●左瑞玲（中國石油大學(xué)（華東）圖書館，山東　青島　266580）

基于用戶需求的高校機構(gòu)知識庫服務(wù)體系探討

●左瑞玲（中國石油大學(xué)（華東）圖書館，山東青島266580）

［關(guān)鍵詞］機構(gòu)知識庫；用戶需求；服務(wù)體系；高校圖書館

［摘要］建立基于用戶需求的高校機構(gòu)知識庫服務(wù)體系，如提供個性化的學(xué)術(shù)信息空間、建立有效的自存儲服務(wù)體系、建立基于機構(gòu)庫的學(xué)科發(fā)展分析管理體系和基于機構(gòu)庫的用戶科研績效管理體系等，能夠促進(jìn)高校機構(gòu)知識庫的可持續(xù)發(fā)展。

1　前言

機構(gòu)知識庫（Institutional Repository）又稱機構(gòu)信息庫、成果數(shù)據(jù)庫、機構(gòu)知識庫、機構(gòu)典藏庫,是收集、存放由某個或多個學(xué)術(shù)機構(gòu)（如大學(xué)、研究所、圖書館、博物館等）創(chuàng)造的,可供機構(gòu)內(nèi)外用戶共享的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。［1］我國的機構(gòu)知識庫建設(shè)始于2004年初，時任上海圖書館館長的吳建中先生在其發(fā)表的論文中探討了“‘機構(gòu)庫熱’對圖書館整體管理模式的沖擊”，［2］首次將國外關(guān)于機構(gòu)知識庫研究的部分研究成果引入國內(nèi)。2005年7月，以北京大學(xué)圖書館為首的國內(nèi)50多所高校圖書館在武漢大學(xué)召開了“中國大學(xué)圖書館館長論壇”，并在會后聯(lián)合發(fā)表《圖書館合作與信息資源共享武漢宣言》，在宣言中明確指出我國高校圖書館應(yīng)“建設(shè)特色館藏，開展特色服務(wù)，建立一批特色學(xué)術(shù)機構(gòu)庫”。［3］會議之后，機構(gòu)知識庫的建設(shè)在國內(nèi)，特別是我國高校圖書館逐步開啟。［4］

機構(gòu)知識庫建設(shè)的目的是為了系統(tǒng)整理和長期保存高校師生和科研人員創(chuàng)建的學(xué)術(shù)資源，并為高校的教學(xué)和科研服務(wù)。然而，在實際調(diào)研過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，雖然越來越多的國內(nèi)高校建立了本校機構(gòu)知識庫并向高校師生和科研人員提供了服務(wù)，建成了以廈門大學(xué)學(xué)術(shù)典藏庫、北京大學(xué)機構(gòu)知識庫和清華大學(xué)機構(gòu)知識庫等為代表的具有一定影響力的高校機構(gòu)庫，但是大部分機構(gòu)知識庫的服務(wù)并不盡如人意，究其原因主要有兩方面：一是高校師生和科研人員對機構(gòu)知識庫不甚了解，影響了機構(gòu)知識庫的使用；二是當(dāng)前機構(gòu)知識庫的服務(wù)模式相對單一，無法滿足高校用戶多方面的信息需求。本文在對用戶需求分析的基礎(chǔ)上，探討如何對現(xiàn)有的機構(gòu)知識庫進(jìn)行服務(wù)體系方面的改進(jìn)，使其能更好地滿足用戶的信息需求。

2　高校用戶對機構(gòu)知識庫服務(wù)的需求分析

筆者在中國石油大學(xué)（華東）機構(gòu)知識庫建設(shè)前期，針對用戶對機構(gòu)知識庫的預(yù)期服務(wù)需求進(jìn)行了調(diào)研，根據(jù)調(diào)研分析可知，高校師生和科研人員等用戶對機構(gòu)知識庫服務(wù)的需求主要集中在以下幾個方面。

