吳秋明（保山市隆陽區(qū)地方公路管理段　云南保山　678000）

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新形勢下對于檔案管理工作的思考

吳秋明（保山市隆陽區(qū)地方公路管理段云南保山678000）

摘要：提高事業(yè)單位檔案管理水平，是提高資源開發(fā)、查詢效率的基礎。然而，由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，事業(yè)單位長期未能對檔案管理工作產生足夠的重視，導致檔案出現(xiàn)不同程度的遺失、損毀，面對嶄新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位應該深入思考自身的檔案管理工作。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；思考

一、引言

檔案管理工作的優(yōu)劣直接影響著事業(yè)單位的工作效率和工作質量，已經(jīng)逐步成為事業(yè)單位日常管理過程中必須可少的內容?？茖W的檔案管理工作，彰顯的是事業(yè)單位良好的業(yè)績管理水平，伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟建設的穩(wěn)步推進，檔案管理工作的內涵和外延也已經(jīng)發(fā)生了深刻的變化，事業(yè)單位唯有積極做到與時俱進，才能夠主動適應激烈的市場化競爭，促進單位實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，將發(fā)展過程中的成果、不足真實客觀地加以反映。檔案管理工作并不是一項孤立的內容，而是同事業(yè)單位的戰(zhàn)略管理、效率管理等內容有機結合起來的，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位有著直接而深遠的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1.未能對檔案管理工作產生足夠的重視

由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，我國很多事業(yè)單位長期以來并未對檔案管理工作產生足夠的重視，這一現(xiàn)象在單位領導、員工中都普遍存在。我們經(jīng)?？吹?，不少單位都沒有設置專職的檔案管理人員，一般都由辦公室的通知兼任，有些是安排臨退休的老同志管理。究其原因，從單位領導的角度來說，由于檔案工作的后臺管理屬性，因此基本不可能為單位帶來直接的經(jīng)營效益，再加上上級對事業(yè)單位領導進行任期考核的過程中，也沒有將檔案管理工作納入其中，因此事業(yè)單位領導缺乏提升檔案管理工作水平的外在動力。除此之外，監(jiān)督的缺位和滯后的軟硬件投入，也在客觀上不利于檔案管理工作的順利高效開展。

2.檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)有待進一步提升

客觀來看，檔案管理工作具有較強的政策性和專業(yè)技術性，因此，事業(yè)單位檔案管理人員需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，才有可能勝任檔案管理工作。一些事業(yè)單位沒有專門的檔案管理人員，是由其他崗位的員工兼任，長期兼崗導致員工較為疲憊，應付日常工作已屬不易，很難具備足夠的精力和時間做好事業(yè)單位的檔案管理工作，再加上事業(yè)單位員工崗位的相互輪換，導致單位往往缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性受到較大的影響。由于長期以來都缺乏對員工進行檔案管理工作的培訓，因此在檔案文件的整理、分類、保管等基礎性業(yè)務上規(guī)范性不足，相關職責權限的界定也較為模糊，檔案不按時歸檔、歸檔移交錯誤等情況時有發(fā)生。

3.檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術，尤其是信息技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的信息化辦公程度逐步提升，但是在檔案管理工作方面的應用還并不是十分廣泛。目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)開始采用信息管理系統(tǒng)來對單位內部檔案進行管理，但是一些先進的手段、技術還并沒有得到充分的挖掘和運用。計算機在檔案管理中的應用程度已經(jīng)得到大幅度提升，很多單位都開始將相關信息錄入計算機，但是在實際操作中，仍然有很多事業(yè)單位習慣用手工操作，無紙化閱讀檔案并未完全的實現(xiàn)，不利于檔案保管工作效率和效果的提高。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的途徑

1.深化對檔案管理工作的認識，完善檔案管理工作的基礎建設

一方面，事業(yè)單位應該對檔案管理工作引起高度的重視，將其作為一項重要的日常性管理工作來對待。事業(yè)單位可以嘗試建立專門的檔案管理小組，主要對檔案管理工作進行定期的指導、督促、檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以做到及時修正。為了達到更好的檔案管理效果，還可以制定相應的考核機制，對單位檔案管理工作進行定性、定量有機結合的考核，保持動態(tài)管理模式，引導事業(yè)單位檔案管理工作的科學化發(fā)展。另一方面，事業(yè)單位領導還應該有意識地強化檔案管理工作的基礎性建設。檔案管理的庫房、閱覽室、檔案管理人員的辦公室三者應該分開，并且給予適當?shù)馁Y金支持，為檔案管理工作配置先進的計算機管理設備。

2.重視對檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)的提升

技術的創(chuàng)新與發(fā)展，最終也需要人來執(zhí)行，因此做好檔案管理工作的核心仍然是人。針對崗位輪換導致檔案管理人員更換頻繁的情況，事業(yè)單位可以考慮成立專門的檔案管理部門，配置專人，在崗位調整時，盡可能保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，人員的穩(wěn)定是提升業(yè)務素養(yǎng)的基礎。隨著時代的進步，很多工作內容都不斷與時俱進，檔案管理人員也必須及時更新自身的知識結構，并時刻強化職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)起正確的職業(yè)道德掛念，在不斷精進專業(yè)知識的同時，還要積極學習相關的信息化技術，緊跟時代的發(fā)展潮流。

3.推進檔案管理工作的信息化進程

想要在新的發(fā)展環(huán)境下做好事業(yè)單位檔案管理工作，就必須將檔案管理工作信息化例入工作日程。首先，事業(yè)單位需要在檔案管理部門中配置必須的信息化設備，并且在此基礎上做好檔案管理人員的計算機培訓，將現(xiàn)今較為流行的光盤、聲像、微縮等先進技術靈活運用于檔案管理工作之中。其次，在推進檔案管理信息化的進程中，事業(yè)單位需要充分考慮自身需求，在面臨機遇和挑戰(zhàn)并存的時代背景下，需要對管理方法和經(jīng)驗進行科學整合。最后，檔案管理工作的信息化建設需要制定出最優(yōu)的檔案管理政策，既能為本單位的各項業(yè)務工作服務，同時也能夠更好地滿足社會需求。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，會影響事業(yè)單位對我國經(jīng)濟和社會所做的貢獻。面對嶄新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位必須從根本上重視起自身的檔案管理工作，緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)造性開展檔案管理工作，這是經(jīng)濟環(huán)境的客觀要求，也是事業(yè)單位經(jīng)營管理水平全面提升的重要參考內容。

參考文獻：

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