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淺議高職院校圖書(shū)館檔案管理新思維

景芳

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西延安716000）

[摘要]高職院校圖書(shū)館檔案管理是為師生提供以信息為核心的綜合信息管理與服務(wù)工作,是高職院校教學(xué)和科研工作的橋梁和紐帶。文章從圖書(shū)館檔案管理工作過(guò)程存在的問(wèn)題現(xiàn)狀入手，闡述新思維，對(duì)高職院校檔案管理提出具體途徑與舉措。[關(guān)鍵詞]圖書(shū)館檔案管理；信息綜合管理；舉措

隨著電子信息社會(huì)的到來(lái)，高職院校圖書(shū)館檔案管理將從面向歷史文獻(xiàn)檔案管理與研究，轉(zhuǎn)而面向以檔案信息為核心的綜合信息管理。為做實(shí)做細(xì)圖書(shū)館檔案管理工作，高職院校圖書(shū)館可借助校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等信息平臺(tái)，采取“兩條腿走路”，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展，同步留存等。以此做好圖書(shū)館檔案信息資源管理，信息組織與檢索，信息系統(tǒng)與信息技術(shù)，信息安全與防護(hù)等。而目前各高職院校圖書(shū)館檔案管理大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫(xiě)寫(xiě)等低層次水平上，這與高職院校的快速發(fā)展和信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求不相適應(yīng)。

一、高職院校圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）從上到下思想認(rèn)識(shí)不到位，特別是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

圖書(shū)館檔案管理工作，可為學(xué)院及圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)圖書(shū)館方面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和全面詳細(xì)的信息。領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)有關(guān)信息的掌握，有關(guān)數(shù)據(jù)的分析，得到具有一定借鑒意義的決策參考和管理信息，將為學(xué)院及圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)決策，編制圖書(shū)館發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)年度工作等提供重要參考依據(jù)，也為圖書(shū)館及學(xué)院發(fā)展積累了全面、可靠的信息資料等。

圖書(shū)館檔案管理和其他檔案管理工作一樣，同樣存在著“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要。”由于從上到下思想認(rèn)識(shí)上的不到位等，致使高職院校圖書(shū)館平日的文件、文書(shū)、書(shū)庫(kù)檔案及后勤設(shè)備檔案等都四處放置，沒(méi)有統(tǒng)一歸類集中保存。

（二）圖書(shū)館檔案管理不規(guī)范，不科學(xué)

1、圖書(shū)館檔案管理是條塊分割、各自為政，自我封閉、重復(fù)性大。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是未設(shè)立專人進(jìn)行管理，只有在評(píng)估或者驗(yàn)收時(shí)，由其他崗位人員臨時(shí)代替；二是存放環(huán)境不固定，今天在這放，明天又移到別的地方，勢(shì)必造成丟失等現(xiàn)象；三是保護(hù)措施不力，檔案放置地點(diǎn)未采取必要的防潮、防火、防蟲(chóng)等保護(hù)措施；四是管理制度不健全，從而使得圖書(shū)館檔案存在著失盜、凌亂，需要的時(shí)候難以查找等現(xiàn)象。

2、按經(jīng)驗(yàn)管理辦事，隨意性過(guò)大。如：檔案管理中的編目立卷工作缺失有序化，有序化的缺失使得檔案信息缺乏門(mén)類和專題的整合。

3、沒(méi)有專業(yè)的圖書(shū)館檔案管理人員來(lái)管理，業(yè)務(wù)工作能力不強(qiáng)。高職院校圖書(shū)館檔案管理人員應(yīng)按時(shí)參加省市檔案管理職能部門(mén)舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)及檔案業(yè)務(wù)各類培訓(xùn)，以提高圖書(shū)館檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作水平和能力。

（三）制度不完善，圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)今高職院校大多是原中職合并或者（升格）建設(shè)而成，這勢(shì)必造成多個(gè)校區(qū)管理的程度、水平和層次上的差別，管理制度都不夠完善。各校辦學(xué)類型，辦學(xué)層次，圖書(shū)館工作情況，學(xué)科專業(yè)等方面差別過(guò)大，致使圖書(shū)館檔案信息內(nèi)容龐雜，不規(guī)范，難以集中統(tǒng)一整理等。因此，加強(qiáng)多校區(qū)管理下高職院校的圖書(shū)館檔案管理制度的制定和完善刻不容緩。另外，圖書(shū)館管理人員年齡差異以及知識(shí)水平差異對(duì)圖書(shū)館檔案管理也存在不同的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有英語(yǔ)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)等。檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)掌握基本計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。這樣就很難實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案信息的開(kāi)放性傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享等。

（四）軟硬件設(shè)施設(shè)備配備不到位

由于種種原因，高職院校圖書(shū)館大多仍沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書(shū)檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還通過(guò)傳統(tǒng)的手工操作。沒(méi)有配置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)未配備去濕機(jī)、防蟲(chóng)、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備。未建立電子信息檔案庫(kù)，安裝檔案管理軟件，提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