2.1高校用戶需要一個管理學(xué)術(shù)信息交流的空間

高校教師和科研人員在教學(xué)和科研過程中經(jīng)常有許多資源，如未處理的科研數(shù)據(jù)、未完成的工作文件等需要中轉(zhuǎn)存儲，以便在辦公室、實驗室、家里甚至出差途中隨時進(jìn)行工作。高校教師的一些教學(xué)資源，如教學(xué)課件、教學(xué)參考資源、供學(xué)生自學(xué)的課程資源等與學(xué)生交流共享的資源也需要一個合適的交流空間。目前常用的資源中轉(zhuǎn)和交流方式有電腦、移動硬盤或U盤等，這些方式雖然安全系數(shù)高，但需要隨時攜帶，使用不方便。當(dāng)然還有網(wǎng)絡(luò)存儲，如網(wǎng)絡(luò)云盤、個人主頁、博客或電子郵件等，但這些方式都要先把資源存儲在一些商業(yè)性的云存儲空間，而這些空間由于信息龐大，訪問人員繁雜，容易受到病毒和惡意攻擊，信息容易泄露。如2014年4月份爆發(fā)的網(wǎng)絡(luò)“心臟流血”漏洞就是一個很好的例證。因此，機構(gòu)知識庫作為高校自建的服務(wù)于高校用戶的學(xué)術(shù)資源數(shù)據(jù)庫，可以按照用戶的需求，為用戶量身定制安全、專業(yè)的學(xué)術(shù)信息交流空間，用戶可以按照自身的

需求，存儲需要中轉(zhuǎn)和共享交流的學(xué)術(shù)資源，并在需要的時候隨時登錄網(wǎng)站檢索或下載使用，而不必?fù)?dān)心出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不通或死鏈接。

2.2高校用戶需要一個穩(wěn)定安全的學(xué)術(shù)資源存儲空間

高校是學(xué)術(shù)和科研并重的學(xué)術(shù)研究機構(gòu)，教職工和科研人員在教學(xué)和科研過程中產(chǎn)出了大量的學(xué)術(shù)資源和科研成果。這些研究論文和科研成果大多散亂的存放在各個數(shù)據(jù)庫、院系網(wǎng)頁、網(wǎng)絡(luò)云盤、個人主頁或博客等，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的收集和存儲。有些高校雖然在校園數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中設(shè)立了科研項目管理功能模塊，但是并沒有對這一部分進(jìn)行細(xì)化管理，而且這一功能模塊主要是管理已發(fā)表的論文或已完成的科研成果，對于一些未發(fā)表的灰色文獻(xiàn)，比如科研數(shù)據(jù)、研究筆記、教學(xué)參考、工作文稿等，則不作收錄。而涉及廣泛信息范圍的灰色文獻(xiàn)資源由于大多具有獨到的見解、新穎的觀點等特殊的參考價值，相關(guān)科研人員也希望通過某種渠道能與同行進(jìn)行交流。然而，這些灰色文獻(xiàn)資源由于沒有公開發(fā)表，再加上涉及到知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等問題，因此，科研人員在選擇信息交流渠道時更是慎之又慎。

機構(gòu)知識庫的建設(shè)恰好可以解決以上這些問題，能夠為高校用戶提供一個穩(wěn)定安全的學(xué)術(shù)資源存儲空間。在用戶和機構(gòu)庫建設(shè)者的共同努力下，為高校用戶的學(xué)術(shù)資源和科研成果進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理和存放管理。用戶的學(xué)術(shù)論文是否被權(quán)威數(shù)據(jù)庫比如SCI、CSSCI、EI等收錄，所發(fā)表的論文被引用情況如何，用戶的科研成果取得了哪些榮譽和影響力，比如獲得什么獎項，社會效益如何等，這些信息在機構(gòu)知識庫中都可以體現(xiàn)出來。另外，對于未公開發(fā)表的灰色文獻(xiàn)資源，機構(gòu)知識庫在為用戶提供檢索服務(wù)的同時，也加強了知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，要求用戶在合理合法的范圍內(nèi)使用，為灰色文獻(xiàn)資源提供了一個安全便捷的交流途徑。

2.3高校用戶需要機構(gòu)庫提供深層次的學(xué)術(shù)信息服務(wù)

如今，許多高校都采購了由專業(yè)數(shù)據(jù)庫商開發(fā)的大型綜合數(shù)據(jù)庫，但是否有了這些數(shù)據(jù)庫，就能滿足高校教職工和科研用戶的需求？答案是否定的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和教學(xué)科研的不斷改革，高校用戶對機構(gòu)庫深層次信息服務(wù)的需求越來越迫切。高校教職工和科研人員等作為一個比較特殊的用戶群體，既要傳播科學(xué)信息，還要參與教學(xué)、科研的創(chuàng)新，一些特殊的信息服務(wù)需求是專業(yè)數(shù)據(jù)庫無法提供的，比如對本校學(xué)科專業(yè)分析管理的服務(wù)需求，對個人科研成果績效管理的服務(wù)需求等。作為高校自建的機構(gòu)知識庫正好可以彌補專業(yè)數(shù)據(jù)庫的空白，利用自身獨特的優(yōu)勢滿足高校用戶的信息服務(wù)需求。

