張靜

摘 要：檔案管理作為一種機密性高、專業(yè)性強的工作，有著非常重要的現(xiàn)實意義。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，如何保證檔案管理的質(zhì)量和效率，是當前亟待需要解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；質(zhì)量；效率

當前社會和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)。加強管理，提高工作人員素質(zhì)，應用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。

1 當前檔案管理存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2、檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

3、檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。

4、在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

2 提高檔案管理效率的對策

扭轉(zhuǎn)目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

2.1 切實加強自己的專業(yè)素養(yǎng)

檔案專業(yè)人員必須系統(tǒng)地、嚴格地學習檔案知識，并且在理論基礎(chǔ)上培養(yǎng)全面的實踐技能。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養(yǎng)，而在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識，如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業(yè)理論知識的指導。因此，檔案專業(yè)人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實際的工作中有所發(fā)現(xiàn)，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學知識有一定要求，語言表達能力的強弱直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關(guān)見解，才能對檔案的歷史背景、內(nèi)容有理解；對于學科知識，科技的進步直接影響著文化的發(fā)展，現(xiàn)代化管理學理念滲入各行各業(yè)，作為檔案管理者，對于管理學、圖書管理學也應該有所涉獵；對現(xiàn)代化管理技術(shù)，現(xiàn)代化技術(shù)為檔案管理工作提供了便利，如電子計算機以及聲音音像存儲設(shè)備的應用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術(shù)；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業(yè)人員具備一些外語知識對保證外語文獻資料的管理保存與應用能夠便利進行具有相當重要的意義。檔案是一種重要的資源，它必然要與網(wǎng)絡(luò)化時代的高科技相結(jié)合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學習相關(guān)的知識，來提高自己的能力，進而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業(yè)知識素質(zhì)決定著當前以及未來檔案管理事業(yè)的總體發(fā)展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)。

2.2 調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1、增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2、更新觀念，實現(xiàn)自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結(jié)自己對社會的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.3 檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步

企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。endprint