王博

檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

1 項目背景

安徽院數(shù)字化檔案館建設項目根據(jù)集團公司的規(guī)劃和要求，以建成具有中國能建特色，資源豐富、管理高效、利用便捷、安全可靠的數(shù)字化檔案館為目標開展相關工作。

2 技術簡介

該系統(tǒng)基于B/S結構，數(shù)據(jù)庫類型為 Oracle 11g，支持Linux、Windows XP、Window2008、Windows7等多種操作系統(tǒng)，支持IE（8.0及以上）瀏覽器。支持用戶操作界面的個性化展示。系統(tǒng)應支持分權管理模式，用戶管理遵循角色授權模型。用戶規(guī)模約為700人。

3 功能簡介

1、數(shù)字檔案門戶

根據(jù)檔案館建設情況以及信息化建設方向，經(jīng)過多次的調研溝通，形成了數(shù)字檔案館門戶。

2、個人辦公

個人信息的管理平臺，可以顯示自己借閱信息，以及審批情況。并可以存放自己關注的檔案（有權限的檔案）或者文檔。

3、數(shù)據(jù)管理

針對實際的檔案業(yè)務情況，將檔案根據(jù)處理情況分為預歸檔庫管理（數(shù)據(jù)采集）、移交庫管理（檔案數(shù)據(jù)整理）、檔案庫管理（檔案數(shù)據(jù)管理）三個模塊分別進行管理，在每個模塊中需自定義檔案類型，并且對各檔案類型的字段自定義維護。

三個模塊的數(shù)據(jù)之間關系為：首先將采集到的數(shù)據(jù)通過新增、保存等功能分類存放到預歸檔管理中，然后對預歸檔中的數(shù)據(jù)進行編輯整理后通過文件歸檔功能歸檔到移交庫中管理，在移交庫中對數(shù)據(jù)進行編號、編目等進一步檔案整理操作，完成整理后，將檔案通過移交功能移交到檔案庫管理中，形成真實電子檔案。

4、檔案保管

對已經(jīng)入庫的檔案進行日常的管理，包括對檔案進行銷毀鑒定、損壞鑒定，并對已銷毀或損壞的檔案進行處理后保存到檔案的銷毀庫、檔案損壞庫中。

5、檔案設置

對檔案系統(tǒng)的初始化設置，根據(jù)檔案業(yè)務對各個檔案類型的錄入項等進行初始化的設置以及各項規(guī)則的設置，包括：全宗設置、檔案類型設置、分類表設置、代碼表設置、打印設置、字段對應規(guī)則設置、整理規(guī)則設置（立卷模式設置、檔號生成規(guī)則設置、目錄號生成規(guī)則設置）、路徑設置、電子文件命名規(guī)則設置等。

6、系統(tǒng)設置

對系統(tǒng)的初始化設置和管理，包括：立檔單位設置、機構部門管理、用戶管理、角色管理、組管理、系統(tǒng)權限管理、目錄權限管理、數(shù)據(jù)權限管理、數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)庫恢復、光盤刻錄、系統(tǒng)日志管理、業(yè)務操作日志管理。

7、權限管理

檔案系統(tǒng)針對不同的用戶，可分別進行權限的控制，檔案系統(tǒng)權限主要分為“功能模塊”、“檔案類型目錄”、“借閱查看”3大部分的權限控制。“功能模塊”主要根據(jù)用戶對檔案系統(tǒng)的實際使用情況的不同，對各個功能點的權限控制。

8、檔案利用

對已經(jīng)歸檔到檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，進行檢索利用。檢索主要采用百度網(wǎng)站的檢索風格和方式，實現(xiàn)全文檢索功能查找與關鍵詞相關的數(shù)據(jù)信息，對有權限的檔案數(shù)據(jù)可以直接進行查看瀏覽、下載、打印的相應操作，對沒有權限的檔案數(shù)據(jù)需要發(fā)起借閱申請，采取購物車的方式進行借閱，先將需要借閱的檔案加入借閱申請，然后對借閱的檔案填寫借閱理由，借閱時間等相關信息，然后提交申請，走借閱審批流程，由相關領導進行審批后才可對的檔案數(shù)據(jù)進行查看瀏覽、下載、打印的相應操作。

9、實現(xiàn)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步接口功能

OA中辦結的文件可直接進入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實現(xiàn)了線上時時歸檔功能。此功能分為“自動歸檔”和“手動歸檔”2種方式，根據(jù)需要可自行選擇，并將每次的操作實現(xiàn)詳細日志記載，保證了數(shù)據(jù)的完整性。

10、借閱流程的實現(xiàn)

根據(jù)具體工作情況，定制的相應的借閱流程，主要應用于檔案實體預約借閱和電子借閱。借閱流程主要分為部門內部、部門外部、兩個個借閱流程，以實現(xiàn)借閱審批。

11、實現(xiàn)統(tǒng)計功能

在系統(tǒng)基本的檔案年報統(tǒng)計、館藏統(tǒng)計之上，結合集團實際的業(yè)務開發(fā)了“檔案歸檔情況統(tǒng)計”“檔案人員工作量統(tǒng)計”兩大統(tǒng)計功能。

檔案歸檔情況統(tǒng)計：用戶統(tǒng)計出各個部門在一段時間內檔案的歸檔情況，以數(shù)據(jù)錄入到檔案系統(tǒng)的時間作為統(tǒng)計日期階段的條件，詳細的按照歸檔部門、保管期限、檔案類型來進行統(tǒng)計，并將數(shù)據(jù)進行合計。

檔案人員工作量統(tǒng)計：用于統(tǒng)計出檔案人員在一段時間內對檔案整理的工作量，以歸檔日期、整理人、檢查人作為統(tǒng)計條件，當條件為空值時，將統(tǒng)計出所有的數(shù)據(jù)值，統(tǒng)計項包括，檔案整理庫以及檔案管理庫中的記錄條目、以及電子原文件個數(shù)等。。

4 未來展望

經(jīng)過階段性測試，該系統(tǒng)符合檔案管理業(yè)務的基本模式，能實現(xiàn)檔案管理的基本功能。安徽院相關檔案管理人員正會同軟件公司研發(fā)人員分析系統(tǒng)試運行中產(chǎn)生的問題，從而令此系統(tǒng)能成為管理高效、利用便捷、安全可靠的符合集團公司要求的數(shù)字檔案館。