3　基于用戶需求的高校機構(gòu)知識服務(wù)模式探討

3.1開設(shè)專屬學(xué)術(shù)信息空間，為用戶提供個性化的學(xué)術(shù)信息交流服務(wù)

機構(gòu)庫為每位高校教職工和科研人員設(shè)立專門的學(xué)術(shù)資源交流空間。為了統(tǒng)一管理和簡化認(rèn)證賬戶，機構(gòu)庫系統(tǒng)采用用戶統(tǒng)一身份認(rèn)證，借鑒高校數(shù)字化校園的建設(shè)經(jīng)驗，與學(xué)校相關(guān)部門協(xié)商，把數(shù)字校園里的用戶賬號和密碼直接導(dǎo)入機構(gòu)庫，并為每個賬號分配一定的空間，用戶可以直接用數(shù)字化校園的賬號和密碼登陸個人空間。

在個人專屬的學(xué)術(shù)信息空間，用戶擁有對該學(xué)術(shù)空間的資源進(jìn)行管理的權(quán)限，可以進(jìn)行資源分類管理，對空間資源進(jìn)行添加、刪除等。對于該空間的資源共享權(quán)限，用戶也可以根據(jù)具體情況自行設(shè)置，比如設(shè)置保密、指定特定人、指定特定時間、部分共享或完全共享等，以保證用戶的權(quán)益不受侵犯，用戶可以放心地把論文、研究成果、教學(xué)資源以及正在進(jìn)行的研究工作進(jìn)展情況等放在個人學(xué)術(shù)空間進(jìn)行保存、中轉(zhuǎn)或共享。如果用戶選擇共享論文和科研成果，則用戶的科研成果就多了一個被檢索的途徑，增加了論文被引用的概率，用戶也多了一個與同行交流的渠道；如果用戶在機構(gòu)庫與學(xué)生共享教學(xué)課件和教學(xué)參考資料等，則增加了一個師生交流的方式，把課堂教學(xué)延伸到了網(wǎng)絡(luò)教室；如果用戶選擇在機構(gòu)庫存儲和中轉(zhuǎn)正在進(jìn)行的工作，比如正在研究的項目進(jìn)展情況、未處理的科研數(shù)據(jù)或正在撰寫的論文等，則用戶可隨時調(diào)取，而不需借助于移動存儲工具或其他商業(yè)網(wǎng)絡(luò)存儲。

3.2建立有效的自存儲服務(wù)體系，為用戶提供便捷的學(xué)術(shù)資源存儲服務(wù)

3.2.1改善機構(gòu)庫自存儲服務(wù)平臺

首先，機構(gòu)庫建設(shè)者應(yīng)該站在用戶的立場考慮如何改進(jìn)機構(gòu)庫自存儲服務(wù)平臺，設(shè)計用戶界面簡潔、用戶資源提交程序簡單的自存儲服務(wù)平臺，使其更加便捷，更加人性化，方便用戶使用。其次，簡化注冊登陸程序，登錄賬號就是系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)定好的個人數(shù)字化校園賬號。另外，還要有實時的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，比如QQ、微信、微博、郵件以及電話等，為用戶提供多途徑服務(wù)。

3.2.2提供多種自存儲服務(wù)模式，供用戶選擇

對于用戶存儲原創(chuàng)學(xué)術(shù)資源，可分為完全自存

儲、部分自存儲和機構(gòu)庫管理者代為存儲三種存儲模式。在機構(gòu)庫建設(shè)之初，機構(gòu)庫管理者把高校用戶已發(fā)表的學(xué)術(shù)資源批量導(dǎo)入到每位用戶對應(yīng)的個人學(xué)術(shù)空間，用戶可根據(jù)個人情況，對已導(dǎo)入的資源進(jìn)行分類管理、修改、添加或刪除、設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。之后，用戶原創(chuàng)的學(xué)術(shù)資源，包括已發(fā)表或未發(fā)表的文獻(xiàn)，可采取自主存儲或機構(gòu)庫管理者代為存儲。自主存儲資源，可以登錄機構(gòu)庫自助存儲平臺，自主完成資源存儲，該存儲模式的優(yōu)點是便捷快速，機構(gòu)庫管理者審核之后就可以發(fā)布，提供給用戶進(jìn)行瀏覽、檢索等。如果用戶自存儲不方便，也可以聯(lián)系機構(gòu)庫管理者代為存儲。后兩種存儲方式的優(yōu)點就是幫助用戶節(jié)約了存儲資源的時間，機構(gòu)庫管理者代為存儲也保證了存儲格式的完整合格。

