包 靜

中國建筑西南勘察設(shè)計研究院有限公司

檔案利用工作中的信息倫理分析

包 靜

中國建筑西南勘察設(shè)計研究院有限公司

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人們工作和生活的方方面面都發(fā)生了重大的改變，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，也及時采用了先進(jìn)的信息技術(shù)。然而近年來檔案信息管理工作頻頻出現(xiàn)問題，其安全性、隱私性和真實性都無法得到有效的保障，這給信息管理工作提升了難度。在這種情況下人們提出了信息倫理這一問題，希望通過人們的自覺和自我提醒來提高保護(hù)信息的程度。現(xiàn)階段應(yīng)及時意識到信息倫理問題在檔案利用工作中的嚴(yán)重性，才能夠采取有效措施對其加以解決。

檔案利用工作；信息倫理；問題；解決措施

前言

信息技術(shù)在不斷的發(fā)展中極大的轉(zhuǎn)變了人們的生活和工作方式，同時還在很多方面給人們帶來了更大的威脅。例如，我國在管理相關(guān)檔案信息的過程中，在應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，不僅產(chǎn)生了巨大的便利，也極大的改變了檔案的利用方法，這一過程中信息倫理問題嚴(yán)重突顯出來。本文將從檔案利用工作中的信息倫理存在的問題入手，探討了其中的安全性、隱私權(quán)及真實性等問題，并有針對性的提出了解決的方案。

一、檔案利用工作中的信息倫理存在的問題

（一）安全性

在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，人們工作和生活的方方面面都發(fā)生了重大的改變，而值得注意的是虛擬性是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境最大的特點。在這種環(huán)境之下，使用者很容易缺失責(zé)任感，同時相關(guān)企業(yè)很難在日常的工作中對使用者的身份進(jìn)行明確的識別，導(dǎo)致無法追求他們的責(zé)任，從而致使檔案信息倫理問題頻發(fā)[1]。

現(xiàn)階段的信息系統(tǒng)中，漏洞是無法完全避免的，因此網(wǎng)絡(luò)信息的安全性無法得到徹底保障。盡管現(xiàn)階段人們使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的過程中會采取一定的措施來維護(hù)其安全性，但是檔案信息的安全性始終存在著威脅。例如，很多檔案管理工作人員，在工作中為了牟取利益會將檔案信息系統(tǒng)中的漏洞泄露出去，這樣一來就會導(dǎo)致大量重要的內(nèi)部信息和檔案被泄漏，還有一些工作人員會將部分重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行修改以達(dá)到某種目的等。種種行為都造成了重要的檔案信息倫理問題的發(fā)生。在這種情況下，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員所面臨的另一重要信息倫理問題就是怎樣保證信息在傳送過程中具有較高的安全性。

在日常的生活和工作過程中，除了人為的制造一些虛假信息和負(fù)面消息以外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身也存在著一定的漏洞?，F(xiàn)階段我國采取的安全措施是無法從根本上杜絕信息倫理問題的。

（二）真實性

真實性指的是檔案中所記錄的內(nèi)容是否符合社會實際。這就要求工作人員在保存檔案的過程中能夠?qū)ζ渲袃?nèi)容的真實性和完整性進(jìn)行充分的鑒定。人們針對某一社會活動或人的行為建立檔案，目的就是記錄原始的事件，如果不能夠保證所記錄內(nèi)容是社會實際真實的反應(yīng)，該檔案是沒有實際價值的。因此，真實性是檔案的重點，能夠決定檔案的利用價值。因此工作人員在日常管理檔案的過程中要以尊重其真實性為基礎(chǔ)，通過努力充分展現(xiàn)其性質(zhì)[3]。

