黃清顏

摘 要：主要分析了事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑，詳細(xì)闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化帶來(lái)的益處，并提供了一系列加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的措施，以期能為有關(guān)方面的工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.055

檔案承載著大量的重要信息，許多大型機(jī)構(gòu)都非常重視檔案管理工作?，F(xiàn)今是一個(gè)信息化的社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得事業(yè)單位檔案工作逐步走向信息化。與此同時(shí)，信息化管理也為檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為了使得檔案工作不斷進(jìn)步，要采取有效的途徑正面迎接挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案工作朝著信息化的方向發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理

事業(yè)單位檔案信息化是告別舊時(shí)代的起點(diǎn)，計(jì)算機(jī)也被迅速應(yīng)用于其中。在此，使用信息化技術(shù)能更好地管理事業(yè)單位的檔案，不會(huì)因時(shí)間而使檔案流逝，能很好地對(duì)檔案進(jìn)行排序、分類，隨時(shí)可以調(diào)閱檔案，不必像過(guò)去那樣花費(fèi)大量的時(shí)間去找一份檔案。另外，紙質(zhì)檔案比較容易腐爛、被蟲(chóng)蛀咬，損毀檔案，而信息化管理能讓檔案不再浮于表面，儲(chǔ)藏在電子設(shè)備中，更加安全、保險(xiǎn)。

使用信息化技術(shù)管理檔案也是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)大跨越。在這個(gè)過(guò)程中，工作人員得到的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)是無(wú)可比擬的。在眾多管理技術(shù)中，選擇正確的發(fā)展道路是有一定難度的，而所得的結(jié)果也是不可知的。漫漫長(zhǎng)路，絕不是一個(gè)行動(dòng)這么簡(jiǎn)單，從最早的紙質(zhì)手記到信息化管理，都是一步一個(gè)腳印發(fā)展而來(lái)的。在此，要以人的思想覺(jué)悟、制度的改革、方法的創(chuàng)新為大前提，不斷推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理。單就一張紙來(lái)說(shuō)，平鋪時(shí)的占地面積很大，不宜存放，如果將它對(duì)折，就會(huì)縮小1/2，不斷地對(duì)折到不能再小的時(shí)候，它的存在感就會(huì)變得非常小了，與原來(lái)的大小相比可以認(rèn)為接近于無(wú)。在推動(dòng)各方面發(fā)展的同時(shí)，無(wú)疑就是在重復(fù)這個(gè)動(dòng)作，用最低的消耗產(chǎn)生最大的效益，這也是革新的目的所在。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

如果事業(yè)單位不緊跟時(shí)代的步伐，那么，它很快就會(huì)落后。誰(shuí)都想迎頭直上，事業(yè)單位是一個(gè)整體，而社會(huì)就是由一個(gè)個(gè)整體、一個(gè)個(gè)個(gè)體組成的，要想沖破上層界限，就要懂得利用現(xiàn)代化武器，在現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)上再改革、再創(chuàng)新。至少?gòu)默F(xiàn)在的情況來(lái)看，這是沒(méi)有盡頭的。信息化管理將所需的信息都存儲(chǔ)在另一個(gè)空間，不占體積，不占用物資，也就是說(shuō)，它在地球之外開(kāi)辟出了新天地。事業(yè)單位的規(guī)章制度有一定的規(guī)律性，在這種規(guī)律下，檔案信息化管理就是產(chǎn)物。作為開(kāi)創(chuàng)的領(lǐng)導(dǎo)者，推動(dòng)事業(yè)單位檔案朝著信息化的方向發(fā)展才是明智的，上位者要權(quán)衡利弊，作出決策，下位者采取一定的方法不斷推進(jìn)其朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。電子產(chǎn)品在這個(gè)時(shí)代十分普遍，但重要的不是有沒(méi)有，而是如何去利用。我們要敢于發(fā)現(xiàn)，敢于使用，敢于創(chuàng)新，真正地利用現(xiàn)代化設(shè)備，讓這些設(shè)備物盡其用，發(fā)揮出最大的使用價(jià)值。