3.2.3加強灰色文獻(xiàn)資源管理，免除用戶后顧之憂

針對灰色文獻(xiàn)資源，機構(gòu)庫管理者要及時盡到監(jiān)管和維護(hù)的職責(zé)，使灰色文獻(xiàn)資源得到恰當(dāng)合理的利用，保護(hù)知識產(chǎn)出者的合法權(quán)利和利益。機構(gòu)庫管理者首先要通過網(wǎng)頁聲明、版權(quán)協(xié)議、司法維權(quán)等方式妥善解決用戶最關(guān)心的灰色文獻(xiàn)資源的知識產(chǎn)權(quán)問題；其次，要通過相應(yīng)的技術(shù)手段推廣資源，增加資源的被檢索利用途徑，提高資源的學(xué)術(shù)影響力，并關(guān)注灰色文獻(xiàn)資源的使用情況，比如瀏覽次數(shù)、下載次數(shù)、被引次數(shù)等。另外，機構(gòu)庫管理者要積極與高校相關(guān)部門協(xié)商，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，比如下載次數(shù)、被引次數(shù)等，把機構(gòu)庫中的灰色文獻(xiàn)資源納入到學(xué)校的職稱評審、考核、科研成果管理等體系，提高用戶存儲資源的積極性。

3.2.4加強宣傳推廣，提高用戶自存儲積極性

機構(gòu)庫的宣傳推廣有多重途徑，主要分為兩大類。一是面向高校領(lǐng)導(dǎo)層的宣傳推廣。機構(gòu)庫主管部門以高校校長、學(xué)校董事會成員、各學(xué)院院長等高校高層管理人員作為首要的宣傳對象，舉行機構(gòu)知識庫建設(shè)發(fā)展論證會，通過成功案例演示說明機構(gòu)知識庫可能帶來的利益,激發(fā)機構(gòu)高層管理者對機構(gòu)知識庫的認(rèn)同，或者把機構(gòu)庫相關(guān)信息以電子郵件形式發(fā)送給高校管理人員，讓高校領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到機構(gòu)知識庫的作用和價值，從而便于申請到資金和政策的支持。二是面向用戶的宣傳推廣。一方面是讓用戶了解機構(gòu)庫，認(rèn)識到機構(gòu)知識庫的獨特作用，機構(gòu)知識庫可以實現(xiàn)其他數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)無法實現(xiàn)而用戶又有需求的功能，比如個性化的學(xué)術(shù)空間、文獻(xiàn)資源的保存和管理、學(xué)科專業(yè)分析、科研績效管理等。另一方面是教會用戶如何在工作和學(xué)習(xí)中使用機構(gòu)知識庫。機構(gòu)庫管理者可通過專題講座、印發(fā)圖文并茂的使用手冊以及詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)使用指南等方式，為用戶提供機構(gòu)庫使用技能的培訓(xùn)，同時，可以通過郵件、電話、QQ、微博以及微信等適時解答用戶使用過程中遇到的問題，幫助用戶學(xué)會并熟練使用機構(gòu)庫。

3.3建立基于機構(gòu)庫的學(xué)科發(fā)展分析管理體系，為高校學(xué)科發(fā)展提供參考服務(wù)

學(xué)科專業(yè)建設(shè)是高校辦學(xué)水平和科研影響力發(fā)展的基礎(chǔ)。明確的目標(biāo)是學(xué)科專業(yè)建設(shè)的燈塔，而這要源于高校決策者和相關(guān)參與者對本學(xué)科的發(fā)展有清晰的了解和深刻的認(rèn)識。高校的教師和科研人員由于各種原因，不方便對本學(xué)科的專業(yè)發(fā)展進(jìn)行整體詳細(xì)的分析，基于此，建立基于機構(gòu)知識庫的學(xué)科發(fā)展分析管理體系就顯得的尤為重要。

