摘 要：隨著地鐵檔案工作的管控難度增加，如何加強(qiáng)地鐵管理企業(yè)的檔案管理工作，是檔案工作者面臨的新課題。筆者認(rèn)為公司檔案管理工作要以服務(wù)地鐵企業(yè)改革和發(fā)展為中心，按照集團(tuán)化檔案管理目標(biāo)，堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理原則，以推進(jìn)檔案規(guī)范管理為手段，建立健全責(zé)任、組織、制度、督導(dǎo)體系，提升整個(gè)企業(yè)的檔案工作整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)；集中統(tǒng)一管理；集團(tuán)化模式

1 引言

地鐵公司作為地鐵工程建設(shè)單位和管養(yǎng)單位，即是項(xiàng)目檔案的主要保管和利用單位，也是接受各級(jí)審查驗(yàn)收的單位。而地鐵工程是個(gè)龐大的巨系統(tǒng)工程，涉及30多個(gè)專業(yè)，參建單位上百家，投入大、工期長(zhǎng)、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，給檔案工作帶來(lái)一定的難度。這就要求公司把對(duì)工程檔案質(zhì)量要求貫穿到檔案形成的全過(guò)程中，依靠科學(xué)的管理程序和方法，實(shí)施文檔一體化管理和檔案整理歸檔全過(guò)程掌控。

2 地鐵企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

2.1 抓源頭管理，實(shí)現(xiàn)文件前端控制，確保工程檔案齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確

在工程管理方面，公司在工程承建之初，即強(qiáng)調(diào)抓好源頭管理，各參建單位來(lái)往基礎(chǔ)資料和工程技術(shù)文件，由相關(guān)檔案部門(mén)集中管理，使檔案工作滲透到工程前期活動(dòng)之中；要求開(kāi)工項(xiàng)目第一時(shí)間上報(bào)專門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料管理的指定人員名單，做到事前進(jìn)行統(tǒng)領(lǐng)。

2.2 抓合同管理，堅(jiān)持檔案驗(yàn)收不合格不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，確保工程檔案歸檔質(zhì)量

實(shí)行重點(diǎn)工程建設(shè)檔案管理合同制，檔案管理納入工程合同管理，在合同簽訂時(shí)，將公司的工程檔案管理制度列入合同附件，明確歸檔質(zhì)量要求，檔案驗(yàn)收不合格，暫緩進(jìn)行工程結(jié)算，將工程檔案工作與經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，同時(shí)也確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.3 抓培訓(xùn)管理，落實(shí)歸檔要求，不斷提高公司內(nèi)部及參建單位工程檔案管理水平

地鐵工程建設(shè)與地鐵運(yùn)營(yíng)期間，涉及到的拆遷、勘察、設(shè)計(jì)、咨詢、施工、監(jiān)理、維保、運(yùn)營(yíng)及供貨單位上百家，其檔案資料管理水平參差不齊。地鐵公司作必須統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，從文件的編制深度到文整要求，從施工用表的規(guī)范到文件的編排，都必須符合公司統(tǒng)一規(guī)定。因此加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部、下屬單位及各參建單位相關(guān)人員的培訓(xùn)至關(guān)重要，定期組織檔案培訓(xùn)，積極指導(dǎo)和規(guī)范內(nèi)部及參建單位工程檔案工作。

2.4 抓歸檔管理，杜絕不合格工程檔案入庫(kù)

負(fù)責(zé)項(xiàng)目的相關(guān)檔案部門(mén)參加竣工驗(yàn)收會(huì)，通過(guò)省市檔案局、城建檔案館、業(yè)主代表、監(jiān)理等進(jìn)行歸檔質(zhì)量的層層把關(guān)，嚴(yán)格遵守竣工文件編制、審核、驗(yàn)收程序，對(duì)不合格的提出整改意見(jiàn)，并要求限期完成后，提交復(fù)查，對(duì)復(fù)查仍不過(guò)關(guān)的，拒絕在“合同結(jié)算單”中進(jìn)行歸檔確認(rèn)，杜絕不合格工程檔案入庫(kù)。

3 地鐵企業(yè)檔案管理模式：以公司為核心建立集中統(tǒng)一管理模式

3.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、公司的檔案法規(guī)、規(guī)范和管理辦法，制訂統(tǒng)一的檔案管理制度。公司設(shè)置專門(mén)的檔案部門(mén)，作為全公司檔案工作歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)所屬子分公司檔案工作進(jìn)行宏觀管理， 履行服務(wù)、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督等職能。

