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        如何做好檔案編研工作

        2015-04-02 04:09:04于秀
        卷宗 2014年12期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新發(fā)展檔案管理

        于秀

        摘 要:新時期以來,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,為檔案編研工作的管理以及創(chuàng)新帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。雖然檔案編研工作這些年取得了一些成績,但是仍然存在著諸如信息基礎(chǔ)薄弱,人員專業(yè)化水平不高、思想觀念落后等方面的問題,以此需要不斷轉(zhuǎn)變思維理念、提高人員素質(zhì)、提升信息化水平顯得尤為迫切,這樣才能讓檔案更好地為社會提供服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案編研;創(chuàng)新發(fā)展

        檔案是人類活動中所留下的文字、數(shù)據(jù)或者其他形式保留下來的記錄。檔案編研工作是檔案管理工作的組成部分之一,也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的有效條件。近年來,隨著經(jīng)濟(jì)、社會、文化的不斷發(fā)展,對檔案管理工作提出了更多的要求。特別是信息技術(shù)的的快速發(fā)展,使得檔案編研工作面臨著越來越多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此,檔案管理部門在這種形勢下,必須不斷創(chuàng)新管理理念,加快檔案編研工作的信息化、技術(shù)化、現(xiàn)代化建設(shè),方便大眾使用檔案,提高檔案的利用率。因此,面對當(dāng)前形勢,相關(guān)的檔案管理部門,積極開展檔案編研工作的新嘗試,新探索,探討更多的、更有效的工作方式,以便開發(fā)檔案的信息資源,為社會管理服務(wù),有著極其重要的意義。

        1 檔案編研的特征

        1.1 檔案編研主體多元化

        一直以來,我國的檔案編研工作主要是由特定的部門管理實(shí)施,主要也就是檔案管理部門。由于檔案管理是一個比較特殊的工作。首先要求具備專業(yè)的技術(shù)能力,其次檔案編研工作的服務(wù)對象很單一,最后,檔案工作具有保密的性質(zhì),只有專門的人員才能接觸。新時期以來,隨著社會經(jīng)濟(jì)文化的不斷發(fā)展,越來越多的檔案也在慢慢公開,公眾也能在一些檔案館參觀、閱讀,檔案信息的利用不再僅僅是某些部門人員的專利,檔案編研工作的主體日趨多元。

        1.2 檔案編研載體多樣化

        眾所周知,檔案的信息的載體一般是紙質(zhì)的形式比較多,在很長一段時期都是這樣,載體的單一也給人們帶來了一些不便,查閱也頗為麻煩。新時期以來,信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展,檔案的編研載體也在從單一向多元轉(zhuǎn)變,現(xiàn)在編研信息可以利用聲音、影像等多種形式傳播給公眾。

        1.3 檔案編研文化擇優(yōu)性

        檔案編研工作在某種程度上來說也是一種文化現(xiàn)象。檔案編研工作是人們有意識、主動地記錄歷史的真實(shí)表現(xiàn)。因此,檔案編研工作具有明顯的文化選擇的功能。

        2 做好檔案編研工作的重要意義

        2.1 有利于開發(fā)檔案資源

        當(dāng)期,我國檔案管理過程中,檔案的服務(wù)性、利用方式等都比較被動,也就是說,在公眾來查閱檔案信息的時候往往都需要花費(fèi)大量的時間才能夠找到相應(yīng)的資源,查閱者不能及時的利用資源。

        2.2 有利于檔案的保存、積累

        檔案工作是一項非常特殊的工作,需要精心的保護(hù)。檔案部門保存的檔案大部分都是以孤本的形式出現(xiàn),而原件有可能經(jīng)常被利用,查閱容易損害檔案,影響檔案的保留。

        2.3 有利于檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化

        檔案部門對檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等都是檔案管理的基礎(chǔ)工作,檔案齊全完整是做好檔案管理工作的重要事項,通過編研工作,可以看出檔案歸檔是否完整準(zhǔn)確、檢索工具是否齊全。從而使得單位檔案管理的基礎(chǔ)工作得到不斷強(qiáng)化。

        3 檔案編研工作存在的主要問題

        近年來,檔案編研工作雖然取得了一些成績,但是也存在一些問題亟需解決,以使得檔案管理工作更好的為公眾服務(wù)。檔案編研存在的問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面。

        一是檔案管理人員思想觀念需要較為落后。改革開放以來,我國各項事業(yè)取得了巨大成就,檔案編研工作也取得了很大的成績。但是隨著和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,給檔案管理以及編研工作帶來了更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

