張文華

（山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

淺議如何做好高校學(xué)生檔案管理工作

張文華

（山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

文章主要闡述了當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以及加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，從而進(jìn)一步完善高校檔案管理工作。

學(xué)生；檔案；管理

一、前言

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校學(xué)生檔案工作越來(lái)越受到人們的重視，但是部分高校在學(xué)生檔案管理上還有很大的漏洞，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該提到議事日程上來(lái)。高校學(xué)生檔案主要是指學(xué)生在校期間的點(diǎn)點(diǎn)滴滴詳實(shí)記錄，是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)的真實(shí)反應(yīng)，是學(xué)生的成長(zhǎng)足跡，是學(xué)生的最主要、最真實(shí)、最原始的檔案材料。這些材料為考核學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)提供了重要的參考依據(jù)，同時(shí)，為今后學(xué)生就業(yè)給用人單位提供了科學(xué)的考核依據(jù)。在當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生就業(yè)的一項(xiàng)重要憑證，更顯得尤為突出。為此我們必須把學(xué)生的檔案做好詳實(shí)的記錄，這也是做好高校檔案管理的關(guān)鍵所在。

二、高校學(xué)生檔案管理工作中存在的瓶頸

根據(jù)當(dāng)時(shí)的現(xiàn)狀，各個(gè)高校管理學(xué)生檔案水平是不一樣的，很多學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案管理工作不重視，管理不規(guī)范，制度不健全，有制度也不按照規(guī)章來(lái)做。主要表現(xiàn)就是收集材料不完整，不及時(shí)，有些材料得不到補(bǔ)充，造成很多學(xué)生的檔案信息漏缺嚴(yán)重，不能真實(shí)的反應(yīng)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)?？偠胖?dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.檔案管理制度不健全，思想認(rèn)識(shí)不夠。當(dāng)前各地高校一般把學(xué)校的教學(xué)檔案、后勤檔案以及其他檔案作為重點(diǎn)來(lái)抓。從思想上認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，管理制度也不健全，就是有制度也落不到實(shí)處。學(xué)生檔案可以說(shuō)是學(xué)校所有檔案中的一個(gè)重要組成部分，但是由于思想認(rèn)識(shí)不到位，學(xué)生檔案管理工作并沒(méi)有得到重視，缺乏系統(tǒng)管理的體制。

2.材料收集不及時(shí)，整理不規(guī)范。造成材料收集不及時(shí)的原因主要是沒(méi)有專職的學(xué)生檔案管理人員，沒(méi)有統(tǒng)一的管理，學(xué)校對(duì)這一方面雖然有布置，但是缺少檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)修正，視而不見(jiàn)，這就造成在收集學(xué)生信息時(shí)不規(guī)范。同時(shí)，對(duì)學(xué)生檔案沒(méi)有統(tǒng)一的要求，如，紙張的大小不一，印章不規(guī)范，書(shū)寫(xiě)潦草，用筆顏色各異，缺少簽名，這就不能體現(xiàn)檔案的規(guī)范性與真實(shí)性，為檔案的整理帶來(lái)麻煩。

3.學(xué)生檔案管理員服務(wù)跟不上，難以查閱、借閱。沒(méi)有專人負(fù)責(zé)檔案，在收集學(xué)生資料時(shí)，就跟不上，就是收上來(lái)整理也不規(guī)范，簡(jiǎn)單的整理一下，就存放起來(lái)，要是真想查閱學(xué)生的檔案，可以說(shuō)是無(wú)從下手，對(duì)管理學(xué)生來(lái)說(shuō)，形同虛設(shè)。不能真正起到檔案資料的作用。就像一堆廢紙放在那里，有何意義？

