張彥賓

摘 要：信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪新問題發(fā)生的時間、地點、事情的經(jīng)過以及關(guān)聯(lián)的人物。本文以信訪檔案的管理為切入點，提出了從收集和歸檔、整理和編目、保管和利用等三個方面加強信訪檔案管理的觀點，為信訪部門有序開展信訪檔案管理工作提供了參考。

關(guān)鍵詞：信訪；檔案；管理

信訪檔案是指信訪部門在辦理各級領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的重要信訪案件的查處和處理群眾來信來訪工作中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。信訪檔是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，在國家檔案中占據(jù)非凡地位，應(yīng)納入信訪部門檔案全宗，實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面對檔案的有效利用。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特征外，還具有自身公正性的特征。

1 以制度約束為基礎(chǔ)，開展檔案的收集、歸檔

信訪部門應(yīng)制定信訪案件檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。凡是在信訪案件查處過程中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料均屬歸檔范圍。信訪案件處理完畢后，相關(guān)的文件應(yīng)規(guī)范整理，及時歸檔。

各級信訪部門在信訪案件查處過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔的信訪案件類材料主要包括：來信來訪的登記、記錄及信訪人的申訴、舉報、控告材料；上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項的函、批示及督辦和呈報材料；處理信訪案件中形成的各種文字材料；涉及信訪案件的其他材料；信訪工作計算機管理系統(tǒng)中生成的有數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)。

歸檔的信訪案件檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡工整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，禁止使用純藍(lán)墨水、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。信訪案件結(jié)案后，具體承辦部門的有關(guān)人員應(yīng)及時收集、整理和歸檔，并在三個月內(nèi)向本單位的綜合檔案室移交。

信訪案件檔案保管期限分為永久、長期和短期。人民來信來訪的文件材料中有中央、國務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)要求上報的和兩辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，對本機關(guān)、國家和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，為永久；人民來信來訪的文件材料中有省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的批示，反映比較重要的集體上訪、聯(lián)名信的案件，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的，為長期；在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的，為短期。

2 以部門管理為原則，規(guī)范檔案的整理、編目

信訪案件檔案實行承辦部門整理的原則。辦案過程中形成的文件材料，由有關(guān)人員負(fù)責(zé)整理。并根據(jù)信訪案件來源不同，信訪案件檔案可分為重要來信來訪案件檔案和領(lǐng)導(dǎo)批示件兩類。重要來信來訪案件檔案可采用年度—地區(qū)—來信來訪人員姓名排列；領(lǐng)導(dǎo)批示件采用年度一批示人排列。信訪案件檔案整理采用一案一卷的原則。對辦結(jié)完畢的信訪案件材料可整理成獨立的保管單位一卷，每卷信訪案件檔案由若干份文件材料組成。重要來信來訪案件材料每卷內(nèi)文件材料或按下列順序排列并編流水號：信訪案年辦結(jié)完畢后形成的匯總（匯報）材料；信訪案件審結(jié)單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；群眾來信來訪材料，包括信件正文、附件、信封、來訪登記情況、照片、錄音帶、磁帶、磁盤等。

領(lǐng)導(dǎo)批示件每卷內(nèi)文件材料可按下列順序排列并編流水號：上報中央、國務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)或省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的匯報材料；信訪案件審結(jié)單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪案件的函、省兩辦領(lǐng)導(dǎo)批件擬辦單、《信訪情況通報》、《信訪情況反映》等。

信訪案件檔案應(yīng)按卷（用軟卷皮）采用三孔一線裝訂。使用裝訂的材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。按卷裝訂好的信訪案件檔案應(yīng)填寫案卷封面，并依卷內(nèi)文件排列順序農(nóng)卷編制卷內(nèi)文件目錄。按卷裝訂的檔案按分尖方案和時間先后順序逐卷裝入盒內(nèi)，并填寫備考表、檔案盒盒脊。

信訪案件檔案號的編制應(yīng)與本機關(guān)全宗檔案編號統(tǒng)一，并編寫信訪案件案卷目錄，信訪案件檔案按重要來信來訪案件類和領(lǐng)導(dǎo)批示件類的分類方案分別以卷為單位編卷內(nèi)文件頁（張）號，卷內(nèi)有照片的頁面，可把照片固定在芯頁上，再農(nóng)頁編寫頁（張）號；為方便檢索，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應(yīng)包括來信來訪人員姓名或批示人姓、信訪內(nèi)容等必備要素。卷內(nèi)有錄音帶、磁帶、磁盤等特種載體的，應(yīng)另行分類整理編目存放，并填寫相應(yīng)的參見號?？蓞⒄铡洞判暂d體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理。

3 以信訪部門為重點，促進(jìn)檔案的保管、利用

各級信訪部門應(yīng)根據(jù)檔案工作的要求，采取必要的保管和保護(hù)措施，配置防光、防高溫、防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)施。要定期檢查，確保信訪案件檔案的完整與安全。建立信訪案件檔案查閱和借閱制度，履行查閱、借閱登記手續(xù)。查閱檔案嚴(yán)禁對檔案勾劃、涂改、標(biāo)記號、折疊、污損、撤換、添加內(nèi)容等。外單位借閱信訪檔案，必須憑單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記后，方可借閱，并限時歸還。

在對檔案信息實行有效保密的前提下，積極利用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立信訪案件檔案數(shù)據(jù)庫，為統(tǒng)計匯總、綜合調(diào)研、分析決策、查找利用等創(chuàng)造便捷條件。信訪案件檔案的銷毀要嚴(yán)格按照檔案保管期限執(zhí)行。到期的信訪檔案由信訪部門綜合檔案室提出書面報告，并編制銷毀清冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，到指定地點銷毀。

信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪新問題發(fā)生的時間、地點、事情的經(jīng)過以及關(guān)聯(lián)的人物，不僅有信訪人和機關(guān)的印信，而且有主管機關(guān)的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論，上級機關(guān)的批復(fù)和當(dāng)事人對處理結(jié)論的態(tài)度，保留著真實的歷史標(biāo)記。