二、解決高職院校圖書(shū)館檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策與辦法

（一）爭(zhēng)取學(xué)院及圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)讀一圖書(shū)館檔案工作的重視

圖書(shū)館檔案資料和其他檔案資料及文獻(xiàn)信息資料一樣，也是一種寶貴的信息資源。作為圖書(shū)館檔案管理人員則應(yīng)多方呼吁，尋求學(xué)院以及館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作的高度重視和大力支持。將圖書(shū)館檔案工作納入圖書(shū)館年度工作計(jì)劃，配合領(lǐng)導(dǎo)決策，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。圖書(shū)館設(shè)置檔案專用庫(kù)房和柜架，購(gòu)置檔案柜，訂購(gòu)檔案盒。配備溫濕計(jì)、去濕機(jī)、防蟲(chóng)、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備。這一系列的舉措得到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與圖書(shū)館內(nèi)外部的認(rèn)可同意后，才能不斷豐富充實(shí)圖書(shū)館檔案的內(nèi)容。

（二）圖書(shū)館檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化勢(shì)在必行

1、在某種意義上說(shuō),圖書(shū)館檔案是“圖書(shū)館歷史文明和文化之母”。圖書(shū)館檔案管理人員要高度樹(shù)立檔案信息化意識(shí)。做好圖書(shū)館檔案資料電子信息化工作，建立圖書(shū)館檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。圖書(shū)館建立電子信息化檔案后，用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，將會(huì)大大提高檢索速度和準(zhǔn)確率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化的文件內(nèi)容。

2、耐心細(xì)致做好圖書(shū)館電子信息檔案的收集、整理、編撰、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)工作。利用網(wǎng)絡(luò)資源，做好與學(xué)院辦公室及兄弟院校的交流與合作，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案電子信息資源的共享共用。制定必要的安全保證措施，確保電子文檔的安全性與完整性。進(jìn)一步完善圖書(shū)館檔案檢索體系，編制案卷目錄，專題目錄。

3、借助校園網(wǎng)這個(gè)信息平臺(tái)，采取“兩條腿走路”，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展，同步進(jìn)行。如建立全宗卷、立卷說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等紙質(zhì)檔案材料迎接上級(jí)有關(guān)部門(mén)檢查評(píng)估等。同時(shí)，向全院師生及學(xué)校各部門(mén)，社會(huì)公眾提供檔案信息的全文查詢和瀏覽服務(wù)等。

4、可將圖書(shū)館信息資源進(jìn)行開(kāi)放與不開(kāi)放劃分，并明確指出那些檔案信息能夠以全文的形式公開(kāi)，那些檔案信息只能公開(kāi)標(biāo)題和內(nèi)容提要，那些信息暫時(shí)不做公開(kāi)等。

（三）建立健全圖書(shū)館檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，提高圖書(shū)館檔案利用率

1、增強(qiáng)檔案安全安全意識(shí)和效能，制定完善的圖書(shū)館檔案管理制度。如：建立《圖書(shū)館檔案借閱登記制度》，凡利用者須按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫(xiě)《檔案借閱登記本》等。

2、制定圖書(shū)館《電子信息文檔歸檔與檔案管理辦法》。第一，建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，使得檔案收集、檔案整理等環(huán)節(jié)完整有效的發(fā)揮作用。第二，高職院校升格（合校）圖書(shū)館專業(yè)門(mén)類龐雜，造成圖書(shū)館檔案只是習(xí)慣性無(wú)序存放，加強(qiáng)高職院校圖書(shū)館檔案管理意識(shí)，制定完整的收集和管理制度，提高檔案的利用效率。

3、加強(qiáng)電子信息文檔歸檔和管理，建立電子信息文檔檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。組織修改人員編寫(xiě)《圖書(shū)館使用手冊(cè)》、《圖書(shū)館入館指南》等對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育。

4、強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并適時(shí)參加省市檔案管理部門(mén)舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

總之，高職院校圖書(shū)館檔案建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的求新求變過(guò)程,只要全院上下特別是圖書(shū)館全體員工在思想認(rèn)識(shí)上高度統(tǒng)一，不斷創(chuàng)新完善各項(xiàng)規(guī)章制度,促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理信息化,圖書(shū)館檔案工作者在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代電子信息及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理知識(shí)等，積極探索數(shù)字化，電子信息化檔案建設(shè)的新思路和新途徑，不斷實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的信息化、電子化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為高職院?？茖W(xué)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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Jing FFaanngg

(Yan'an Vocational and Technical College, Yan'an Shaanxi 716000)

Abstract:Vocational college library archives management is to provide the information as the core of an integrated information management and service work for teachers and students. It is the bridge and link between teaching and research work in higher vocational colleges. From the status quo of library archives management, new ideas are elaborated, specific ways of higher colleges records management are put forward.

Key words:library records management; integrated information management; initiatives

[收稿日期]2015-07-28

[文章編號(hào)]1674-6198（2015）04-0107-02

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[中圖分類號(hào)]G270

[作者簡(jiǎn)介]景芳（1967-），女，陜西洛川人，延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館檔案館員，從事圖書(shū)館檔案管理及學(xué)生檔案管理。