首先是資源的收集整理，這是學(xué)科發(fā)展分析體系建設(shè)的關(guān)鍵一步。資源收集的全面完整，分析的結(jié)果才能權(quán)威和有價值。第二步，借助于科學(xué)高效的統(tǒng)計分析軟件，對現(xiàn)有的資源進(jìn)行統(tǒng)計分析，主要分析方向有兩個：一是按發(fā)表論文的情況進(jìn)行分析，可以按作者、主題詞、研究方向、發(fā)表時間分析，并且每個分析方向都統(tǒng)計出在核心期刊發(fā)文情況、國外重要期刊和數(shù)據(jù)庫收錄情況，比如SCI、EI、EBSCO等；二是按科研情況進(jìn)行分析，分析該專業(yè)一定時間段內(nèi)所參與的科研項目，包括項目類別，項目成果，獲獎情況等。第三步，借助于統(tǒng)計分析結(jié)果，總結(jié)出本校本專業(yè)的學(xué)科發(fā)展情況，關(guān)注的熱點和研究方向，從而為本校的學(xué)科專業(yè)發(fā)展提供參考意見。

3.4建立基于機構(gòu)庫的用戶科研績效管理體系，為用戶提供科研績效分析服務(wù)

科研績效考核是高校的常規(guī)工作，涉及人員多，項目雜，費時費力。而機構(gòu)庫存儲了高校用戶的相關(guān)學(xué)術(shù)資源，所以，建立基于機構(gòu)庫的用戶科研績效管理體系，為機構(gòu)用戶提供個人的科研績效分析報告既是用戶的需求，也是機構(gòu)庫可以實現(xiàn)的功能。

在構(gòu)建用戶科研績效管理體系時，首先要確定的是科研績效考核涉及的項目類別。從高校的教學(xué)科研情況分析，科研績效考核涉及的項目主要有承擔(dān)或參與的科研項目、發(fā)表的論文、教學(xué)改革項目、學(xué)術(shù)報告、參與的會議及一些灰色資源等，而這些項目所涉及的資源都在機構(gòu)庫的收集整理范圍內(nèi)。高校用戶只需要按照機構(gòu)庫的相關(guān)要求盡可能完整地把資源存儲在機構(gòu)庫中對應(yīng)的個人學(xué)術(shù)信息空間，后續(xù)的工作由機構(gòu)庫來處理。

而對于存儲的資源，機構(gòu)庫也按照不同的類別，有相應(yīng)的管理措施。例如，針對科研項目的管理，分為國家級、?。ú浚┘?、市級等，每個科研項目包括項目介紹、研究團隊、研究進(jìn)展、研究成果（含論文、專著、專利、報告、獲獎情況）等。機構(gòu)庫資源審核人員在審核這類資源時，盡可能地補充完善。針對發(fā)表的論文、參會論文、開設(shè)的講座報告以及灰色文獻(xiàn)等資源，機構(gòu)庫系統(tǒng)會實時記錄其點擊瀏覽量和下載量等。并且機構(gòu)庫資源審核人員在審核機構(gòu)用戶已發(fā)表的論文時，會及時添加該論文被相關(guān)數(shù)據(jù)庫（例如SCI、EI、CSCI等）收錄的情況。這樣，用戶只需登錄機構(gòu)庫就可以查詢個人論文的被收錄情況。

機構(gòu)知識庫主管部門在做好機構(gòu)庫建設(shè)和管理的同時，應(yīng)積極主動和學(xué)校相關(guān)部門如人事處、教務(wù)處、科技處等協(xié)商，在教師和科研人員職稱評審、個人考核、項目申報以及申報獎項時以機構(gòu)庫中存儲的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。如果這一措施能夠?qū)嵤瑒t可大大提高用戶自存儲和及時維護(hù)資源的積極性，并以此形成良性循環(huán)。

［參考文獻(xiàn)］

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［收稿日期］2014－07－25 ［責(zé)任編輯］李海燕

［作者簡介］左瑞玲（1978－），女，碩士，中國石油大學(xué)圖書館館員，發(fā)表論文5篇，研究方向：信息資源建設(shè)。

［基金項目］本文系中國石油大學(xué)（華東）2012年度高等教育研究項目"教學(xué)文獻(xiàn)信息資源服務(wù)體系建設(shè)"（項目編號：GJKT201204）的研究成果之一。

［文章編號］1005－8214（2015）05－0065－04

［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A

［中圖分類號］G250.74