        二是檔案編研信息基礎(chǔ)薄弱。編研工作是以檔案信息為主要基礎(chǔ)材料的,檔案館藏資料、數(shù)據(jù)等豐富,具有價值的編研課題非常的豐富。從檔案信息開發(fā)利用工作的實(shí)踐來看,有些檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱,不能很好地滿足檔案編研工作的實(shí)際要求,致使檔案信息開發(fā)工作很難堅持下去,編研工作也成為一個難以開展的工作。

        三是編研力量有待提高。當(dāng)前,一些檔案的工作人員本來就缺乏,有的還是兼職的身份,而檔案管理工作本身工作量巨大,需要收集、整理查閱等相關(guān)資料。人員的短缺,致使沒有精力從事檔案的編研工作。即使按要求編研,往往也跳不出應(yīng)付達(dá)標(biāo)考核的局限,編研成果沒有新意,能體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)和有特殊參考價值的較少。

        四是工作人員的專業(yè)水平、素質(zhì)偏低。編研工作是一項專業(yè)性、研究性很強(qiáng)的工作。由于我國具體的國情,檔案管理專業(yè)開設(shè)的還比較晚,這方面的專業(yè)培訓(xùn)也相對較少,導(dǎo)致一些檔案人員的專業(yè)化水平還不是很高,綜合素質(zhì)有待提高。

        4 加強(qiáng)和改進(jìn)檔案編研工作的途徑

        4.1 轉(zhuǎn)變探思想觀念,開放編研思路

        隨著信息時代的到來,傳統(tǒng)的管理理念、檔案編研模式已經(jīng)不能滿足檔案編研工作的要求,更難以跟上時代發(fā)展的趨勢。例如,當(dāng)前水利檔案信息資源呈現(xiàn)出存貯介質(zhì)多樣的特點(diǎn)。按水利檔案的存貯介質(zhì)分,有紙質(zhì)、膠片、磁帶、硬盤、軟盤、光盤等;按水利檔案的記載內(nèi)容分,有勘測規(guī)劃設(shè)計、水資源管理、水資源保護(hù)、水土保持等。此外,水利檔案只局限在水利檔案管理部門和水利部門內(nèi)部使用,沒有發(fā)揮出水利檔案的真正價值。

        4.2 擴(kuò)大檔案的信息基礎(chǔ)與收集范圍

        檔案管理編研工作任務(wù)量非常的繁重,一旦出現(xiàn)了沒有按時歸檔的情況,容易導(dǎo)致檔案信息的丟失。所以檔案工作人員在收集檔案時,要認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行檢查,確保檔案完整。檔案部門除了要加強(qiáng)單位內(nèi)部文件資料的收集和整理外,還應(yīng)該擴(kuò)大收集范圍,收集與之相關(guān)的信息,以此用來豐富檔案編研信息素材。

        4.3 加強(qiáng)隊伍建設(shè),提高編研人員的專業(yè)水平

        針對當(dāng)前,檔案工作人員綜合素質(zhì)不高,專業(yè)化水平偏低的現(xiàn)狀,因此檔案編研人員要加強(qiáng)自身的理論修養(yǎng),單位檔案部門也要加強(qiáng)編研人員對檔案專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí),努力培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理編研人才。此外還要注重對檔案管理、編研的培訓(xùn)工作,定期對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷在實(shí)踐中提高自己的業(yè)務(wù)才能。

        4.4 提高編研工作的信息化水平

        傳統(tǒng)的檔案管理、編研已經(jīng)難以滿足時代發(fā)展的要求以及公眾的需求。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,檔案編研的技術(shù)手段、工作方式有了很大的提高。通過利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)大大的提高了檔案編研的效率,同時也提高了檔案資料的準(zhǔn)確性、時效性。因此,檔案編研工作要不斷適應(yīng)新的潮流、與時俱進(jìn),才能完善檔案編研和利用方式,全面提高檔案信息利用,實(shí)現(xiàn)檔案管理編研工作的信息化水平。

        總之,檔案編研工作是檔案管理中一項非常重要的工作,檔案編研工作需要不斷的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,創(chuàng)新編研的思路,此外還要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè),提高工作人員專業(yè)水平等,以此編制出符合時代要求,符合公眾需要的具有利用價值的成果。

        參考文獻(xiàn)

        [1]高曉玲.淺談檔案編研工作[J].才智,2011(24).

        [2]馬勇.新形勢下如何做好檔案編研工作[J].山東檔案,2009(6)

        [3]李艷,張燕.編研工作之我見[J].陜西檔案,2010(3).

        [4]尹曉娜.淺談檔案信息編研工作的意義及對策[J].新西部,2014(20).

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