4.高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜、不盡完善。過(guò)去學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案會(huì)跟隨學(xué)生，學(xué)校將檔案直接轉(zhuǎn)遞到學(xué)生生源所在地的人事局或者用人單位，而現(xiàn)在不同了，有些學(xué)校把學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)到人才市場(chǎng)，進(jìn)行待管，然后根據(jù)學(xué)生的就業(yè)情況，再交到用人單位。環(huán)節(jié)復(fù)雜了，在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中有可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，這就給學(xué)生就業(yè)帶來(lái)麻煩。

5.部分高校檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高。他們沒(méi)有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，造成檔案管理不當(dāng)。由于沒(méi)有專職的人員管理學(xué)生檔案，他們往往忙于其他事務(wù)，而忽視學(xué)生檔案的管理，存在應(yīng)付現(xiàn)狀。

三、做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，做好宣傳，讓每一位教職員工都要從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性，把強(qiáng)化檔案管理作為重要工作來(lái)看待。對(duì)分管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)要提出新的要求，對(duì)管理人員要做好培訓(xùn)工作，使其認(rèn)識(shí)到工作的特殊性，不是可有可無(wú)的工作，要常抓不懈。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的考核制度，對(duì)做的好的、突出的要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，可以提高管理人員的辦公條件，加大人員、經(jīng)費(fèi)的投入，讓他們輕松的干好分管的工作。

2.學(xué)生檔案材料收集要及時(shí)，整理要規(guī)范。在收集學(xué)生檔案材料時(shí)，要分工明確，責(zé)任到人。同時(shí)，要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要求學(xué)生按照要求統(tǒng)一填寫(xiě)，例如：紙張大小統(tǒng)一，項(xiàng)目填寫(xiě)完整，不能空項(xiàng)，書(shū)寫(xiě)要規(guī)范，不能使用復(fù)寫(xiě)紙等等。不按照要求的要重新填寫(xiě)。需要班主任簽名的不能有別人代寫(xiě)。收集時(shí)要做到及時(shí)，能今天收完的不能拖到明天。對(duì)收上來(lái)的材料，管理工作人員要認(rèn)真審核，不能對(duì)錯(cuò)誤視而不見(jiàn)，要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過(guò)程中的保密與安全，整理檔案時(shí)要順序一致，每人一袋，并做好規(guī)范的標(biāo)簽說(shuō)明，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。

3.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理制度建設(shè)。任何事物必須有嚴(yán)格的制度，才能起到規(guī)范的作用，因此，對(duì)學(xué)生的檔案管理要強(qiáng)化制度建設(shè)，高校要以《檔案法》為指導(dǎo)，結(jié)合本校工作的實(shí)際情況，通過(guò)制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則，來(lái)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識(shí)。如：保密制度，查閱、借閱制度，學(xué)生檔案收集制度、學(xué)生檔案保存制度、學(xué)生檔案調(diào)入調(diào)出制度等。

4.檔案的轉(zhuǎn)遞要確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全性及材料完整性。這是個(gè)細(xì)致的環(huán)節(jié)，管理人員必須認(rèn)識(shí)到它的重要性，在轉(zhuǎn)遞檔案的時(shí)候，要細(xì)心仔細(xì)，不能因?yàn)闄n案材料太多，而出現(xiàn)厭煩情緒，并且要做好檔案的保密工作，不能泄露他人信息。嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞程序，做好周密安排，更不能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，切實(shí)提高管理員的業(yè)務(wù)能力。檔案是否規(guī)范取決于檔案管理員的素質(zhì)，因此我們必須加強(qiáng)檔案管理員的培訓(xùn),通過(guò)外出學(xué)習(xí)、內(nèi)部研討，進(jìn)一步完善自己，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，打造一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊(duì)伍。

[1]龍曉鳳.試論高校學(xué)生檔案管理[J].廣東白云學(xué)院學(xué)報(bào),2007年.

[2]羅春葉.高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].百色學(xué)院學(xué)報(bào),2008，（4）.

[3]張文華.高校檔案創(chuàng)新管理現(xiàn)狀及對(duì)策初探[J].山東廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，（3）.

2014-07-13

張文華，山東廣播電視大學(xué)檔案館員。

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