3 檔案信息化管理帶來(lái)的成就

也許在大眾眼中，檔案信息化管理只是事業(yè)單位的革新方式之一，但實(shí)際上，這期間付出多少汗水、經(jīng)過(guò)多少磨礪，只有真正參與的人才懂。信息化管理不僅充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的使用價(jià)值，也節(jié)省了一些物資?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)是每個(gè)事業(yè)單位必不可少的，幾乎人手一臺(tái)。在計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用的今天，利用它能為相關(guān)工作帶來(lái)很大的便利，一機(jī)多用是很重要的。在有限的物體上開(kāi)放出無(wú)限的東西，是一種智慧，是一項(xiàng)重要的舉措，它成就了一代人和他們的事業(yè)。事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展在一定程度上也影響著整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)水平和科研技術(shù)水平。在現(xiàn)實(shí)情況下，信息化發(fā)展是十分關(guān)鍵的，要不斷開(kāi)創(chuàng)這方面的工作。技術(shù)革新代表著人類水平的提升，也許對(duì)我們來(lái)說(shuō)很遙遠(yuǎn)，但用事實(shí)來(lái)說(shuō)話，它是貼近每個(gè)人生活的，在我們身邊無(wú)時(shí)無(wú)刻不體現(xiàn)著它的作用，有時(shí)候只是微妙的變化就會(huì)為人們帶來(lái)了巨大的便利。在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)是生活和工作中不可或缺的一部分了，而檔案信息化管理的發(fā)展預(yù)示著工作單位的發(fā)展?fàn)顩r，展示著高科技的風(fēng)采。當(dāng)今時(shí)代，對(duì)各方面提出的要求也較高，跟不上曙光就會(huì)被湮沒(méi)在黑暗之中。在如此嚴(yán)峻的社會(huì)背景下，信息化管理牽制管理者的行為，而人又是信息化管理的踐行者。

4 檔案信息化管理的凝聚力

檔案記錄了各類機(jī)關(guān)、單位過(guò)去的工作狀況和個(gè)人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴(yán)格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時(shí)沒(méi)有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會(huì)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，事業(yè)單位不斷探索，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項(xiàng)舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過(guò)信息化管理的檔案將會(huì)安全地存放在另一個(gè)空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會(huì)影響任何工作，大大地減少了時(shí)間的浪費(fèi)。利用計(jì)算機(jī)整理、歸類檔案，要比幾個(gè)人一起動(dòng)手搬運(yùn)整理省時(shí)、省力，而且大家的工作也會(huì)變得輕松、有效。人們不斷開(kāi)發(fā)工具來(lái)幫助人們勞動(dòng)，因?yàn)槿肆Ξ吘故怯邢薜?，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會(huì)不斷推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升人類的智慧。

從最原始的勞動(dòng)工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實(shí)踐中得到啟發(fā)，不斷實(shí)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對(duì)人負(fù)責(zé)，也是對(duì)整個(gè)社會(huì)乃至國(guó)家負(fù)責(zé)。每個(gè)人所設(shè)想的問(wèn)題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動(dòng)下，人們的思想開(kāi)始統(tǒng)一，朝著同一個(gè)方向發(fā)展。在此取得的成績(jī)，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個(gè)簡(jiǎn)單的“動(dòng)作”，而是長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)。

可以說(shuō)，在各個(gè)領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會(huì)影響整個(gè)大局。事業(yè)單位檔案信息化管理讓事業(yè)單位前進(jìn)了10年，但并不是每個(gè)單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來(lái)。從目前的情況來(lái)看，社會(huì)上的事業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，事業(yè)的進(jìn)步也是每個(gè)人的進(jìn)步，從個(gè)體進(jìn)步到整體進(jìn)步，從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動(dòng)檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓事業(yè)單位能夠更加安全、穩(wěn)定地運(yùn)行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂(lè)見(jiàn)的。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位檔案管理信息化是其未來(lái)發(fā)展的大趨勢(shì)。因此，要加強(qiáng)檔案管理信息化在實(shí)際工作中的運(yùn)用，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個(gè)健康的檔案管理體系，最終使事業(yè)單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護(hù)。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：白潔〕