3.2 分級(jí)集中

公司各部門(mén)應(yīng)確定至少1名專（兼）職檔案（資料）員或設(shè)立，按照公司統(tǒng)一的檔案管理相關(guān)要求，切實(shí)擔(dān)負(fù)起本部門(mén)的檔案管理責(zé)任。公司下屬單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)檔案人員，集中管理本單形位成的各類檔案資料，制定相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)所監(jiān)管的參建單位相應(yīng)的檔案資料工作進(jìn)行日常檢查。各部門(mén)及下屬單位均須接受公司檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)。

3.3 各負(fù)其責(zé)

各部門(mén)及下屬單位負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的集中統(tǒng)一管理。根據(jù)各公司和項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)自己部門(mén)形成的文件進(jìn)行收集、整理、過(guò)程利用、預(yù)立卷和移交歸檔工作；公司制定《檔案歸檔范圍及保管期限表》，對(duì)歸檔范圍內(nèi)的文件材料，須按公司檔案管理規(guī)定，定期或不定期向公司檔案管理部門(mén)移交、集中管理，歸檔范圍內(nèi)的所有檔案須納入公司的統(tǒng)一管理。部分有特殊要求的檔案，在滿足完整、安全和有序等基本要求后，經(jīng)公司審批同意后，部門(mén)及下屬單位方可自行管理。

4 地鐵企業(yè)檔案管理體系：以全方位控制為重點(diǎn)建立四個(gè)管理體系

4.1 建立明確的責(zé)任體系

按照“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，制訂檔案崗位職責(zé)范圍， 明確各部門(mén)及下屬單位是檔案工作管理的責(zé)任主體， 負(fù)責(zé)對(duì)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、規(guī)范整理、過(guò)程利用，安全保管、集中歸檔。根據(jù)實(shí)際情況，將檔案工作納入公司管理制度、年度經(jīng)濟(jì)考核責(zé)任制或者檔案工作專項(xiàng)責(zé)任制中。制訂詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的考核細(xì)則。

4.2 建立嚴(yán)密的組織體系

各下屬單位成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，并加大考核獎(jiǎng)懲力度，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)。

4.3 建立完善的制度體系

制定各部門(mén)及下屬單位的檔案歸檔范圍， 規(guī)定歸檔時(shí)間， 編制保管期限表。建立檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、保密、利用、庫(kù)房管理等日常工作制度。并根據(jù)公司檔案管理中遇到的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)研究制訂相應(yīng)的制度和辦法。

4.4 建立有力的督導(dǎo)體系

將檔案工作目標(biāo)納入各部門(mén)及下屬單位年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核，年終予以考核。圍繞整改公司的年度中心工作， 針對(duì)檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)， 開(kāi)展督辦。貫徹《檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)定辦法》，開(kāi)展自查自糾，明確差距和不足，自覺(jué)進(jìn)行整改。開(kāi)展檔案工作檢查，查找問(wèn)題和不足，督促進(jìn)行整改。

5 地鐵企業(yè)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

5.1 規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的趨勢(shì)

其一，要制定公司統(tǒng)一的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案工作者認(rèn)真履行職責(zé)；其二，多開(kāi)展培訓(xùn)、講座類的活動(dòng)，提高檔案工作者的素質(zhì)；其三，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具，促進(jìn)公司檔案工作信息化的發(fā)展；其四，積極探討適合本行業(yè)的檔案管理工作的模式、制度、方法等。

5.2 網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢(shì)

這里的“網(wǎng)絡(luò)化”可作兩種理解。一是公司檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的布局。企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，在制度、機(jī)構(gòu)、人員等各方面給予完善，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立起網(wǎng)絡(luò)化的管理結(jié)構(gòu)。二是充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案電子化信息化管理，不僅能提高效率，降低成本，節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，而且非常適合地鐵企業(yè)工程項(xiàng)目繁多、經(jīng)營(yíng)線路日益增多、及其檔案管理工作分散、量大等特點(diǎn)，逐步向數(shù)字化檔案館的目標(biāo)發(fā)展。

5.3 復(fù)合外向型的管理趨勢(shì)

這是相對(duì)于以往企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式所對(duì)應(yīng)的單一內(nèi)向型的檔案管理而言的。對(duì)內(nèi)公司內(nèi)部含若干下屬單位和子公司，對(duì)外企業(yè)更要與形形色色的參建單位打交道，必然形成種類繁多的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務(wù)性工作，還負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督的職責(zé)。檔案管理將由傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復(fù)合外向型的方式。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

曹平（1978-），女，漢，四川成都，成都地鐵有限責(zé)任公司，館員。