，這是二級(jí)學(xué)院辦公室工作最直接最大量的工作，是辦公室工作服務(wù)的主要部分，是日常工作的重點(diǎn)。

3、宣傳員

當(dāng)今，高校與社會(huì)各界的交往日益廣泛，校際交流、合作日益頻繁，這些關(guān)系的協(xié)調(diào)要依賴于自身有效的對(duì)外宣傳、交流。辦公室主任既要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集來(lái)自外部的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，以作評(píng)價(jià)交流與合作的可能性；也要及時(shí)、準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)匕褜W(xué)院的相關(guān)工作信息和特色傳遞給校內(nèi)外有關(guān)單位。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室主任的工作方法

1、完善制度、明確責(zé)任

以制度化為基礎(chǔ)，規(guī)范辦公室管理。辦公室工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多，如果沒(méi)有體現(xiàn)統(tǒng)一意志的力量來(lái)制衡，全院師生員工便無(wú)章可依，無(wú)所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應(yīng)有的凝聚力，甚至?xí)劤蓢?yán)重的自由主義傾向。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實(shí)行制度化管理。首先，對(duì)沒(méi)有制度的，要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持盡快建立，用制度規(guī)范程序，用程序規(guī)范做事，確保辦公室事務(wù)有序有力有效地開(kāi)展。其次，對(duì)制度不完善的，要設(shè)法健全。另外，對(duì)有制度且完善的，要牢記于心，保證制度的嚴(yán)肅性，把制度落到實(shí)處，建立規(guī)范的運(yùn)行機(jī)制，用制度規(guī)范每一個(gè)人的行為，力求使每一項(xiàng)工作程序化，每一個(gè)崗位規(guī)范化，每一件事情處理制度化。有了完善的管理制度，人人有章可循，按章辦事，可以減少矛盾，從而大大提高管理工作的效率。

2、巧用工作筆記和備忘錄

寫工作筆記，比僅僅用大腦思考更加有效，也更加有利于思維的整理，找出其中規(guī)律或道理。人思維的連貫性會(huì)受到自身記憶力的干擾，當(dāng)大腦無(wú)法記憶已經(jīng)考慮過(guò)的內(nèi)容，思考成果會(huì)被白白廢掉。因此，將工作情況記錄下來(lái)，有利于減輕大腦的負(fù)擔(dān)，保持你的思維連貫。將工作情況寫下來(lái)，就如同完成了換位的過(guò)程，用“他人”的眼光來(lái)看待自己的工作，做到客觀與公正。工作筆記的內(nèi)容就包含：工作計(jì)劃、工作任務(wù)、工作成果、工作流程、工作體會(huì)、工作總結(jié)、情況匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等。

備忘錄收集的內(nèi)容有承諾他人的事情、工作中要做的事情、生活中的各種雜事、突然冒出的靈感想法等等，只要是跟自己有關(guān)，需要去過(guò)問(wèn)或做的事情，都統(tǒng)統(tǒng)的收集到一起，放到一個(gè)適當(dāng)?shù)摹肮ぞ摺崩?。收集過(guò)程應(yīng)注意：全面收集、可隨時(shí)隨地使用、方便簡(jiǎn)潔。備忘錄配合科學(xué)時(shí)間管理，可提高工作效率。

3、善于溝通

美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的25%，其余75%決定于良好的人際溝通。辦公室主任每天要接待和處理的人和事相當(dāng)多，所以有效的溝通是提高工作效率的重要途徑。通過(guò)總結(jié)，對(duì)于溝通技巧歸納出以下幾點(diǎn)：

a、互相尊重

溝通雙方要有平等相待的心態(tài)，才有良好的溝通。若任何一方的不尊重，只會(huì)帶來(lái)挑剔、指責(zé)和論斷。

b、理性溝通

不理性不要溝通，不理性只有爭(zhēng)執(zhí)，不會(huì)有結(jié)果，更不可能有好結(jié)果。情緒中不要溝通，很容易沖動(dòng)而失去理性，情緒中的溝通常常無(wú)好話，既理不清，也講不明。

c、換位思考

換位思考是設(shè)身處地為他人著想，即想人所想、理解至上的一種處理人際關(guān)系的思考方式。運(yùn)用在溝通上，人與人之間要互相理解、信任、寬容，多站在別人的角度上思考。

d、以誠(chéng)相待

溝通中要誠(chéng)實(shí)，明白就明白，不明白就不明白，切忌不懂裝懂。要坦白的講出來(lái)想法和期望，不責(zé)備、不抱怨、不攻擊、不說(shuō)教。

4、重視信息化

借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與管理理念，創(chuàng)建一個(gè)“簡(jiǎn)單、實(shí)用、開(kāi)放、靈活”的辦公信息平臺(tái)，可促進(jìn)學(xué)院各部門、各教職工之間的協(xié)作能力和隨時(shí)隨地溝通，從而使學(xué)院內(nèi)的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、資源得到最充分的共享利用；各種信息的上傳下達(dá)實(shí)現(xiàn)無(wú)損耗、無(wú)延遲的完美傳遞。目前大多數(shù)高校建設(shè)有信息平臺(tái)，二級(jí)學(xué)院應(yīng)充分開(kāi)發(fā)和利用，將日常教學(xué)管理、辦公管理、圖書資料查詢、人事檔案管理、考勤管理、信息交流等納入此平臺(tái)。

總之，二級(jí)學(xué)院辦公室是高校管理的重要組成部分，其工作質(zhì)量的高低直接影響著學(xué)院的整體工作。而辦公室主任只有明確自身角色定位，努力提升自身整體素質(zhì)，掌握正確工作方法，才能通過(guò)辦公室的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，塑造良好形象，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，贏得師生信賴。

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