二、檔案利用工作中的信息倫理問題的解決措施

（一）強(qiáng)化信息倫理教育

在進(jìn)行檔案管理的日常工作過程中，工作人員的自律性能夠決定工作質(zhì)量和效率。工作人如果能夠掌握更多的信息倫理知識，不僅能夠充分發(fā)揮倫理道德的協(xié)調(diào)作用，還能夠促使工作人員自我修養(yǎng)的提高，工作中能夠更加自律。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，認(rèn)識到自身不當(dāng)?shù)男袨榭赡茉斐傻姆N種后果，并提高自我反省意識，以自律的精神來完成工作中的每一個步驟。不斷提高自身的道德修養(yǎng)，不僅運用規(guī)章制度來約束自己，還要以倫理道德內(nèi)容來進(jìn)行自我升華，這種做法是降低信息倫理問題發(fā)生概率最有效的方法[4]。

（二）采取有效措施消除信息不對稱問題

在日常工作中對于檔案的利用，要想充分體現(xiàn)公平和公正，一定要解決檔案管理人員同檔案應(yīng)用人員之間存在的信息不對稱現(xiàn)象，為此必須采取一系列行之有效的措施。一方面，加強(qiáng)檔案價值的宣傳。對檔案的實際利用價值，及檔案能夠起到的作用和效果進(jìn)行大力的宣傳，促使檔案工作人員和使用者能夠深刻了解檔案的內(nèi)涵以及其在對企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中將起到怎樣的作用。同時加強(qiáng)宣傳還要促使人們認(rèn)識到如何正確的運用檔案，并且檔案能夠解決什么樣的問題等。這樣一來通過加深人們對于檔案的了解，能夠激發(fā)人們保護(hù)檔案內(nèi)容和加強(qiáng)運用檔案的意識；另一方面，加強(qiáng)檔案利用的宣傳。對檔案的使用方法和途徑進(jìn)行宣傳，其中包括檢索工具的應(yīng)用，檔案的查找方法等內(nèi)容。通過宣傳，使用者利用檔案的行為將更加規(guī)范，信息倫理問題發(fā)生的幾率將會降低；最后，加強(qiáng)對檔案目錄和信息內(nèi)容的開放。在信息時代背景下，宣傳工作應(yīng)當(dāng)充分運用現(xiàn)代傳媒技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)、電視等，提高檔案的透明度，幫助使用者增加對檔案內(nèi)容的了解。

（三）提高工作人員職業(yè)道德

針對現(xiàn)階段年我國檔案利用工作中大量出現(xiàn)的信息倫理問題，我國應(yīng)從提供工作人員的職業(yè)道德入手，加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，提高工作人員的道德水平，促使樹立正確的人生觀和價值觀是非常重要的。在職業(yè)道德的建設(shè)過程中，應(yīng)從公證服務(wù)和愛崗敬業(yè)幾個方面加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并組織和引導(dǎo)工作人員積極參與到學(xué)習(xí)中來，結(jié)合工作實踐，促使提高責(zé)任與義務(wù)意識，減少信息倫理問題發(fā)生的概率[5]。

結(jié)論

人們的日常生活中，在對各種檔案信息進(jìn)行利用的過程中，常常會發(fā)生信息倫理問題，追根究底這是工作人員道德素養(yǎng)較低造成的，同時也受到一些外在原因和條件的影響。信息倫理問題不僅危害了信息持有人的權(quán)益，也嚴(yán)重影響了我國社會秩序。現(xiàn)階段要想降低這一問題發(fā)生的概率，企業(yè)應(yīng)及時強(qiáng)化信息倫理教育、將信息倫理知識融入到學(xué)習(xí)與職稱的評定當(dāng)中，并且在工作中不斷提高工作人員的職業(yè)道德。

[1]馮登峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的制約因素與對策[D].安徽大學(xué),2010.

[2]陳瑾.政務(wù)公開對我國檔案館利用工作的沖擊與對策[D].安徽大學(xué),2010.

[3]張浩.檔案信息資源開發(fā)利用中的利益平衡機(jī)制研究[D].安徽大學(xué),2011.

[4]徐燕.政府信息公開與檔案開放利用中的信息倫理建設(shè)[D].安徽大學(xué),2012.

[5]馬仁杰,徐燕.信息倫理建設(shè):政府信息公開與檔案開放利用面臨的新挑戰(zhàn)[J].浙江檔案,2012,01:16-18.