馬東薇

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也隨之遍及全國(guó)各事業(yè)單位管理體制中，這其中就包括檔案管理的應(yīng)用，使用更現(xiàn)代化的技術(shù)管理公司檔案，是檔案管理逐漸發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也順應(yīng)了社會(huì)現(xiàn)代化、信息化的要求，提高了檔案工作的效率和素質(zhì)，作用越來(lái)越重要，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展前景是寬廣的，相信很快就將進(jìn)入無(wú)紙化且網(wǎng)絡(luò)化的全新時(shí)代。該文簡(jiǎn)單論述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用，并且提出可行性建議和一些看法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）10（c）-0011-01

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都有了廣泛應(yīng)用，這也為老舊的檔案管理工作提供了前所未有的契機(jī)。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是檔案管理自然發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是實(shí)現(xiàn)檔案快捷化、自動(dòng)化的前提條件。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的地位

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是檔案工作跟上社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展，檔案工作也隨著增多，對(duì)檔案的需求也跟著增加。因此以往的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足工作的需要。工作量大、復(fù)雜程度高、查找困難等等問題困擾著檔案管理人員，急需建立一個(gè)新型模式的檔案管理方式，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用因此登上檔案管理的大舞臺(tái)，并逐漸顯出奇效[1]。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用

2.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的檔案管理是采取手工記錄，不僅工作效率和準(zhǔn)確度極低，也造成了大量人力財(cái)力的浪費(fèi)，檔案儲(chǔ)存保管、查閱修改都相當(dāng)不便。但計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理以后，我們就能通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接將儲(chǔ)存、查閱、修改這三個(gè)步驟簡(jiǎn)化完成，節(jié)省了大量時(shí)間和資源，提高了檔案管理的效率。不僅如此，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理還能實(shí)現(xiàn)資源信息的共享[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理

信息化技術(shù)的特點(diǎn)存在高效、高容量和程序化等幾個(gè)方面，在檔案管理中，我們可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)編寫一些高效程序，不僅可以保證其工作時(shí)的準(zhǔn)確性，還能實(shí)現(xiàn)檔案錄入保存等工作的自動(dòng)化管理。

2.3 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化搜索

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用檔案管理不僅能將各類型檔案分類匯總，使用軟件檢索查閱，避免因人為記憶丟失檔案儲(chǔ)存位置而造成的資料損失，還能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。眾所周知計(jì)算機(jī)發(fā)展至今的最大特點(diǎn)就是世界網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以后在某些調(diào)動(dòng)工作上會(huì)最大程度上的減免繁瑣過程，無(wú)論在何時(shí)何地都能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)查閱。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 建立信息庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就是將檔案編寫進(jìn)一個(gè)信息庫(kù)中，包括保存、檢索等功能的一個(gè)龐大的系統(tǒng)。建立信息庫(kù)的好處不言而喻，特別是一些檔案數(shù)量尤其多的地方，如政府、學(xué)校、警局等，這些地方的檔案不僅數(shù)量多而且分類雜，如果只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類管理并不方便，尤其是在查找的時(shí)候，很難迅速的被找到。這時(shí)就需要建立一個(gè)檔案信息庫(kù)，無(wú)論是查找還是存檔，就相對(duì)方便了許多。但是信息庫(kù)是需要不斷進(jìn)行更新的，這樣才能夠保證信息庫(kù)里的內(nèi)容是最新可信的。

3.2 歸檔管理

歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結(jié)、計(jì)劃方案等。在很多事業(yè)機(jī)關(guān)中，通常以日常工作中產(chǎn)生的一些會(huì)議文件等作為主要的未歸檔文件；在學(xué)校，通常是把教師的研究成果和學(xué)生的得獎(jiǎng)作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數(shù)量也不少，而且還要求極高的歸檔及時(shí)性，這就意味著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的運(yùn)用中將更加普遍和廣泛。

3.3 整編管理

在越來(lái)越成熟的現(xiàn)代信息社會(huì)，檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來(lái)。計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作提供極大的方便，查閱及時(shí)，儲(chǔ)存方便。但由于檔案工作的特殊性，應(yīng)尤其注意檔案信息的保密工作，在檔案信息庫(kù)中，檔案管理人員應(yīng)該設(shè)立一定高級(jí)的操作權(quán)限，將檔案進(jìn)行分類保存，以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺(tái)，讓他們只需要在電腦前進(jìn)行操作工作，而不是埋入紛雜的紙質(zhì)檔案中，極大的減少了檔案管理人員的工作量。

3.4 查閱檢索

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為以往缺乏效率又低準(zhǔn)確性的查找工作帶來(lái)了很多便捷，更是根據(jù)需求的不同設(shè)立了多種方式，如：模糊檢索、關(guān)鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件，甚至可以查看到這份文件的錄入時(shí)間和所有已被翻閱的情況信息。

4 關(guān)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理今后發(fā)展的幾點(diǎn)看法

4.1 多元化的前景

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用越來(lái)越普遍，而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，檔案已經(jīng)可以摒棄以前全文字的模式，實(shí)現(xiàn)文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件，并且永不失真，永不褪色，多年以后依舊能夠聲情并茂的展現(xiàn)出來(lái)[3]。

4.2 網(wǎng)絡(luò)模式的發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案完全可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檢索，打破距離上的限制，使計(jì)算機(jī)相對(duì)有限的容量得以擴(kuò)大和補(bǔ)充，同領(lǐng)域的企業(yè)公司若實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化，就可以實(shí)現(xiàn)安全查缺補(bǔ)漏，將檔案庫(kù)進(jìn)一步優(yōu)化。然而現(xiàn)在全國(guó)只有少數(shù)幾個(gè)有實(shí)力的公司能為網(wǎng)絡(luò)化提供合格的硬件配置，根據(jù)目前這種情況，建議針對(duì)各地的經(jīng)濟(jì)狀況推廣一些性價(jià)比相對(duì)優(yōu)良的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，逐漸建立起我國(guó)特色的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作帶來(lái)了科學(xué)效率的管理手段和方便快捷的檢索方法，同時(shí)也無(wú)形中提高了對(duì)檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養(yǎng)自己的檔案管理工作人員時(shí)不但要培養(yǎng)他們對(duì)檔案工作的熱情，還要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、信息處理等方面的技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，才能完全適應(yīng)今后檔案的管理工作。

5 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但減少了對(duì)檔案工作的人力財(cái)力和檔案管理工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，快速檢索、分類存儲(chǔ)，提高了檔案工作的效率，還可以方便檔案的統(tǒng)計(jì)工作和進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息共享?？傊?，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中是跨時(shí)代的進(jìn)步，相信它在未來(lái)也會(huì)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊玉紅.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）：3-10.

[2] 崔瑜，馬芳.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用[J].科技風(fēng)，2009（4）：2-7.

[3] 劉琪.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)行檔案管理中的應(yīng)用[J].科技信息：學(xué)術(shù)研究，2008（36）：247.endprint